Acquistare software e poi non utilizzarlo è un fenomeno in crescita nelle aziende e ha un nome: si chiama shelfware. Secondo le ultime ricerche è il 28% delle organizzazioni a conoscere che cosa significa. Uno studio pubblicato nel gennaio 2015 da Osterman Research, in collaborazione con Trustwave, ha evidenziato come il panel intervistato affermi di non riuscire a ottenere il pieno valore dai propri investimenti rispetto ai software legati alla sicurezza.
Il rapporto racconta come tra i principali motivi che danno origine al shelfware, nel 19% dei casi ci sia l’inadeguatezza dei reparti IT che, spesso, non hanno conoscenze sufficienti per implementare il software acquistato e che per questo motivo finisce per rimanere inutilizzato.
Per questo il shelfware è un problema che affligge le amministrazioni ma anche i team IT che sono la causa. Oberati dai sovraccarichi di lavoro, infatti, gli staff IT, soprattutto quelli costituiti da poche persone, non riescono a gestire l’inventario applicativo, rispondendo in base alle necessità in maniera poco programmata. Un altro motivo che accresce il problema del shelfware è la presenza in azienda di più dipartimenti che acquistano software per compiere le stesse attività, senza avvisare le altri componenti aziendali.
Esiste, dunque, un modo per evitare di riempire gli scaffali del reparto IT di software che mai e poi mai sarà utilizzato, riducendo e magari eliminando del tutto questo spreco di spesa?
Shelfware addio: 3 best practice da non dimenticare…
1) Sembra banale, ma la prima buona regola per evitare il shelfware è quella di limitarsi e comprare solo ciò che serve veramente. Se un’azienda è indecisa se acquistare o meno un prodotto che potrebbe servire, ma che forse per il momento se ne può ancora fare a meno, allora molto meglio rimandare la decisione quando si è sicuri al 100% dell’acquisto. In sintesi: se non siete sicuri di avere bisogno di un prodotto, non compratelo.
2) Se invece desiderate un prodotto, ma non avete ancora stabilito la necessità effettiva, è il momento di attuare un Proof of concept (POC), ovvero di redigere un documento che evidenzia le potenzialità del prodotto o del servizio, confermano se possa davvero servire per gli scopi prefissati. Solo nel caso la vostra azienda abbia abbondanza di denaro, o impieghi persone il cui compito sia quello di svolgere attività di ricerca sui prodotti per la sicurezza al fine di determinare quale sia il migliore per l’azienda, tutto il resto delle motivazioni sono a rischio di spreco irresponsabile, dovuto all’acquisto di un prodotto che potrebbe essere risposto su uno scaffale per sempre, rimaendo inutilizzato.
3) Un altro consiglio da tenere presente è di comprare solo i prodotti che si è effettivamente in grado di utilizzare. Nella Osterman Research il 35% delle aziende intervistate ha ammesso che il personale IT era troppo occupato nelle attività di implementazione di un nuovo prodotto per la sicurezza. L’acquisto impulsivo quindi non sembra limitato al consumatore al dettaglio. Molte aziende sono spesso anche influenzate da poderose campagne di marketing, e a volte reagiscono con l’acquisto di un prodotto che diventa di moda, magari perché è stato utilizzato per risolvere recenti violazioni di reti aziendali molto pubblicizzate dai mass media. Questa campagna allarmistica che, spesso e senza volerlo, crea ansie nelle aziende, soprattutto quando si parla di sicurezza dei dati, spinge molte di queste a un acquisto reattivo, per quello che sembra essere il prodotto giusto per far svanire queste paure. Pazienza poi se il personale IT ha già molti prodotti simililari e non ha abbastanza tempo per implementarlo.
…+1: non acquistare tanto per spendere
Molti team di sicurezza hanno il dilemma di dover spendere i fondi rimanenti del budget assegnato in quell’anno, perché non sanno se queste rimanenze di denaro verranno sommate al budget dell’anno successivo, o peggio temono che gli stanziamenti fissati per il nuovo anno saranno ridotti di conseguenza, basandosi sul risparmio dell’anno precedente. Il risultato di questa mancanza di informazioni è che questi dipartimenti addetti alla sicurezza acquistano prodotti solo per il gusto di spendere in toto il budget che gli è stato assegnato. Acquistare tanto per spendere, però, chiaramente non è mai una buona strategia dal punto di vista economico. Di fatto molte società scelgono soluzioni di Application Performance Management proprio per ottimizzare la governance. Le aziende dovrebbero sempre tenere d’occhio i prodotti in bundle. Un motivo comune che genera il shelfware è che un software può esser fornito in bundle con l’acquisto di un altro prodotto dello stesso produttore che, per motivi commerciali, ha voluto regalare il programma come incentivo alla vendita. Questo software di sicurezza, magari individuato come un’esigenza primaria, può essere già presente in azienda e, dunque, anche se proposto a un prezzo scontato o addirittura a costo zero finisce per essere abbandonato sullo scaffale, senza che la sua presenza (probabilmente doppia) in azienda abbia un senso compiuto.
Il metodo migliore per mitigare il problema dello shelfware, sempre e comunque, è quello di attuare un processo di approvvigionamento centralizzato. Tutti gli acquisti software, i rinnovi delle licenze o almeno di quelle che prevedono un esborso in denaro, devono essere sottoposti a rigorose procedure di appalto che rispondono alle seguenti domande:
- Quale prodotto di sicurezza comprare?
- Perché comprarlo?
- Come comprarlo?
- Che scopo ha?
- Qual è l’obiettivo del suo acquisto?
- Quanto costa?
- Il contratto di acquisto permette una rendita sull’investimento?
- Dove può essere acquistato?
- Quali fonti sono disponibili per questo prodotto?
- Qual è il rischio di acquistarlo rispetto a quello di non comprarlo?
- Quali vantaggi offre?
- Qual è il TCO (Total cost of ownership) di questo prodotto?
Centralizzare gli acquisti e fare inventari frequenti
Un processo di approvvigionamento centralizzato è fondamentale per tenere sotto controllo tutti gli acquisti che fa un’azienda. Assicura ai singoli dipartimenti non solo l’acquisto mirato di software per la sicurezza che non vanno in contrasto con le norme aziendali, ma anche che questi prodotti sono disciplinati da un accordo unico col fornitore, e che venga richiesta una giustificazione aziendale prime di procedere all’acquisto.
Prima di effettuare grandi acquisti le aziende dovrebbero ricercare informazioni sul vendor e sul prodotto, richiedere una proposta d’acquisto e, eventualmente, una richiesta di preventivo. I fornitori dovrebbe essere scelti per la loro solidità fiscale, per le recensioni indipendenti dei loro prodotti software e per i riferimenti e le pratiche che possono offrire in materia di appalti. Sarebbe anche auspicabile, un inventario del software presente in azienda. Il documento da redigere dovrebbe comprendere le seguenti voci: nome del prodotto, produttore, modello, versione, reparto dove sarà utilizzato e posizione sullo scaffale. Infine, un vendor management e un asset inventory indipendente dovrebbe essere eseguito ogni tre/sei mesi, per assicurare che questo processo di approvvigionamento stia funzionando in modo efficace. Gruppi di lavoro o utenti singoli possono ancora acquistare software al di fuori di questo processo, ma richiedere esplicitamente a quest’ultimi, che hanno a disposizione budget per comprare prodotti, di sottostare a questo processo di approvvigionamento centralizzato, ridurrà di molto il problema dello shelfware.
