Oggi grazie all’EDI (Electronic Data Interchange) le aziende che fanno capo anche a filiere molto complesse possono abilitare lo scambio di documenti commerciali con clienti e fornitori in modo automatico, sicuro e completamente paperless. Cosa cambia rispetto al modo tradizionale di generare e scambiare documenti commerciali basato su invii postali, fax, e-mail e persino piattaforme evolute di ERP? L’EDI è prima di ogni altra cosa in grado di eliminare del tutto l’intervento umano, azzerando quindi i classici errori derivati dalle operazioni manuali di data entry. Rinunciare all’utilizzo di documentazione cartacea, inoltre, abbatte i costi dei consumabili e dei servizi di trasporto e consente una maggiore velocità degli scambi commerciali, che possono sfruttare processi automatici per rendere sempre più efficiente la catena del valore, soddisfacendo anche i clienti finali.
Cos’è l’EDI Electronic Data Interchange
Ma nello specifico cos’è l’Electronic Data Interchange? L’EDI è un protocollo standard per la comunicazione interaziendale in formato predefinito di dati tipicamente correlati a documenti di business. Si tratta di una tecnologia consolidata che nell’era dell’Internet of Things (IoT) e della Robotic Process Automation (RPA) sta letteralmente vivendo una seconda giovinezza.
Per dare un’idea della longevità dell’EDI, già nel 1996 il National Institute of Standards and Technology (Nist) aveva definito l’Electronic Data Interchange come “lo scambio da computer a computer di un formato standardizzato per lo scambio di dati. Il sistema EDI implica una sequenza di messaggi tra due parti, una delle quali può fungere da originatore o destinatario: in questo rapporto, i dati formattati che rappresentano gli atti possono essere trasmessi dall’ordinante al destinatario mediante telecomunicazioni o fisicamente trasportati su supporti elettronici di memorizzazione”.
Calando la definizione nella quotidianità del business, l’integrazione EDI si basa su un formato elettronico standard deputato a sostituire i metodi classici di scambio di una vasta gamma di documenti cartacei, dagli ordini di acquisto alle fatture, passando per i piani di consegna e i DDT. Solitamente, ad adottare i sistemi EDI sono organizzazioni legate da partnership commerciali che scambiano articoli e servizi frequentemente all’interno di supply chain e reti B2B più o meno complesse (Automotive, GDDO, Pharma, …)
Come funziona l’EDI
Nelle transazioni EDI, le informazioni vengono trasportate infatti da un’applicazione installata su un sistema informatico interno ad una ‘organizzazione a un’applicazione residente all’interno di un’altra, senza soluzione di continuità.
Parlando in generale, ci sono due tipologie di trasmissione EDI. La prima riguarda le connessioni point-to-point, o dirette. Come facilmente intuibile, è il caso in cui due macchine o sistemi dialogano tra loro senza alcun intermediario su internet, utilizzando protocolli condivisi sicuri. La seconda invece prevede la presenza di una rete fornita da terze parti, la cosiddetta value-added network (VAN), in grado di gestire la trasmissione dei dati offrendo agli utenti un’interfaccia tecnica e di business.
Ciascuna transazione EDI è definita da un preciso standard di messaggio (Indicod-Ecr, Edifact, Ansi X.12, Tradacoms, PEPPOL). Gli standard EDI sono responsabili per la posizione e l’ordine delle informazioni nei vari formati con cui sono generati e scambiati i documenti, ed è per questo fondamentale disporre di processi di governance appropriati e competenze adeguate per garantire la data quality. È proprio grazie a questi parametri predefiniti e alla correttezza e all’integrità degli input che i documenti, sotto forma di dati, possono essere condivisi automaticamente e rapidamente anche tra ambienti IT e gestionali eterogenei.
I vantaggi dell’Electronic Data Interchange
Si è già accennato ai vantaggi che le aziende possono ottenere adottando una piattaforma EDI per l’interscambio di documenti commerciali. Entrando però più nello specifico, come primo beneficio si può citare un plus di natura squisitamente economica: usata sistematicamente, la tecnologia EDI consente infatti di risparmiare tempo, risorse umane e denaro grazie alla dematerializzazione e all’automazione di una serie di processi che altrimenti andrebbero eseguiti a mano e con notevole dispendio di consumabili.
A questo si deve aggiungere il valore generato sul piano dell’efficienza e della produttività non solo dell’organizzazione, ma dell’ecosistema a cui questa fa capo, con ripercussioni positive per intera filiera, fino ai clienti finali: l’EDI, infatti, garantisce esecuzioni estremamente efficienti delle transazioni, a cui corrispondono forniture di prodotti e servizi on time e affidabili, oltre che esperienze soddisfacenti.
Grazie all’EDI è inoltre possibile condividere ed elaborare enormi quantità di documenti di business in tempi ridotti e con sempre maggiore precisione: come detto, gli standard rigorosi su cui sono innestati i meccanismi di trasferimento dati EDI riducono gli errori durante le transazioni e, a differenza di quanto avviene con le procedure tradizionali, danno visibilità sulla corretta formattazione prima della loro esposizione su applicazioni condivise o dell’inserimento in processi di business. A cascata, questa prerogativa aiuta le aziende e i loro partner a migliorare la tracciabilità delle operazioni attraverso strumenti di reportistica integrati con tutti i principali sistemi aziendali, dall’ERP al WMS, le cui funzionalità di raccolta, archiviazione e analisi dei dati risulta notevolmente semplificata.
Se questi sono i benefici riscontrabili da qualsiasi tipo di azienda, è bene sottolineare che le PMI che decidono di utilizzare l’EDI godono di un’opportunità in più: quella di guadagnare vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti attivando un canale privilegiato per integrarsi, in qualità di fornitori, con i flussi di business delle organizzazioni più strutturate.
Come implementare L’EDI
Fin qui si è parlato di tutti gli elementi a favore dell’implementazione di un sistema EDI. Ma naturalmente esistono anche degli aspetti che possono generare criticità, soprattutto per le PMI.
L’adozione dell’Electronic Data Interchange comporta infatti una radicale revisione dei processi e dei flussi di business, a cui bisogna far fronte con investimenti che si aggiungono a costi di sviluppo che possono rivelarsi impegnativi. Inoltre, occorre prevedere la creazione o il potenziamento di competenze non solo da devolvere all’orchestrazione della digital transformation dell’azienda, ma anche in grado di tenere il passo con l’evoluzione del framework normativo, oltre che degli standard e degli upgrade tecnologici.
A prescindere da queste raccomandazioni, è bene sottolineare che un sistema EDI deve riuscire a integrare le esigenze di business di network anche molto estesi, il che richiede la capacità di affrontare scenari davvero complessi. Ciascun partner commerciale all’interno di una rete B2B si contraddistingue infatti per una serie di requisiti specifici: anche nel momento in cui due aziende trovano un accordo sulle tipologie di documenti EDI da utilizzare, ciascuna può avere requisiti di formattazione specifici, standard per la sicurezza dei dati trasmessi e vincoli tecnologici peculiari da rispettare.
Ecco perché per affrontare un’implementazione efficace di un sistema EDI è necessario prendere in considerazione una serie di ulteriori interventi, che vanno dall’installazione di un software di conversione o associazione dei file alla creazione di funzionalità di inserimento ed estrazione in batch, passando per l’identificazione di adeguati meccanismi di instradamento dei messaggi. Questi e altri fattori di complessità inducono molte organizzazioni a esternalizzare le soluzioni EDI e soprattutto a ricorrere a partner tecnologici qualificati per avviare e gestire il processo di trasformazione sottostante all’utilizzo corretto dell’Electronic Data Interchange.
