Fatturazione elettronica tra privati? Tra meno di due mesi subentrerà una novità. Con una nota congiunta, infatti, l’Agenzia delle Entrate e l’Agenzia dell’Italia digitale hanno formalizzato l’annuncio che il modello utilizzato per la generazione e la trasmissione delle fatture elettroniche verso la PA è stato adeguato, permettendo così anche la fatturazione elettronica tra privati. Questo a partire dal 1° gennaio 2017. Nascerà così la Fatturazione Elettronica B2B che transita dal Sistema di Interscambio: uno strumento utile anche per evitare il nuovo Spesometro trimestrale.
A questo proposito, si parla sempre più spesso di e-supply chain e Industria 4.0 come capitoli di quella digital transformation che sta cambiando le persone e il business. Al di là dei diversi modelli di sviluppo e delle tecnologie utilizzate, infatti, l’obiettivo di fondo è potenziare la collaborazione e l’integrazione tra produttori, fornitori, operatori logistici, distributori agganciando, sempre più spesso, anche i clienti finali.
Il presupposto? Promuovere una nuova filosofia digitale che, sposando la dematerializzazione, riesca a mettere a fattor comune la gestione aziendale con le nuove logiche e le nuove risorse associate alla mobility, al cloud e a un uso intensivo delle tecnologie.
Nelle relazioni Business to Business (B2B), dunque, la dematerializzazione delle fatture e la gestione elettronica dei documenti è il primo tassello di uno sviluppo all’insegna dell’innovazione e dell’informazione tra le filiere.
Fatturazione elettronica tra privati, un volano per le relazioni B2B
Ma torniamo alla normativa. Le PA e i loro fornitori, oltre a tutti i soggetti che intendono utilizzare il Sistema di Interscambio per la fatturazione tra privati, dovranno configurare i propri sistemi informatici per utilizzare, a partire dal prossimo 1° gennaio, esclusivamente il nuovo tracciato XML e il relativo schema XSD per tutte le trasmissioni di fatturazione, come previsto dal D.lgs. n. 127/2015.
Utilizzando lo SdI, in altri termini, le fatture trasmesse verranno direttamente acquisite dal fisco, sgravando di oneri e adempimenti gli utenti. Grazie a questo sistema, inoltre, l’emittente avrà la certezza dell’avvenuta consegna al destinatario e della corretta ricezione della fattura. Per inciso, le nuove specifiche anticipano di pochi giorni l’avvio del regime dei nuovi controlli sui tracciati XML, che SdI realizzerà dal 1 dicembre 2016. Cosa significa, in termini operativi? Che la fattura sarà rifiutata nel caso il riscontro non sia positivo.
Detto questo, va ricordato anche che, malgrado le buone intenzioni, in Italia la maggior parte dei rapporti di business è ancora basata su una gestione cartacea. Questo, nonostante l’uso sempre più pervasivo delle tecnologie digitali dentro e fuori alle organizzazioni, la diffusione di smartphone, tablet e pc portatili, l’abitudine a fruire di servizi in cloud e sistemi di comunicazione unificata. Solo considerando la gestione degli ordini che arrivano in azienda, infatti, le modalità sono ancora le più disparate: malgrado la praticità della posta elettronica, molti documenti vengono ancora consegnati a mano, spediti tramite fax o via posta tradizionale. Ci sono ancora molti clienti che preferiscono chiamare direttamente in azienda e dettare i propri ordini al telefono mentre altri utilizzano forme più evolute di messaggistica come le chat offerte dai social media (Skype e Whatsapp) piuttosto che da soluzioni di file sharing (Dropbox o Google Drive).
B2B: curare le filiere da un’indi…gestione di carta
Per normalizzare l’eterogenità di questo tipo di informazioni le aziende impiegano molto tempo e diverse risorse. Sempre e comunque è necessario un processo di verifica e di registrazione associata alla procedura di inserimento dei dati che vanno messa a sistema (data entry) mentre la documentazione cartacea in ogni caso va archiviata e conservata nel tempo. È chiaro come questo tipo di gestione sia dispersiva, poco funzionale e decisamente costosa.
Grazie all’evoluzione delle tecnologie informatiche e a una progressiva sensibilizzazione dei legislatori rispetto ai numerosi vantaggi associati alla digitalizzazione dei documenti, le filiere stanno accelerando l’adozione di un’innovazione che porta integrazione, velocità ed efficienza a tutti gli operatori: si parla allora di esupply chain dove la differenza la fa la qualità dei dati gestiti, non i volumi di carta prodotti. L’importante e progettare un’innovazione a misura di azienda, calata sulle specifiche esigenze e innestata sui sistemi esistenti, in modo da introdurre un cambiamento programmato e controllato, senza subirlo. Ma la digital transformation è già in atto in molte realtà.
«Dei 5 milioni di aziende attive a oggi nel nostro Paese – spiega Paolo Catti, Associate Partner P4I – secondo gli ultimi dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione nel 2015, circa 100mila imprese (il 40% delle grandi e il 18% delle PMI) hanno scambiato con i propri clienti e fornitori documenti in formato elettronico strutturato attraverso strumenti di eCommerce B2B (l’EDI, le Extranet o i Portali B2B). Per esempio, le aziende in grado di integrare le fatture nei rispettivi Sistemi, evitando così le lungaggini della digitazione a sistema o, peggio ancora, della gestione cartacea delle approvazioni al pagamento o dell’archiviazione del cartaceo, incrementeranno la gestione elettronica del loro ciclo passivo, risparmiando tempo e costi e migliorando la qualità del business».
Nel dettaglio, 11mila imprese hanno scambiato oltre 110 milioni di documenti tramite reti EDI, e tra questi documenti le fatture sono quello più scambiato (32% del totale), seguite dagli ordini (20%); crescono, tuttavia, anche le altre tipologie (conferme d’ordine, avvisi di consegna, documenti di trasporto e via dicendo), un segnale positivo che indica maggiore maturità e consapevolezza.
