La convergenza di tecnologie digitali a cui si assiste oggi non ha precedenti. L’automazione trae ispirazione dall’Intelligenza Artificiale, la quale accelera ulteriormente grazie al Cloud Computing, mentre la Data Analysis viene potenziata dall’Internet of Things (IoT). Se tradizionalmente la questione dell’Information Management (IM) è stata trattata prevalentemente come un adempimento burocratico per garantire sicurezza e privacy nella gestione dei dati, oggi le aziende stanno cambiando approccio.
Con l’evoluzione delle tecnologie si stanno ottenendo importanti benefici in termini di efficienza come garanzia di business continuity e in questo contesto, l’Information Management rappresenta una opportunità per innovare i modelli di business, per aumentare la produttività, ridurre i costi e mitigare i rischi, specialmente quelli di security.
Information Management, perché è un valore di business (ancora) inespresso
Il valore che può scaturire da una strategia di Information Management guidata dal digitale, con approcci mirati all’automazione dei processi, va oltre la compliance, estendendosi all’incremento dell’efficienza lavorativa, al miglioramento dell’esperienza dei dipendenti e al rafforzamento della customer experience.
Secondo un’indagine che Canon ha condotto tra 1.709 decision maker IT (ITDM)provenienti da sette Paesi in Europa (UK, Francia, Germania, Italia, Paesi scandinavi, Paesi Bassi e Spagna) la gestione delle informazioni emerge come fattore determinante per la crescita della produttività, tanto che il 37% dei responsabili IT la definisce un elemento chiave. Tuttavia, molti ITDM non sfruttano appieno le soluzioni digitali di gestione documentale sul mercato: solo uno su tre in media ha automatizzato processi specifici del flusso di lavoro.
Dallo studio emerge inoltre che solamente un decision maker IT su quattro si sente pronto ad affrontare con sicurezza un audit sulla gestione interna di dati e informazioni, mentre l’attività di verifica rappresenta una fonte di preoccupazione per la maggior parte degli intervistati. Ciò suggerisce che gli ITDM non dispongono di un adeguato livello di visibilità e controllo sui processi documentali e informativi, elemento che compromette la capacità di fornire valore, dentro e fuori l’azienda.
“Le tecnologie emergenti stanno rimodellando ciò che può essere realizzato in un ambiente di lavoro ibrido, dove si scambiano informazioni sia in formato digitale che cartaceo, con nuove aspettative da gestire. In questo contesto – osserva Davide Balladore, Marketing & Innovation Director DP&S di Canon Italia – le informazioni assumono un ruolo centrale perché possono influire sulla capacità delle aziende di adattarsi e rispondere alle nuove opportunità. Tuttavia, la nostra ricerca mostra come la preoccupazione legata alla gestione e alla protezione dei dati, insieme alla mancanza di produttività nella gestione del processo documentale, impedisca ai team IT di sfruttare a pieno il potenziale delle informazioni per incrementare il valore del business.”
Who's Who
Davide Balladore
Marketing & Innovation Director DP&S di Canon Italia
Information Management, a che punto è l’IT
Guardando ancora ai dati della ricerca Canon, il 78% dei decision maker IT crede che la propria organizzazione stia già adottando strategie di trasformazione digitale, con approcci mirati all’automazione dei processi. Tuttavia, i dati suggeriscono che si è ancora lontani da una piena adozione dell’automazione per la gestione dei processi informativi e documentali.
Infatti, le organizzazioni si trovano in una posizione simile a quella del 2022 per quanto riguarda il tracciamento, l’accesso, la condivisione e l’eliminazione dei documenti a fini di audit. Solo il 53% si avvale dei diritti di accesso automatico ai documenti, la funzione più comune. Il 28% deve ancora compilare manualmente documenti aziendali standardizzati, mentre il 26% dei dipendenti riscontra errori o incoerenze causati dai silos di dati.
Information Management e l’ansia da audit
Negli ultimi due anni, un responsabile su dieci ha abbandonato i progetti di implementazione per problemi di compatibilità (28%), ritardi (27%) ed errori continui con la nuova tecnologia (21%). La complessità delle grandi implementazioni tecnologiche porta la maggior parte degli ITDM a preferire un coinvolgimento diretto di terze parti: mentre il 38% si è assunto la totale responsabilità dell’implementazione, della diffusione e della formazione, il 62% ha richiesto l’aiuto di terzi.