Esempi di Sistemi EDI: l’approccio di Intesa
Tenendo conto delle sfide che le imprese devono affrontare e facendo leva su un’esperienza pluridecennale nell’ambito dell’EDI, Intesa (a Kyndryl company), ha dato vita alla B2B Collaboration Platform, una soluzione integrata concepita per facilitare la comunicazione tra imprese attraverso l’Electronic Data Interchange.
Nello specifico, il sistema di Intesa abilita:
• la gestione dello scambio di documenti tra Trading Partner, fornendo al cliente una singola interfaccia;
• la traduzione in servizio di documenti da formati privati a formati standard;
il tracking e il monitoraggio real time della movimentazione dei documenti di business
• l’eventuale conservazione di documenti in formato standard (Edifact, Odette, Ansi X.12, Tradacom) o in formati proprietari (Private, Csv, Xml) oltre che in formato PDF;
• il supporto dei più comuni protocolli di trasmissione, integrazioni con i VAN e funzioni di Web Services.
Il tutto è gestibile tramite una dashboard con funzioni di amministratore (portale online, mailing list, finestra con le informazioni sulle aziende, gestione dell’account e-mail, avvisi e scambio dei tracking) o funzioni di collaborazione multilivello di approvazione e integrazione di contenuti, a cui si possono aggiungere portali specifici che consentono di orchestrare i workflow con i Business Partner (per esempio rispetto a origine delle merci, tracciabilità dei materiali e collezioni).
Per gestire la traduzione di file in ingresso e in uscita, la soluzione invia e riceve i dati dal sistema informativo aziendale tramite un unico tracciato di interscambio, così che ogni tipologia di documento in uscita (Idoc, Xml, Csv standard, o personalizzato in base alle esigenze) possa essere, una volta tradotto nel formato standard richiesto (Edifact, Odette, ecc.), trasmesso tramite i canali EDI tradizionali (X400, AS2, ecc.), oppure tramite SFTP, API e altri connettori e, per ogni documento in entrata, effettui il percorso inverso, dalla ricezione, alla traduzione, all’integrazione con l’ERP del destinatario Per i documenti in ricezione è possibile attivare anche l’invio di una mail con allegata la copia in PDF del documento ricevuto, al destinatario previsto. Il servizio consente di supportare la gestione di qualsiasi tipologia di documento e le relazioni con un numero crescente di partner, permettendo così l’espansione e lo sviluppo della rete EDI al crescere delle esigenze aziendali.
Intesa ha poi già predisposto la fornitura di un ampio repository di mappe dei partner commerciali standardizzate (comprese le mappe comuni e specializzate) in ogni settore. Nel caso in cui una mappa non fosse ancora disponibile, questa verrà sviluppata e fornita. Ciò aiuta le imprese a pianificare i costi e a massimizzare il ritorno sugli investimenti.
A valle della piattaforma, Intesa ha infine previsto un servizio centralizzato, denominato Supervisor, che mette a disposizione delle aziende clienti una serie di strumenti indispensabili per il monitoraggio dei flussi e delle elaborazioni, con la possibilità di presentare dati di sintesi e di riepilogo rispetto alle funzionalità offerte dalle infrastrutture EDI direttamente sulla dashboard. Il servizio è accessibile da rete Internet sia in modalità web browser sia tramite mobile con funzioni di autenticazione in area riservata per poter fruire dei dati di propria competenza.
A questo si aggiunge la funzione di verifica della correttezza dei documenti ricevuti e inviati. Tutti i file per i quali sono stati rilevati degli errori vengono marcati dal sistema con lo stato di “Errato”. La piattaforma avvisa quindi gli utenti inviando una mail con la segnalazione dell’errore. Nel caso delle fatture elettroniche, per garantire che all’interno dei sistemi aziendali arrivino solo i documenti approvati dal SdI, la piattaforma può infine effettuare dei “controlli incrociati”, che possono essere anche parzialmente automatizzati nel momento in cui il fornitore della soluzione EDI è anche l’intermediario con il Sistema di Interscambio.
