Stampe, doppie copie, invii via posta, restituzioni al mittente, e lunghe attese. La gestione analogica e centralizzata del patrimonio di documenti e informazioni dava in passato non poco filo da torcere alla sede italiana di Würth, il gigante globale della vendita all’ingrosso di tecnologie di fissaggio e assemblaggio.
Davanti alle esigenze di un network nazionale da 3.600 collaboratori, tra personale di sede e rete vendita, in uno scenario di gruppo da 17 miliardi di euro di fatturato (di cui quasi uno nel Belpaese) e un trend di crescita spinta, soprattutto nel dopo-Covid, i processi di gestione del patrimonio informativo aziendale necessitavano di costanti garanzie di efficienza e fluidità. Ma non sempre queste esigenze erano soddisfatte. «Era un tipico esempio di massiccio impiego di risorse gravato dalle lunghe tempistiche – racconta Stefano Cataldi, HR Compensation & Benefits Manager di Würth, responsabile del progetto. Un ecosistema nel quale i passaggi potevano facilmente trasformarsi in colli di bottiglia, ad esempio facendo affidamento sul solo responsabile vendite di territorio come collettore di più documenti».
Who's Who
Stefano Cataldi
HR Compensation & Benefits Manager di Würth, responsabile del progetto
Lo scenario, insomma, era quello di un processo costellato da criticità di tipo logistico e gestionale, in cui la tracciabilità del documento era di difficile realizzazione. Da qui la scelta di optare su soluzioni digitali innovative per allineare le capacità di gestione di documenti e informazioni all’atteggiamento pionieristico dell’azienda, in senso digital, nei confronti dei clienti. «Una esigenza – puntualizza Cataldi – che ha trovato soluzione nella value proposition di Siav».
La mission: digital transformation e semplificazione
Circa un anno fa Würth Italia – che commercializza i propri prodotti con il supporto di una rete di oltre 215 negozi su tutto il territorio nazionale – ha deciso di affrontare “a muso duro” il bisogno, sempre più pressante, di dotarsi di una vera e propria Information Service Platform per la digitalizzazione e ottimizzazione di documenti, contenuti e processi di business.
In veste di interlocutore tecnologico, esito di un’accurata selezione preventiva, c’è Siav – azienda padovana specializzata nella fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la gestione elettronica dei documenti, il workflow management, la fatturazione elettronica e la conservazione digitale -, alla quale Würth in quel momento ha affidato un target ambizioso: ridurre le tempistiche di accesso e gestione dei documenti e informazioni, rimozione della carta e avvio di una gestione strutturata e condivisa dell’intero ciclo di vita della documentazione aziendale.
Un processo di revisione da inaugurare con il coinvolgimento di alcune aree aziendali per poi estenderlo anche in altri settori.
Una scelta “lunga e complessa”
«Su Siav, con la sua Information Service Platform Archiflow, la scelta è ricaduta al termine di un lungo percorso selettivo – fa notare Cataldi -, nel corso del quale sono stati valutati tutti i principali player presenti sul mercato». Würth era alla ricerca non solo di una soluzione che fosse congeniale e flessibile a sufficienza per evolversi, ma anche di un partner che sapesse affiancare l’azienda a livello legale, offrendo reattività e proattività sul fronte delle politiche di compliance.
Un’ambizione non trascurabile, che infine si è dirottata sulla società veneta «per l’alto livello di competenza specialistica messo a disposizione con supporti consulenziali appositi – aggiunge il manager -. Nello specifico, un mix di competenze procedurali, tecnologiche e normative, queste in particolare grazie al tassello chiave dell’Osservatorio Normativo interno, che ci ha dato la garanzia di poter realizzare un progetto di trasformazione digitale di successo».
Al via con l’Amministrazione del Personale, in attesa di coinvolgere l’intera azienda
La prima area coinvolta è stata l’Amministrazione del Personale, dove – chiarisce ancora il Manager – «è presente una documentazione eterogenea e che in diversi casi prevede anche la sottoscrizione sia da parte dell’azienda che del collaboratore». La società prevede infatti la gestione a 360 gradi dell’amministrazione del personale, in uno scenario che conta 300/400 contratti di assunzione sottoscritti ogni anno, movimenta una massiccia mole documentale relativa alle variazioni contrattuali e produce oltre 2500 lettere retributive annuali. “Fino a un anno fa – spiega Cataldi – l’attività era fondamentalmente basata sul cartaceo e gestita centralmente dalla sede. Abbiamo operato un’importante dematerializzazione dei processi, studiata “su misura” per rispondere alle esigenze aziendali. Gli strumenti di governance del patrimonio informativo in tutto il suo ciclo di vita ci hanno permesso di velocizzare ed efficientare le attività in modo radicale, rinnovando completamente il modus operandi dell’area aziendale».
Un esempio pratico? La gestione del contratto di assunzione, che da lento workflow composto da fase preparatoria, invio all’area manager, firma, spedizione in sede e, quindi, gestione e archiviazione digitale e cartacea, si è trasformato in un processo veloce ed efficace: preparazione del contratto, upload nel sistema di gestione, firma, invio copia via e-mail e immediata archiviazione digitale sostitutiva a norma.
Focus sulle procedure di approvazione e sottoscrizione
L’integrazione ha previsto, in particolare, l’adozione della Information Service Platform Archiflow e di alcuni moduli per la gestione della documentazione e dei processi di approvazione e sottoscrizione elettronica in modalità diversificate in base al contesto: Smart desk per la raccolta delle firme; Add-In Microsoft per la composizione dei contratti, con recepimento automatico dell’anagrafica; gestione di firme di vario genere, dalla firma digitale remota alla grafometrica; Easy Workflow per la gestione smart dei processi, oltre ad eventuali sviluppi ad hoc ed evolutive.
In questo contesto il modulo Firma a distanza, in particolare, pare destinato ad assumere il ruolo di apice del processo di dematerializzazione, grazie alla sua capacità di adattarsi alle situazioni in cui non c’è la possibilità di organizzare incontri fisici. «Una soluzione che consente di inserire alcuni punti firma nel documento da spedire all’esterno via mail – spiega Cataldi -, sottoporlo a firma da remoto e infine vederlo ritornare sottoscritto, con recepimento automatico da parte del sistema».
Flessibilità e immediatezza fra i benefici
Applicate alle più varie tipologie documentali, dalle variazioni di contratti, alle stipule di regimi di smart working, alle dichiarazioni di servizio, sino alle assunzioni, in sede e decentrati, ai contratti to be e alle comunicazioni di pagamento degli stipendi, le soluzioni hanno riversato “fin da subito” importanti benefici al flusso operativo dell’intero reparto amministrazione del personale. «È stata data una spinta nel senso della flessibilità, della trasparenza, della digitalizzazione, ma anche della reattività normativa e dell’uniformità gestionale – racconta Cataldi -. Il tutto con conseguenze decisive in termini di saving di tempo e costi, senza scordare che con Archiflow, oltre a sapere in ogni momento qual è lo stato di avanzamento del contratto, il processo di compilazione e gestione del documento è quasi immediato».
Un processo in divenire
Attualmente circa il 70% dell’attività dell’Amministrazione del Personale di Würth Italia è riorganizzata secondo le nuove procedure, ma sono ancora molti i reparti e le attività da coinvolgere. «Proprio questo reparto ha rivestito il ruolo di capofila del percorso – aggiunge il Manager -, ma è chiaro che l’evoluzione potrà estendersi in ogni ambito aziendale. La documentazione oggi si prepara con un quarto del tempo e i tempi prima investiti nella preparazione documenti e gestione ora possono essere dedicati ad altro, certamente a mansioni più core».
Non ultimo, il risvolto in termini di immagine: «La riorganizzazione tecnologica ha dotato l’area Amministrazione del Personale di un nuovo aspetto agli occhi dei colleghi – conclude Cataldi -: firmare un contratto su tablet con una Apple pencil, e vederlo pubblicato immediatamente nell’area riservata del dipendente all’interno del sistema aziendale, è molto apprezzato».