Un altro aspetto chiave ha a che fare con le basi livelli di fiducia prima di un audit. Oltre un terzo dei responsabili IT (36%) sospetta o è consapevole che i dipendenti non sempre rispettino le norme di conformità (come il GDPR), mentre un ITDM su cinque (17%) ha registrato una violazione accidentale da parte dei dipendenti nell’ultimo anno. Non è un caso, dunque, se il 60% degli ITDM colloca la sicurezza delle informazioni tra le prime tre grandi sfide, con più di un quarto (28%) che le assegna il primo posto.
Quali soluzioni per un Information Management intelligente
Avvalendosi degli oltre 30 anni di esperienza maturata nel settore dei servizi e delle soluzioni per la gestione delle informazioni, Canon ha concepito una gamma di Information Management Solutions (IMS) per aiutare le aziende a ottimizzare processi e flussi attraverso tecnologia, servizi e consulenza. Il focus è sull’iper-automazione dei flussi di lavoro, la gestione dei documenti digitali e la gestione intelligente delle informazioni.
Richiesta che l’azienda soddisfa con un vasto portafoglio applicativo (Canon SmartApp) dedicato alla Workspace Collaboration che ottimizza i processi legati alla gestione di documenti cartacei e digitali, aumentando la sicurezza delle informazioni e rafforzando le opportunità di collaborazione all’interno di realtà anche di diverse dimensioni. Infatti, con la possibilità di usufruire di soluzioni in cloud -che richiedono meno investimenti e meno cultura -anche organizzazioni più piccole si stanno approcciando all’Information Management.
“Canon – sottolinea Balladore – vuole consolidare il suo ruolo di Software Value Added Reseller nel mercato dell’Information Management nell’area EMEA, potendo contare su una rete di esperti nell’Information Management che si occupano di prevendita, vendita e supporto e su software sia proprietari che di terze parti. Grazie a una profonda conoscenza del mercato, a un costante lavoro di ricerca e sviluppo in nuove tecnologie e all’attenzione ai trend e alle rinnovate esigenze del mercato, Canon si rivolge alle grandi, medie e piccole imprese direttamente o indirettamente tramite system integrator in base alle esigenze della realtà”.
Competenze e tecnologie per l’Information Management
Balladore tiene poi a precisare che: “Le organizzazioni si rivolgono sempre più ai team IT per costruire valore attraverso il potere della tecnologia. Che si tratti di una banca, di un retailer, di una startup o di un’impresa, le modalità diacquisizione, elaborazione e consegna delle informazionisono essenziali per il conseguimento di un vantaggio competitivo. Le soluzioni IMS Canon facilitano il lavoro di controllo dei processi informativi e documentali, consentendo ai clienti di sbloccare nuove efficienze e raggiungere una crescita sostenibile.”
L’approccio Canon Information Management Solution (IMS) segue un ciclo di vita strutturato per ogni progetto che viene gestito in modalità agile, assicurando che ogni fase sia attentamente gestita e ottimizzata con flessibilità. Si inizia generalmente con una valutazione dei processi e dei flussi di lavoro documentali esistenti per comprendere a fondo le esigenze specifiche dell’azienda cliente e identificare dove si possono ottenere i maggiori benefici.
I consulenti Canon procedono poi con un design o co-design per un processo di trasformazione digitale su misura, mirato a soddisfare gli obiettivi dell’azienda. Questo comporta la pianificazione dettagliata delle soluzioni tecnologiche e operative necessarie per il cambiamento.
“La fase di transizione sfrutta le competenze, le conoscenze e l’esperienza di Canon per garantire un passaggio fluido e senza intoppi alla nuova soluzione, il che richiede formare il personale e integrare nuove tecnologie nei processi aziendali esistenti” sottolinea Balladore. Senza dimenticare, infine, la manutenzione e il supporto proattivo necessari a garantire che i processi aziendali funzionino senza problemi.
