Lo Studio Associato di Consulenza del Lavoro Bottelli, Macchi, Annaccarato (composto da 3 Professionisti e 6 dipendenti) da qualche anno ha avviato un processo di innovazione continua per migliorare l’efficienza dei processi interni e la relazione con i clienti. L’obiettivo ultimo è quello di conseguire un vantaggio competitivo rispetto ad alcuni concorrenti, attraverso l’utilizzo interno e condiviso con i clienti di strumenti tecnologici evoluti.
Il progetto si è declinato in cinque macro aree:
Efficienza interna e qualità dello studio: grazie a un software, i collaboratori hanno accesso a una scrivania virtuale, che integra il sistema gestionale con un workflow in grado di guidare i collaboratori nell’utilizzo di procedure operative standard nell’ambito delle singole attività. Grazie all’intregrazione è migliorata la produttività e la standardizzazione delle attività e, non da ultimo, il controllo sullo stato avanzamento delle singole attività.
Gestione documentale: oggi è presente in studio un software per la gestione elettronica documentale (GED) ed è stata pienamente adottata la Conservazione digitale dei documenti. In particolare la GED ha portato a una riduzione del tempo dedicato alle attività di gestione documentale -, compresa la gestione degli archivi -, e degli errori tipici dell’archiviazione manuale (errato posizionamento nei raccoglitori, smarrimento di documenti). Contemporaneamente è migliorata la visione complessiva sul singolo cliente e la quota dello spazio dedicato all’archivio cartaceo.
eCollaboration: lo Studio ha attivato un portale che comprende un’area informativa, un’area operativa e di archiviazione documentale. Il cliente, tramite delle credenziali preventivamente assegnate, può accedere all’area riservata in cui può inserire i dati relativi alle presenze dei lavoratori, che è poi collegata con il gestionale paghe dello Studio, per acquisire direttamente le informazioni senza doverle digitare nuovamente, riducendo così le attività di data entry e i relativi errori.
Formazione dei Professionisti e dei dipendenti: in quest’area lo Studio ha investito circa il 20% del budget per innovazione, prevedendo innanzitutto corsi esterni e in video-collegamento per formare i collaboratori sul software, inoltre è stato attivato un servizio di e-learning per l’aggiornamento tecnico. Infine è stato messo a disposizione dei collaboratori un portale informativo con collegamento a banche dati di interesse per la professione. Tutto questo ha portato principalmente alla riduzione delle assenze del personale dallo Studio e dei costi di “trasferta”.
Mobility: attraverso collegamenti in remoto, con pc portatili e tablet, ora è possibile accedere ai dati e ai documenti dello Studio in mobilità, anche quando si è dal cliente o fuori sede. È stata ampliata l’attività paperless e i Clienti hanno dimostrato di apprezzare questa novità.
In termini di miglioramente continuo delle procedure in essere, per il futuro lo studio ha tre obiettivi: migliorare la redditività e tenerla monitorata attraverso l’attivazione di un controllo di gestione interno e l’adozione dei timesheet; migliorare il presidio sul mercato servito e potenziale tramite l’inserimento di un CRM; ridurre gli investimenti in infrastrutture tecnologiche adottando le soluzioni cloud Saas, almeno per quanto riguarda il software della scrivania virtuale
Caso tratto dal report “Le best practice nel mondo delle professioni: una selezione ragionata di casi di studio eccellenti” dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano
