Il modo di gestire le attività di business è cambiato radicalmente negli ultimi anni. La digitalizzazione prima, la rivoluzione mobile poi il recente shock dell’emergenza pandemica hanno radicalmente trasformato i team aziendali, che da stanziali e rigidamente organizzati si sono evoluti in strutture fluide, granulari, per certi versi modulari. In un contesto del genere, acquisisce sempre più importanza il ruolo del Project Manager, o responsabile di progetto.
Spesso, infatti, le competenze e le professionalità vengono integrate all’interno dei progetti in corsa, in funzione della fase che si sta affrontando, del sopraggiungere di imprevisti o di nuove richieste del cliente, facendo leva sulle tecnologie digitali e sugli strumenti di Unified Communication & Collaboration per superare le classiche barriere dipartimentali e le distanze geografiche.
Storicamente, nell’organizzazione aziendale la figura si è sempre occupata di gestione operativa, accentrando le responsabilità per l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione, il controllo e la chiusura di un progetto e facendo ricorso a metodologie consolidate. Ma ora, proprio a causa della metamorfosi che stanno vivendo le organizzazioni di business, il suo ruolo sta acquisendo sempre maggiore peso, e richiede una versatilità che fino a qualche anno fa non era nemmeno immaginabile.
Chi è il Project Manager e cosa fa esattamente
Il Project Manager (abbreviato, PM) è in effetti un professionista che organizza, pianifica ed esegue i progetti rispettando i vincoli di budget e di calendario. Ma non solo. I PM guidano interi team, definiscono gli obiettivi del progetto, comunicano con le parti interessate – tipicamente clienti e top management – e identificano fuori e dentro l’azienda le skill necessarie a portare a termine le attività assegnate nel migliore dei modi.
Che si tratti di una campagna di marketing, della costruzione di un edificio, dello sviluppo di un sistema informatico o del lancio di un nuovo prodotto, il Project Manager è di fatto il responsabile del successo o del fallimento del progetto.
Le 4 fasi di un progetto
Un progetto è generalmente suddiviso in quattro fasi diverse: avvio, pianificazione, esecuzione e chiusura. Durante questo ciclo di vita, il PM ha il compito di definire l’ambito d’azione, verificare e mantenere la tempistica, pianificare i costi e rispettare il budget previsto gestendo le risorse (compresi, come detto, i team e i collaboratori pro tempore) e documentando l’avanzamento del progetto in un SAL (Stato di Avanzamento Lavori).
A questo si aggiungono altre quattro mission essenziali: comunicare con le parti interessate, valutare i rischi, individuare eventuali criticità e risolvere i problemi, assicurare il controllo qualità.
Le competenze di un PM
Le competenze e gli attributi che occorrono a un PM per affrontare i compiti che gli vengono assegnati devono quindi appartenere a un patrimonio culturale e professionale estremamente eterogeneo.
Il responsabile di progetto deve, infatti, essere in grado di applicare l’approccio corretto ai requisiti specifici di ogni progetto, stabilendo un buon rapporto di lavoro con il proprio referente e identificando le leve giuste per dirigere, gestire e motivare il team di progetto.
Per sviluppare e mantenere una roadmap e rispettare i piani concordati per l’esecuzione di ciascuna fase, dovrà comprendere e applicare best practice e strumenti di gestione del rischio, adattando le conoscenze specialistiche alle circostanze specifiche e orchestrando l’impiego di risorse fisiche e finanziarie per raggiungere le varie tappe.
Risulterà, poi, indispensabile costruire e sostenere una comunicazione efficace con gli altri ruoli coinvolti nel progetto applicando e condividendo i principi e i processi di gestione della qualità.
Il Project Manager, operando all’interno di strutture di reporting concordate, è inoltre responsabile della scelta degli standard di gestione del progetto appropriati da incorporare nel processo di revisione, con la facoltà di adottare qualsiasi delega e utilizzo dei ruoli di garanzia nell’ambito delle strutture stesse.
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Non bisogna dimenticare che preparare e garantire il timing dei piani di progetto significa anche creare elementi di collegamento non solo con la squadra che gestisce il programma aziendale a cui fa capo l’attività, ma anche con gli altri progetti correlati, per garantire che nella somma delle operazioni il lavoro non rallenti o, peggio, non venga duplicato.
Servono, quindi, strumenti e standard per mantenere i contatti con i rappresentanti designati, in modo da assicurare la direzione generale e l’integrità del progetto stesso.
Il monitoraggio dell’avanzamento generale delle operazioni implica anche l’introduzione di azioni correttive, ove necessario, con l’applicazione dei processi di controllo delle modifiche e di gestione della nuova configurazione.
Il Project Manager ha infine il compito di condurre una revisione del progetto per valutarne l’effettiva efficacia e per preparare eventuali raccomandazioni per le azioni successive.
Le attività di un Project Manager
Il responsabile di progetto, nel corso della sua giornata lavorativa, svolge diverse attività. Questo un elenco (assolutamente non esaustivo) dei principali task:
- Indire o partecipare a riunioni in presenza e call online sulla genesi, gli obiettivi e lo stato di avanzamento del progetto
- Definire obiettivi e risultati dell’iniziativa
- Ingaggiare e motivare a dovere tutte le persone coinvolte
- Supervisionare le attività del team di progetto
- Verificare costantemente lo stato di avanzamento dell’iniziativa
- Correggere il tiro nel caso in cui i risultati ottenuti in corso d’opera si discostino sensibilmente dagli obiettivi prefissati
- Dirigere tutte le fasi del progetto
- Gestire i rapporti con i clienti
- Gestire i rapporti con i fornitori, i collaboratori e i consulenti esterni
- Coordinare tutte le risorse (interne ed esterne) coinvolte
- Definire il budget di spesa
- Gestire le uscite in aderenza al budget definito
- Monitorare sul corretto flusso delle entrate
- Gestire eventuali frizioni all’interno del team di progetto
- Gestire e risolvere tempestivamente gli eventuali problemi (operativi, organizzativi, logistici, comunicativi…)
- Garantire la qualità del risultato (output di progetto)
I principali strumenti utilizzati dal responsabile di progetto
Tutte queste attività possono essere gestite più facilmente adottando una serie di strumenti ad hoc.
I diagrammi di Gantt
Si parte dai diagrammi di Gantt, che possono essere utilizzati nelle varie fasi del progetto per aiutare nella pianificazione, nella programmazione e nel monitoraggio del progetto.
I diagrammi di Gantt facilitano innanzitutto il processo di creazione della timeline ( o cronoprogramma), aggiungendo attività e date di scadenza e modificando le pianificazioni del progetto secondo le necessità.
In presenza di progetti estesi, poi, una struttura di ripartizione del lavoro aiuta a organizzare l’attività in sessioni più piccole e gestibili. Si tratta di una vera e propria scomposizione gerarchica orientata ai risultati.
I diagrammi della struttura di ripartizione del lavoro sono uno strumento di gestione del progetto molto popolare: attraverso una rappresentazione grafica di ogni attività del progetto con in cima il prodotto finale, una serie di caselle rappresenta i compiti più ampi che portano al completamento del progetto. Ciascuna di queste caselle viene, poi, collegata con linee che sottendono a task di entità minore, completando i quali si riesce a scandire con più precisione l’avanzamento del piano complessivo.
Anche i diagrammi di rete sono rappresentazioni grafiche, ma hanno l’obiettivo di evidenziare come le attività interagiscono in un progetto. Le caselle sono chiamate nodi e rappresentano le singole operazioni del progetto, mentre le frecce mostrano la relazione che intercorre tra loro.
Le schede Kanban
Le schede Kanban sono uno strumento di gestione visiva delle attività usata dai Project Manager e dai membri del team per semplificare la collaborazione. Lo strumento consente ai PM di visualizzare i loro flussi di lavoro, assegnare le attività e di riferire sui progressi. Le schede Kanban possono essere utilizzate per la gestione del flusso di lavoro da diversi team, dal marketing allo sviluppo secondo metodologia Agile del software.
La matrice dei rischi, infine, è un approccio fondamentale al Project Management che ogni professionista dovrebbe conoscere.
