Oggi gli uffici acquisti delle aziende richiedono una gestione sempre più ottimizzata delle spese e del rischio operativo, alti livelli di qualità e servizio, digitalizzazione e sostenibilità, anche a seguito della spinta delle normative stringenti di alcuni settori.
Pandemia da Covid, conflitto in Ucraina, crisi energetica e alimentare, carenza di materie prime e manodopera hanno causato un generalizzato aumento dei prezzi che stressa le catene di approvvigionamento e, in particolar modo, gli uffici acquisti delle aziende. A loro, oggi, si richiede una gestione sempre più ottimizzata delle spese e del rischio operativo, alti livelli di qualità e servizio, digitalizzazione e sostenibilità.
Secondo un’indagine condotta da Iungo, piattaforma di Supply Chain collaboration in Cloud, solo il 30% delle aziende italiane attua un processo di qualifica dei fornitori in maniera strutturata. Il 70% di loro, in particolare, unicamente in fase di ingresso, il 10% ogni tre anni e il restante 20% con costanza.
Ma cos’è il processo di qualifica dei fornitori? E come ottimizzarlo? Ma, soprattutto, quale nuovo ruolo assume la tecnologia?
Cos’è il processo di qualifica
Per processo di qualifica si intende quell’attività che mira a valutare e convalidare le competenze, le conoscenze e le abilità di un’organizzazione/fornitore in relazione a determinati standard o requisiti precedentemente definiti dall’azienda.
Nello specifico, ha l’obiettivo di raccogliere tutte le informazioni necessarie per valutare se un determinato ente ha le caratteristiche necessarie per il tipo di fornitura per cui viene ingaggiato, in termini di qualifiche e di performance, oltre che individuare i potenziali rischi derivanti dall’erogazione di materiali, componenti o servizi.
Le discriminanti per la scelta in genere possono essere:
- La posizione nel mercato
- L’eccellenza operativa
- La solidità finanziaria
- La capacità di innovazione
- La compagine societaria
Il processo di qualifica coinvolge inoltre diverse figure, che lavorano sempre in modo sinergico, e che possono variare in base al settore di riferimento specifico e al contesto. Fondamentale, per il successo del processo, è che la qualifica del fornitore derivi dalla strategia aziendale.
Come funziona il processo di qualifica
Il processo, a livello pratico, prevede la raccolta di tutte quelle informazioni utili a conoscere e valutare il proprio parco fornitori in modo approfondito e multi-dimensionale. È per questo motivo che possiamo considerare diversi stream di valutazione:
- Informazioni sul livello di servizio erogato dal fornitore (KPI che misurano la qualità della relazione esistente);
- Informazioni in possesso del fornitore trasmesse in base alle peculiarità della nostra strategia;
- Informazioni oggettive di valutazione come ad esempio le informazioni economico/finanziarie, certificazioni, ecc;
- Valutazione interna.
Una volta in possesso di tutte queste informazioni, deve essere fatta una valutazione oggettiva che permetta di considerare lo stato dell’arte e prevedere eventuali situazioni critiche sia a livello di supplier base sia a livello di singolo fornitore.
Quando entra in gioco l’Intelligenza Artificiale
La digitalizzazione di questi processi, supportata dall’Intelligenza Artificiale, consente la gestione efficace degli stream esposti nel paragrafo precedente andando sia ad efficientare la raccolta delle informazioni – ottimizzando le attività a basso valore aggiunto – sia a consentire la capacità di prendere decisioni complesse velocizzando il processo di analisi.
Ed è proprio sul decision making che l’AI influisce in maniera preponderante per gestire scelte che, prese singolarmente, richiederebbero un alto livello di competenze trasversali e multidisciplinari.
Sono la capacità di automatizzare la raccolta di informazioni diverse e di poterne verificare l’attendibilità velocemente le chiavi di innovazione.
Il ruolo dei questionari
Tra gli strumenti maggiormente diffusi per qualificare un fornitore c’è oggi il questionario, grazie al quale è possibile raccogliere tutte le informazioni utili per essere poi valutate. Questa metodologia, però, comporta un dispendio di tempo ed energie importante sia per quel che attiene all’invio delle domande sia per la gestione delle attività di ricezione e organizzazione delle risposte.
Nel caso di classi merceologiche strategiche o critiche, poi, vengono impiegati anche audit e campionature. Per le performance, in più, spesso vengono utilizzati strumenti di vendor rating arricchiti con le metriche di interesse per l’azienda.
A questo proposito, Iungo ha ideato Iungo-Processo di Qualifica, una soluzione a base di algoritmi AI che, attraverso la raccolta e l’organizzazione dei dati, fornisce alle aziende un ambiente sempre aggiornato con il quale gestire in modo efficace la propria supplier base, ridurre il rischio di fornitura e definire azioni di miglioramento.
La spinta verso l’automazione
Prima della digitalizzazione e dell’impiego dell’Artificial Intelligence, il processo di qualifica dei fornitori richiedeva un grandissimo dispendio di tempo per poi, a volte, non arrivare a nessuna sintesi utile ed aggiornata. La tecnologia, da questo punto di vista, ha apportato enormi benefici sia in termini di velocità che di accuratezza delle informazioni fornite, riducendo drasticamente il margine di errore.
Il processo di qualifica, diventato un’attività centrale della Supply Chain e guardato in ottica sempre più strategica, tenderà ad adattarsi molto alla forte dinamicità del mercato, subendo forti scosse di innovazione, venendo probabilmente sempre più automatizzato.
