ANAS – il gestore della rete stradale e autostradale italiana – ha adottato un sistema di Fatturazione Elettronica integrato con l’applicativo di gestione della contabilità.
La società per azioni, con socio unico il Ministero dell’Economia, in quanto Pubblica Amministrazione Locale ha dovuto attivare un progetto di adeguamento per rispondere all’obbligo entrato in vigore il 31 marzo 2015 e che ha coinvolto tutte le PA.
Inizialmente sono stati definiti 23 Codici Univoci Ufficio che identificassero tutti i destinatari delle fatture afferenti all’Ente: due relativi alla Direzione Generale, uno per ciascun ufficio territoriale e per l’ufficio di fatturazione elettronica centrale “generico”.
La ricezione delle fatture digitali (ANAS ne emette oltre 39mila all’anno e si relaziona con una media di 5000 fornitori, ndr) trasmesse dal Sistema di Interscambio (SdI) avvieve tramite la posta certificata PEC e il messaggio con allegato il file FatturaPA è processato dal sistema di interfaccia. A questo punto alla fattura caricata sul sistema di fatturazione elettronica, integrato con quello di contabilità, è associato un codice progressivo di acquisizione che consente la presa in carico dall’ufficio contabile di riferimento. In questo caso lo smistamento corretto avviene in funzione del Codice Univoco Ufficio (CUU), presente all’interno della fattura. Tutto questo permette all’Amministrazione di riferimento di visualizzare la lista delle fatture digitali ricevute e le informazioni necessarie per procedere all’esecuzione dei processi amministrativi previsti per il Ciclo Passivo.
Per la verifica di conformità e il monitoraggio delle fatture passive ricevute, in ANAS è stato introdotto un Workflow Approvativo Digitale e
sono state sviluppate anche delle funzionalità che consentono di costruire dei report ad hoc. Questo passaggio supporta il lavoro dell’Amministrazione che direttamente dalla lista può procedere con l’accettazione o il rifiuto della fattura, che qualora abbia una notifica di esito positiva viene inviata allo SdI, che a sua volta provvede a inoltrarla al fornitore. Il passaggio della verifica di conformità è fondamentale perchè solo le fatture accettate possono essere registrate in contabilità e solo per queste si avvia direttamente dal sistema l’iter di autorizzazione al pagamento, rendendo “visibili” al dirigente di riferimento quelle che devono essere approvate su un cruscotto dedicato, con un set di informazioni significative (numero documento fornitore, giorni residui per la valutazione dell’autorizzazione al pagamento ecc.)
Contestualmente, il sistema invia in automatico al dirigente della Direzione Generale, o all’Ufficio Territoriale competente, un’email con allegate tutte le fatture elettroniche accettate e registrate dall’area amministrativa, per le quali si richiede l’autorizzazione al pagamento. A questo punto è il dirigente stesso che deve autorizzare il pagamento della fattura o respingerlo – in questo caso specificando le motivazioni – il tutto tramite un’apposita funzionalità presente sul sistema introdotto.
Per consentire all’Amministrazione di effettuare le opportune verifiche sulle fatture respinte, il sistema consente di visualizzarle nuovamente e, mediante un’apposita reportistica, fornisce agli utenti coinvolti nel processo di fatturazione le informazioni relative all’effettivo pagamento, fornendo, inoltre, ai responsabili dei diversi uffici le informazioni sui tempi di “attraversamento” delle diverse fasi del processo.
Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul report “Le good practice della fatturazione elettronica”, dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano
