Checklist: come scegliere una nuova piattaforma di Email Marketing

Non solo ragioni di budget quando si deve scegliere una nuova piattaforma per l’Email Marketing: sono molti gli elementi che possono costituire un valore aggiunto per la vostra organizzazione. Uno studio pubblicato di recente da Hubspot evidenzia come il ROI sia ancora tra i più alti: 36 dollari per ciascun dollaro investito in questa attività.

A maggior ragione, se state valutando di attivare per la prima questo genere di attività, ecco una checklist delle caratteristiche da prendere in considerazione e dei principali player sul mercato.

Checklist in 5 step per valutare un nuovo software di Email Marketing

Come accennato, l’Email Marketing rimane anche nel 2023 un’attività chiave per le aziende che cercano di entrare in contatto con i propri clienti e di conoscerli, offrendo un ritorno sull’investimento ineguagliabile.

1. C’è davvero bisogno di una piattaforma ad hoc?

   Per decidere se la vostra azienda ha bisogno di una piattaforma di Email Marketing occorre fare un percorso a tappe del tutto simile a quello previsto per la selezione di un qualsiasi altro software. Si tratta, perlopiù, di un’autovalutazione completa delle esigenze e delle risorse dell’azienda, del personale, del supporto gestionale e delle risorse finanziarie disponibili.

Alcune linee guida per trovare la risposta giusta

Può essere utile utilizzate le seguenti domande come linea guida:

• Sono presenti le risorse umane giuste o serve formare/acquisire personale?
• I dati dei clienti risiedono in database ordinati o si trovano in silos scollegati all’interno dell’organizzazione?
• Ci sono lacune nella conoscenza dei clienti che potrebbero essere colmate con dati affidabili di seconda e terza parte?
• Le mailing list aziendali sono compliant con il GDPR e le altre normative sulla privacy?
• Sono stati stabiliti dei KPI sensati e messo in atto un sistema per tracciare, misurare e riportare i risultati?
• Le aspettative sull’attività sono realistiche e condivise dal board direttivo?

2. Identificare e contattare i fornitori appropriati

Una volta stabilito che un nuovo software di Email Marketing ha senso per la vostra azienda, dedicatevi alla ricerca e valutazione dei singoli fornitori.

Si può procedere attraverso una semplice ricerca libera sui motori di ricerca, informandosi su testate di settore o su suggerimento di partner che hanno già in uso una piattaforma soddisfacente.

Una buona idea è organizzare una shortlist di nomi interessanti, evidenziando le loro caratteristiche principali e eventuali “contro”, per poi procedere a contattarli per una richiesta demo o informazioni.

3. Programmare la demo per un confronto di “usabilità”

Organizzare delle demo con la vostra lista ristretta di fornitori in un lasso di tempo relativamente breve, coinvolgendo se possibile i decisori e gli utilizzatori finali della stessa, in modo da poter effettuare confronti pertinenti. Importante prestare attenzione a quanto segue:

• Quanto è facile usare la piattaforma, soprattutto per quanto riguarda la progettazione, la preview e la schedulazione di messaggi/campagne?
• Il fornitore sembra comprendere la nostra attività e le nostre esigenze di marketing?
• La reportistica è fruibile e siamo in grado di estrarre informazioni dai dati con le risorse umane che abbiamo a disposizione?

Alcuni fornitori offrono prove gratuite o proof of concept, che sono test limitati dei benefici potenziali della piattaforma.

4. Controllare le referenze e negoziare un contratto

Prima di scegliere un fornitore, sarebbe bene prendersi del tempo per parlare con un paio di clienti che già si avvalgono dei suoi servizi, scegliendoli preferibilmente tra realtà di dimensioni simili alle nostre e che operano in un settore affine. Il fornitore di Email Marketing stesso dovrebbe essere in grado di fornire diverse referenze.

