Il ciclo passivo è il pilastro gestionale che governa le spese dedicate al procurement, alimentando l’azienda di tutte le risorse necessarie per operare.
Un’efficace gestione di questi processo è cruciale per evitare che l’azienda debba affrontare interruzioni nella catena di fornitura, nonché inefficienze e costi aggiuntivi che ne potrebbero comprometterne il funzionamento. Innovare il modo di gestire i task che compongono il ciclo passivo rappresenta quindi una priorità strategica, capace di ottimizzare ogni passaggio e monitorare in modo accurato le performance della Supply Chain.
Il ruolo dell’IT nella gestione del ciclo passivo
Nel panorama aziendale moderno, la gestione del ciclo passivo rappresenta una sfida complessa e critica. Le inefficienze e gli errori umani nel processo di procurement non sono rari. Un’indagine di Gartner ha rivelato che il 18% dei contabili commette errori finanziari quotidianamente, un terzo almeno un paio di volte a settimana e oltre la metà (59%) diversi errori al mese. In questo contesto, il ruolo dell’IT diventa cruciale. L’implementazione di tecnologie avanzate può aiutare a ridurre significativamente gli errori e a migliorare l’efficienza operativa. Tuttavia, come evidenziato da Gartner, l’efficacia della tecnologia dipende in gran parte dall’accettazione e dall’adozione da parte degli utenti: le aziende che riescono a integrare tecnologie che i dipendenti trovano facili da usare, imparare e personalizzare, e che offrono una vista unificata delle informazioni, vedono una riduzione del 75% degli errori finanziari.
In questo scenario, la terza edizione del Barometro annuale sul successo del Digital Procurement, promosso di Insideboard e Cna evidenzia poi che solo un responsabile acquisti su cinque ritiene che il finanziamento dei propri progetti di digitalizzazione sia sufficiente. Tuttavia, qualcosa si muove: il 43% dei reparti acquisti vede, infatti, un aumento dei budget destinati alla trasformazione digitale, indicando un crescente impegno verso l’adozione di soluzioni tecnologiche.
Automazione del ciclo passivo: in cosa consiste, best practice
L’automazione del ciclo passivo è cruciale per ottimizzare i processi di procurement e gestione finanziaria aziendale. Coinvolge la gestione automatizzata delle fatture dei fornitori: dalla ricezione alla convalida, fino all’importazione e all’approvazione. Un software esteso su tutto il ciclo Source-to-Pay (S2P) facilita queste operazioni, riducendo errori umani.
Le best practice includono l’integrazione con l’ERP per una gestione senza soluzione di continuità, l’uso di Intelligenza Artificiale e Machine Learning per migliorare la precisione dei dati e prevedere anomalie, mentre dashboard e report in tempo reale offrono visibilità sui processi e le performance dei fornitori. Infine, garantire la conformità normativa e la sicurezza dei dati è essenziale per evitare sanzioni e danni reputazionali.
La soluzione Esker per l’automazione del ciclo passivo
Esker, player internazionale che propone soluzioni di automazione dei processi aziendali, mette in campo una soluzione per l’automazione del ciclo passivo, progettata per centralizzare e automatizzare le interazioni tra un’azienda, i suoi fornitori e gli altri stakeholder.
La suite Source-to-Pay (S2P) di Esker supporta i dipartimenti di Acquisti e Finance nel raggiungimento dei loro obiettivi, garantendo una visibilità totale sull’intero flusso di acquisto, eliminando gli errori contabili.
Una suite completa per la gestione del ciclo passivo
La suite si compone di diversi moduli perfettamente integrabili fra loro e con i sistemi esistenti, ciascuna dedicata a un processo chiave del ciclo passivo:
- eSourcing
- Procurement Automation
- Supplier Management
- Contract Management
- Accounts Payable
- Note Spese
- Pagamenti
eSourcing
Esker On demand Sourcing consente ai team di Procurement di gestire e procurare beni e servizi da fornitori esterni in modo efficiente ed economico. Attraverso la gestione delle gare d’appalto e la negoziazione tramite e-auction, gli utenti possono risparmiare tempo e denaro nella ricerca di fornitori adeguati.
La soluzione di eSourcing di Esker permette di evitare inesattezze nei dati sui fornitori, grazie alla registrazione di tutte le informazioni sui fornitori e le attività di gara: questi dati sono completamente verificabili e possono essere facilmente esportati in un foglio di calcolo per la redazione di report e per le revisioni successive all’evento.
Procurement Automation
La piattaforma di automazione del Procurement di Esker sostituisce le richieste di spesa e gli ordini di acquisto manuali con un sistema automatizzato. Questo strumento permette agli utenti di fare acquisti da un catalogo predefinito di articoli provenienti da fornitori approvati.
Il workflow di approvazione garantisce che ogni acquisto sia sottoposto alla debita autorizzazione velocizzando il processo di verifica. La soluzione permette quindi di evitare mismatch tra fatture PO e include un sistema di corrispondenza automatica delle fatture, assicurando che i pagamenti ai fornitori vengano effettuati puntualmente.
Supplier Management
La soluzione di Esker per la gestione dei fornitori facilita il processo di onboarding e consente la centralizzazione dei dati, supportando le aziende nella gestione efficace della conformità, nella minimizzazione dei rischi, nell’ottenimento di una visibilità totale sui processi e nella riduzione del carico di lavoro del team responsabile del Source-to-Pay (S2P). La soluzione offre un importante supporto nell’incremento della Data quality, garantendo ad esempio che non si creino duplicati dei record dei fornitori già esistenti.
Accounts Payable (Automatizzazione delle fatture passive)
La soluzione Accounts Payable di Esker permette alle aziende di superare le problematiche legate alla gestione manuale delle fatture passive grazie all’uso dell’Intelligenza Artificiale per l’acquisizione dei dati, l’elaborazione automatica senza intervento manuale e la gestione di workflow elettronici.
Lo strumento, collaborativo e basata su Cloud, assicura una visibilità completa sulle fatture, indipendentemente dal loro formato o canale di provenienza (incluso EDI). Grazie a un processo unificato per la gestione di tutte le fatture, i reparti di Accounts Payable (AP) possono semplificare il ciclo Source-to-Pay.
Trasformare il ciclo passivo in un vantaggio competitivo
«Il ciclo passivo va oltre la semplice contabilità – afferma Mattia Stell, Business & Sales Development Manager di Esker – ed è un elemento chiave della strategia aziendale che, se gestito correttamente, può influenzare positivamente ogni aspetto dell’organizzazione, dalla produttività alla redditività. Una suite come la nostra, in questo scenario, è cruciale: in essa si nasconde infatti un potente strumento per trasformare questo processo in un vantaggio competitivo. E questo è ciò che la rende decisiva».
Who's Who
Mattia Stell
Business & Sales Development Manager di Esker