Si tratta di uno strumento semplice che aiuta a capire la probabilità e la gravità dei potenziali rischi del progetto, in modo da tracciare il loro potenziale impatto. Ciò consente ai PM di assegnare una priorità al rischio e di determinare la risposta da dare nel caso in cui il rischio diventi un problema del progetto.
Esistono diversi tipi di rischio di cui i responsabili di progetto devono essere consapevoli. Tra i più comuni ci sono quelli strategici, operativi, finanziari, tecnici ed esterni.
Come si diventa Project Manager
Le teorie e le tecniche alla base del ruolo costituiscono una vera e propria disciplina e, come per tante altre branche del management, esistono vari sistemi che ne certificano la conoscenza.
Tra i framework più noti ci sono quelli predisposti da organismi quali PMI, IPMA, PRINCE2, ISIPM, AICA. Tali certificazioni attestano, a seguito di un esame, il possesso di conoscenze di Project Management secondo i contenuti e gli standard di riferimento definiti dall’ente che le rilascia.
Il panorama italiano
In Italia, la professione rientra tra quelle che la legge n. 4 del 2013 definisce come “non organizzate in Ordini e Collegi”: questo significa che le associazioni professionali, se iscritte in un albo pubblicato dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy, possono rilasciare ai propri associati una attestazione di qualità e di qualificazione dei servizi professionali.
Essendo iscritta al registro dal 2013, Assirep è la prima associazione dei Project Manager italiani. Dal 2018 c’è anche ISIPM Professioni, associazione dei PM e delle professioni assimilate in conformità alle norme UNI ISO di riferimento.
Il fatto che esista una specifica norma UNI di riferimento, permette il rilascio di una Certificazione “di terza parte”, ovvero rilasciata da organismi accreditati da Accredia (come Aicq-Sicev, Cepas, e AICA), che attesti la conformità ai requisiti definiti nella medesima Norma UNI.
Chi consegue la certificazione viene dunque inserito in uno specifico registro e, in base agli accordi europei di mutuo riconoscimento, può richiedere l’inserimento nei registri degli altri paesi dell’Unione europea.
Attualmente è la norma UNI 11648:2022 “Attività professionali non regolamentate – Project Manager – Requisiti di conoscenza, abilità, autonomia e responsabilità” a definire le competenze e i requisiti relativi all’attività del professionista e di figure equivalenti deputate a gestire progetti.
Formazione, esperienza e percorsi di carriera
Come è evidente, chi occupa questa posizione svolge un ruolo fondamentale per il successo di un’azienda. Le competenze tecniche e lavorative conseguibili con la formazione contribuiscono in modo determinante a una gestione efficiente dei progetti, ma è l’affinamento di cinque abilità che può aiutare un Project Manager a costruire una base solida per aumentare, nel tempo, il successo sul campo.
Se la leadership è imprescindibile per guidare un team nell’ottica di raggiungere determinati obiettivi, la capacità di comunicazione è essenziale per gestire le relazioni con i membri della squadra, con i fornitori, con le parti interessate e soprattutto con i clienti. Le doti organizzative aiutano indubbiamente a stabilire le priorità e a lavorare in multitasking, aumentando le probabilità di portare avanti i progetti senza intoppi.
Il pensiero critico è assolutamente indispensabile: riuscire ad analizzare e valutare analiticamente una situazione aiuta a prevenire i problemi prima che si verifichino. Ma occorrono anche leggerezza e, perché no, senso dell’umorismo, visto che approcciare un progetto con un atteggiamento positivo può alleviare lo stress e dare energia al team.
Quanto guadagna un Project Manager
Veniamo a una questione cruciale, date le molte responsabilità che deve gestire questo professionista, quanto guadagna un PM?
Premesso che naturalmente settore di appartenenza, organizzazione e regione geografica costituiscono fattori anche molto differenzianti da caso a caso, secondo Adecco in Italia un responsabile di progetto guadagna mediamente tra i 30 e i 50mila euro l’anno.
Al compenso in genere si aggiungono benefit aziendali a partire dagli strumenti indispensabili per il lavoro, come smartphone e notebook.
Nel momento in cui si restringe il campo di analisi a figure con esperienza internazionale superiori ai dieci anni, la retribuzione può però superare anche i 70mila euro annui.
Articolo originariamente pubblicato il 30 Mag 2023
