Il Gruppo San Benedetto, leader del beverage attivo in 80 paesi nei cinque continenti, ha sede centrale a Scorzè (VE), 1.800 dipendenti, un fatturato globale di oltre 700 milioni di euro, 5 stabilimenti nel nostro paese e altri 4 fra Spagna, Polonia e Ungheria. Alla capogruppo Acque Minerali San Benedetto si affiancano in Italia le consociate Alpe Guizza, Gran Guizza e Nepi.
La gestione elettronica dei documenti festeggia quest’anno il traguardo dei primi 10 anni di attività in San Benedetto e con l’occasione si è passati alla nuova piattaforma enterprise TopMedia Social NED di Top Consult. Il sistema documentale è utilizzato dalla capogruppo e dalle 3 consociate italiane, esteso recentemente anche a due stabilimenti, per coprire una vasta gamma di applicazioni importanti.
Innanzitutto la gestione automatizzata dei cicli attivo e passivo, effettuata con una integrazione stretta ed automatica fra sistema documentale e sistema gestionale SAP, attraverso l’apposito “Connect per SAP” progettato da Top Consult.
Nel ciclo attivo vengono gestiti ogni anno un milione di documenti (fatture clienti e DDT di vario tipo), pari a 2 milioni di pagine. Le fatture attive, alcune per la grande distribuzione anche di 50 pagine ciascuna, archiviate in TopMedia vengono automaticamente spedite via MailSender per e-mail, PEC o Postel (quest’ultimo in fase di estinzione) a seconda del tipo di clienti. In forte crescita la PEC, che consente a San Benedetto (azienda agroalimentare) di rispettare l’Art.62 del DL N1 del 18/10/12 e di poter chiedere gli interessi in caso di ritardi nei pagamenti, utilizzando la data certa e la certezza della ricezione archiviate in TopMedia. Nel ciclo passivo è stato realizzato un flusso automatico di approvazione con un sistema di workflow che smista le fatture fornitori registrate e archiviate nel sistema documentale ad uno o più manager responsabili a seconda dei beni e servizi acquistati.
Un’altra applicazione documentale chiave è la conservazione digitale a norma del libro giornale, dei registri Iva, delle schede di conto, dei registri contabili di 30 magazzini, per un totale di oltre un milione di pagine all’anno. In conservazione sostitutiva va anche il Libro Unico del Lavoro (LUL): i dati dei dipendenti italiani sono catturati dal sistema gestionale del Personale (Inaz Paghe), resi informatici con firma digitale e conservati in modalità sostitutiva mediante una seconda firma digitale con marca temporale.
“In San Benedetto il sistema documentale – afferma Claudio Basso, Direttore Sistemi Informativi del Gruppo – è impegnato in un ampio spettro di applicazioni chiave che rendono più semplici, veloci ed efficienti processi fondamentali per l’azienda. E’ diventato uno strumento di lavoro quotidiano e, per alcuni versi, indispensabile. È innegabile che alcuni processi critici per il business, quali ad esempio l’invio fatture ai clienti, risultano presidiati attraverso questo strumento: risulterebbe estremamente difficile operare senza di esso. Il suo utilizzo ci ha permesso di tenere sotto controllo l’aumento esponenziale dei volumi di documenti da gestire legato all’espansione della società in Italia e all’estero. Oggi i documenti gestiti e archiviati da TopMedia superano la ragguardevole cifra di oltre 26 milioni, tutti disponibili in linea per consultazioni ed elaborazioni”.
I documenti, memorizzati in un unico archivio centralizzato, sono immediatamente reperibili e condivisibili da tutte le strutture aziendali che ne hanno bisogno per il proprio lavoro. L’integrazione applicativa con il sistema gestionale consente di consultare un documento richiamandolo all’interno dell’applicazione stessa, senza dover uscire dal proprio ambiente di lavoro abituale e guadagnando così efficienza ed immediatezza. Spazi e volumi occupati dagli archivi si riducono drasticamente perché la carta sparisce e si afferma il documento informatico.
Tutte le applicazioni sono ripartite nel nuovo sistema documentale; sfruttando le sue potenziate capacità, ne partiranno anche di nuove, come ad esempio la fatturazione elettronica verso la PA, la conservazione sostitutiva a norma dei documenti fiscali, il data entry automatico delle fatture passive.
“Abbiamo scelto la nuova piattaforma TopMedia Social NED di Top Consult – aggiunge Basso – per le sue caratteristiche innovative. In particolare la robustezza, che deve sostenere i volumi di documenti molto elevati che caratterizzano la nostra attività; la versatilità, gli arricchimenti nelle funzioni di ricerca e la facilità d’uso per gli utenti che lavorano con le applicazioni operative. Per noi è molto importante che l’interfaccia dell’infrastruttura applicativa sia disponibile su piattaforma Web, proprio per facilitare la manutenzione dell’installato e la migliore fruibilità da parte degli utenti. E poi ci interessa notevolmente la possibilità di utilizzare la nuova piattaforma collaborativa per gruppi di lavoro che Top Consult per prima ha lanciato sul mercato: partiamo subito con un progetto pilota di workgroup & collaboration per il nostro settore IT (sviluppo software con documentazione condivisa per team di progetto interni ed esterni)”.
