I problemi di inefficienza connessi all’uso dell’email in azienda sono noti e annosi, e per questo da tempo si stanno diffondendo negli ambienti business le applicazioni software di collaboration. In particolare Top Consult è partita dalle sue competenze “core” di document management sviluppando soluzioni basate sul concetto di utente “collaborativo”, che usa strumenti basati su tipici meccanismi “social” – gruppi di lavoro, bacheca, notifiche – per accelerare e rendere più efficienti i processi di cui fa parte. Processi che possono così essere tutti tracciati, eliminando passaggi “estemporanei” difficilissimi da controllare, come appunto email o telefonate.
L’utente collaborativo nella visione di Top Consult sfrutta il modulo Groupware nei processi non strutturati, per creare, condividere e archiviare documenti nei gruppi di lavoro di cui fa parte. Questo modulo crea un social network aziendale protetto, dove si possono formare team di lavoro temporanei che usano un ambiente di Authoring e condivisione di documenti, comunicando tramite l’interfaccia “Bacheca”, che traccia le attività, note e chat di tutti i partecipanti. Groupware è quindi l’ideale per gestire processi non formalizzati, per esempio di ricerca e sviluppo o di marketing. Ma il Collaboration di Top Consult può supportare anche i processi già strutturati nel gestionale o ERP. Per esempio il ciclo passivo, che nel sistema informativo parte dall’input dell’ordine, ma presuppone attività precedenti – Richiesta D’Acquisto (RDA), selezione dei fornitori, ecc. – che spesso sono gestite in modo informale, con telefonate o email.
Altre situazioni di inefficienza tipiche di processi strutturati accadono nei workflow o nella gestione delle pratiche. Tipico caso è quello del manager che, avendo un dubbio nell’approvazione di un acquisto, chiama il buyer al telefono o gli scrive una mail: il passaggio decisivo, quindi, non è tracciato nel sistema. Con le soluzioni Pratiche Collaborative e Workflow Collaborativo invece l’utente opera in modo più evoluto gestendo in forma collaborativa anche i passaggi di pratiche, attività e informazioni entro flussi formalizzati come un ciclo di vendita o d’acquisto, o la realizzazione di una commessa.
In questo modo da una parte l’utente rimane sempre collegato ai colleghi coinvolti nei suoi stessi progetti e attività, e quindi aggiornato in tempo reale su ciò che succede, cosa che accelera il processo e mantiene costantemente allineati tutti i partecipanti. Dall’altra il sistema traccia tutto ciò che succede: passaggi, interventi, attività, con i relativi tempi e documenti associati.
Per parlare di questi temi e dare un’idea concreta del funzionamento e dei benefici delle sue soluzioni di collaboration, Top Consult ha organizzato quattro seminari gratuiti a Milano (15 novembre), Bologna (16 novembre), Padova (17 novembre) e Torino (22 novembre). Le soluzioni vengono presentate con un taglio pratico e dimostrazioni dal vivo. Per ulteriori informazioni e per registrarsi e iscriversi a questi eventi: http://www.topconsult.it/seminario-immagina-unazienda-senza-e-mail/
