Itinera Events è un’azienda nata in provincia di Bari nel 2009, che organizza eventi sia in Italia che all’estero. Data la sua rapida crescita negli ultimi anni, si è reso necessario un monitoraggio scrupoloso delle spese aziendali e una più attenta gestione dei flussi di cassa.
Da qualche tempo l’azienda si avvale della soluzione Agicap Cashflow con risultati sono già evidenti. Recentemente ha introdotto anche la nuova funzionalità Agicap Spend Management per il controllo delle spese con carte aziendali.
Le esigenze di una realtà in crescita
Da un’iniziale attività prevalentemente stagionale, Itinera si è trasformata in una realtà con 8 dipendenti fissi e fino a 50 collaboratori per gli eventi più complessi. Il fatturato riflette questa espansione: l’esercizio in corso si chiuderà con un incremento del 20% e il passaggio da 2 a 2,5 milioni di euro. Questa crescita ha permesso di centralizzare alcune attività, come il magazzino, in sedi più grandi, aumentando l’efficienza dell’handling.
Il segreto del successo di Itinera Events risiede nella capacità di interpretare le esigenze pratiche del cliente e trasformarle in un’organizzazione che, pur funzionando con precisione e senza intoppi, riesce a emozionare e sorprendere il pubblico. La maggior parte dei professionisti dell’azienda ha un background artistico e ha maturato significative esperienze anche all’estero: questo si riflette nella creatività e originalità delle proposte, che raggiungono gli obiettivi concreti del committente mantenendo intatta la capacità di stupire.
Tuttavia, l’aspetto emozionale dell’attività non preclude una gestione pratica rigorosa e metodica dei flussi di materiali, persone e risorse. Questo vale soprattutto per le risorse finanziarie: la gestione simultanea di più eventi in diverse location richiede un perfetto coordinamento del cash flow, per evitare tensioni di liquidità.
Per soddisfare queste esigenze, inizialmente Itinera ha utilizzato software gestionali standard, che presto si sono rivelati poco flessibili rispetto alle esigenze dell’azienda.
Obiettivo: monitorare in modo puntuale i flussi di cassa
Domenico Piccoli, Executive Director di Itinera Events, spiega: «Abbiamo cercato soluzioni più avanzate online. Volevamo strumenti che potessero interfacciarsi in tempo reale con le banche e permetterci di monitorare i flussi di cassa legati alle diverse attività in corso».
La scelta è ricaduta su Agicap Cashflow, che fin da subito si è rivelata la soluzione più adatta. Il team commerciale dell’azienda ha constatato la facilità di utilizzo e la flessibilità dello strumento, la sua compatibilità con i gestionali dell’azienda e i sistemi di gestione delle banche e la possibilità di avere tutta la situazione finanziaria sotto controllo senza alcuna difficoltà.
Inizialmente, Itinera utilizzava il software Agicap Cashflow in combinazione con un altro gestionale per il monitoraggio delle spese aziendali. Tuttavia, quando Agicap ha lanciato la funzionalità Agicap Spend Management, le due soluzioni sono state integrate con grande soddisfazione.
Who's Who
Domenico Piccoli
Executive Director di Itinera Events
Come funziona Agicap Spend Management
Agicap Spend Management è una funzione del software Agicap che permette di risparmiare tempo e ridurre i costi legati alla gestione delle spese aziendali con carta, centralizzando e automatizzando l’attività in tutte le sue fasi. L’amministrazione può vedere immediatamente ogni transazione effettuata dai dipendenti. Contestualmente, parte un promemoria per il dipendente, in modo da ricordargli di caricare il giustificativo. Questo può essere facilmente trasmesso in amministrazione utilizzando uno smartphone.
La ricevuto caricata è immediatamente verificabile e, nel caso in cui il dipendente tardi a inviarla, è possibile procedere con solleciti periodici. Una volta giunti alla fine del periodo di rendicontazione, l’amministrazione potrà scaricare in pochi click il file con tutte le ricevute per inviarlo all’ufficio contabilità.
«Le differenze positive di Agicap Spend Management si sono fatte notare subito – ha spiegato Piccoli -. Diversi aspetti hanno subito fatto apprezzare i vantaggi di questo software, dalla rapida spedizione delle carte fisiche alla flessibilità con la quale è possibile gestire e monitorare le singole carte con un’unica interfaccia».
Le prospettive future
I vantaggi derivanti da Agicap non si esauriscono con le prestazioni del tool, ma sono legate anche al supporto fornito dall’azienda, sia in termini di formazione, sia per quanto riguarda l’assistenza spot rispetto a dubbi occasionali.
Itinera Events ha apprezzato particolarmente l’approccio schematico di Agicap e la sua facilità di parametrare il software in base alle esigenze dell’azienda. Ecco perché la collaborazione vede una prospettiva di continuità: «Saremo ben lieti di scoprire le nuove funzionalità che Agicap sarà in grado di aggiungere ai suoi software in futuro e di sperimentarle, confidando che ci diano le stesse soddisfazioni di Agicap Cashflow e Agicap Spend Management», conclude Piccoli.