Il contratto deve essere trasparente e includere tutte le funzionalità necessarie. Inoltre, dovrà contemplare anche l’integrazione con altre soluzioni già in uso e prevedere chiaramente la durata ed eventuali specifiche quantitative, come il numero di utenti che possono accedere alla piattaforma o altre limitazioni legate a numero di contatti gestibili o messaggi inviabili.

5. Valutare in base al costo e alle funzionalità incluse

Ogni fornitore di piattaforme per l’Email Marketing ha un proprio approccio ai prezzi, soprattutto quando si tratta di aggiungere ulteriori funzionalità attraverso moduli collegati. Una funzionalità può essere inclusa per un fornitore, mentre un altro può richiedere un supplemento.
Nella maggior parte dei casi, il pricing si basa sul numero di utenti e di record gestiti, oltre che sul numero di Email inviate al mese.

La maggior parte delle piattaforme ha licenze su base Software-as-a-Service (SaaS), vale a dire che il fornitore mette a disposizione l’applicazione online ed è responsabile di tutte le operazioni di manutenzione e amministrazione del sistema.
Molti dei fornitori richiedono un contratto annuale, mentre altri consentono un impegno mensile. Le aziende più grandi, con elenchi di clienti più consolidati, possono pagare anche la consulenza e i servizi associati alla strutturazione e all’implementazione ottimale dei dati.

Email Marketing: le piattaforme principali

Sono molti i player sul mercato, i più storici presenti ormai da quasi 15 anni.

Qui un elenco dei principali strumenti disponibili e delle caratteristiche che li contraddistinguono:

• Active Campaign, valido sia per PMI che per grandi imprese, ha una buona declinazione anche sul mondo eCommerce.
• Adobe rappresenta una notevole eccezione, poiché ha due strumenti di Email Marketing. Uno web-based (Campaign Standard) e uno ibrido in hosting (Campaign Classic), con funzionalità aggiuntive per le implementazioni più complesse.
• Constant Contact, ha anche una versione gratuita ed è adatto alle PMI, integrando anche altre funzionalità di Digital Marketing come la gestione campagne social.
• GetResponse, ottimo rapporto qualità prezzo, valido per gli eCommerce, le agenzie e le piccole imprese, ha anche funzionalità di automation.
• HubSpot, una delle principali piattaforme enterprise, adatta a grandi organizzazioni, integra anche funzioni di CRM.
• Klaviyo, una delle soluzioni più valide per l’eCommerce.
• MailChimp, valido anche in versione free, è uno dei più noti tool di Email Marketing in virtù soprattutto della semplicità di utilizzo, che lo rende efficace per le piccole imprese e le agenzie.
• MailUp, una delle soluzioni più complete per PMI e grandi imprese. Oltre all’Email Marketing con automation, è anche un tool per gestire campagne di SMS marketing, social, oltre ad essere un CRM e integrare plugin per connettersi con gli eCommerce.
• Mailerlite, in assoluto uno dei tool più economici ma con buone feature di base, adatto alle piccole e piccolissime imprese.
• Salesforce, un altro dei nomi noti del panorama dei software gestionali aziendali, al contempo CRM e piattaforma di Email Marketing, con numerose altre funzionalità per grandi aziende.
• Sendinblue, coniuga Email Marketing, SMS, Facebook, Chat, CRM e molte altre funzioni in un’unica piattaforma.
• Zoho, come SalesForce e HubSpot, un software completo che integra funzioni di CRM e un gestionale completo per il personale, oltre a Campaigns, la funzione specifica per l’Email Marketing.

Verso un acquisto consapevole

Quali sono, quindi, i passi consigliati per un acquisto consapevole?

Comprendere i processi di marketing attuali, studiare con attenzione gli attori del mercato, sapere come misurare il successo delle attività ed essere in grado di identificare i punti di interesse e quelli da migliorare – in primis delle proprie risorse e dei dati di prima parte in proprio possesso. Tutti questi sono elementi critici del processo decisionale per una nuova piattaforma di email marketing e, in generale, di ogni nuovo elemento tecnologico aziendale.