Il tema della gestione documentale, ormai, esula dalle mere procedure di archiviazione e conservazione dei file. Con l’introduzione della fatturazione elettronica e con la digitalizzazione dei task, accelerata in moltissime organizzazioni dall’emergenza pandemica, l’approccio scelto all’implementazione di una piattaforma di document management ha impatti significativi sui processi, sui flussi di lavoro e, in ultima analisi, sulla produttività di qualsiasi tipo di azienda. In quest’ottica diventa essenziale riuscire a integrare in modo efficace gli strumenti di gestione documentale con quello che sta diventando il cuore pulsante dell’intera catena del valore: l’ERP.
Lo sa bene Top Consult, società specializzata nella creazione di soluzioni e servizi di gestione documentale avanzata che già in tempi non sospetti ha cominciato a costruire connettori e integrazioni per le principali piattaforme di Enteprise Resource Planning, a partire ovviamente da quelle proposte da SAP.
Abbiamo chiesto a Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale di Top Consult, quali sono i vantaggi nell’introdurre in azienda uno strumento come TopMedia, piattaforma documentale di classe enterprise disponibile on-premise o in cloud tramite una infrastruttura IT proprietaria.
Who's Who
Matteo Zaffagnini
Responsabile Commerciale di Top Consult
A quali esigenze ha risposto Top Consult realizzando l’integrazione con i gestionali SAP?
L’ERP oggi è ampiamente diffuso nelle imprese italiane, a prescindere dalla complessità della loro struttura, ed è utilizzato in particolare dalle grandi realtà anche per accedere a enormi flussi di documenti. Documenti che hanno, però, sempre più carattere destrutturato. Parliamo di un’alta percentuale di elementi privi dei formati necessari a identificarli univocamente, e quasi sempre sprovvisti dei metadati, indispensabili per archiviarli in modo corretto. Ed ecco che reperire le informazioni di valore, fondamentali per alimentare processi strategici, diventa in qualche caso una caccia al tesoro. E così i collaboratori perdono tempo prezioso che potrebbe invece essere devoluto in attività a maggior valore aggiunto.
Abbiamo intravisto da subito nelle soluzioni SAP la possibilità di portare benefici concreti nella gestione documentale, in quanto il vendor espone una serie di strumenti per affrontare in modo standard il processo di integrazione, mettendo a disposizione dei widget che permettono di usare il medesimo sistema e abilitare funzionalità differenti sul document management, rendendo di fatto l’impatto dello strumento sulla user experience finale pari a zero.
Nello specifico, cosa consente di ottenere l’implementazione della piattaforma e in che modo amplifica le funzionalità degli strumenti SAP?
Al di là della capacità di esporre la navigazione dei documenti archiviati in TopMedia, SAP acquisisce anche l’agilità necessaria a facilitare i processi decisionali e gli iter approvativi fondati sulla produzione, sulla ricezione e sull’elaborazione di qualsiasi tipo di documento. Allo stesso modo si semplifica notevolmente il lavoro per chi svolge le funzioni di controllo e revisione contabile, grazie all’opportunità di visualizzare file sempre correttamente identificati e archiviati rispettando la compliance normativa. C’è poi il tema della tracciabilità. Il connettore di TopMedia consente di colloquiare con il content repository di SAP per abilitare un sistema di conservazione digitale avanzato. In questo modo è possibile modificare qualsiasi documento tenendo traccia di ciascun aggiornamento ed evidenziando i contenuti in modo coerente con le tempistiche e le modalità di editing. Per comprendere quali vantaggi può portare un’innovazione del genere, basti banalmente pensare a cosa comporta tutto ciò per chi lavora con le anagrafiche clienti. L’integrazione tra l’ERP e TopMedia genera valore anche rispetto alla gestione dei documenti di trasporto delle merci, attraverso l’abbinamento automatico tra singoli eventi gestionali e documenti relativi: la semplice lettura di un codice a barre sul DDT consente per esempio di collegare il documento all’interno del sistema senza dover ricorrere alla carta. Il plus sul fronte della fatturazione elettronica riguarda invece la leggibilità del documento: invece di restituire all’operatore un file xml, strutturato ma non human readable, il sistema fornisce, ottimizzando il peso del file, un contenuto mappato su fogli di stile, che permette all’utente di visualizzare tutte le informazioni di valore in modo organizzato su un layout familiare e comprensibile.
Quali benefici offre la soluzione all’interno di un contesto lavorativo in cui l’operatività da remoto è diventata la normalità?
Come tutti sanno, utilizzando un sistema digitale di gestione documentale non occorre più fare riferimento a un archivio fisico. Non c’è bisogno di essere in azienda né, nel momento in cui si disponde di una profilazione per l’accesso al sistema, di chiedere a qualcuno il permesso di reperire le informazioni che occorrono per lavorare. In altre parole, si ha subito a disposizione ciò di cui si ha bisogno e con la medesima esperienza d’uso dell’ufficio, a prescindere dal luogo in cui ci si trova e dal device utilizzato. La velocità di reperimento dei documenti si rivela essenziale nel migliorare l’operatività nel quotidiano, e può essere enfatizzata dalla scelta di posizionare la piattaforma in cloud, dove si raggiunge il massimo delle prestazioni in termini di capacità computazionale e di sicurezza.
Che tipo di progettualità è necessaria per rendere operativa la piattaforma?
I tempi di implementazione sono generalmente rapidi. Si parte dall’assessment, che implica lo studio dei processi aziendali per adeguare la piattaforma di document management ai flussi esistenti, l’analisi delle varie tipologie di documenti in uso e il censimento dei possibili scenari di archiviazione. In questa fase non dobbiamo mai dimenticare il principio cardine del nostro approccio: la procedura non deve in alcun modo appesantire l’operatività dell’azienda, altrimenti si perde sostanza nel rapporto costi/benefici. In linea di principio, il consulente di gestione documentale deve guidare il cliente nell’impostazione del progetto trovando il punto di equilibrio tra esigenze di business, soluzioni tecnologiche e quadro normativo.
Superata la fase di assessment, si passa alla customizzazione vera e propria del sistema SAP: si collegano i documenti agli oggetti di business e si effettua un’analisi accurata dell’infrastruttura, così da permettere a chi opera lato SAP di ottenere un numero sufficiente di elementi per testare l’applicazione nel content server e l’efficacia delle comunicazioni. Rispetto alla definizione dei metadati identificativi che consentono la ricerca dei documenti, siamo facilitati dal fatto che l’ERP permette di creare rapidamente strutture stabili, che possono essere sviluppate in prima battuta su un cliente e poi essere mutuate su altre progettualità. Rimane da stabilire le dinamiche dei flussi documentali, che devono adattarsi alla struttura organizzativa dell’azienda. Ma anche in questo caso si tratta di un processo relativamente veloce, anche in presenza di organigrammi molto complessi, distribuiti magari su più sedi operative. Si parte, tendenzialmente dalla capogruppo, dove di solito risiedono i flussi più cospicui, e quindi si trasla la soluzione sulle consociate o sulle operazioni intercompany. Per esperienza, posso dire infine che anche le sessioni di integration test e di user acceptance test sono di solito semplici da recepire, così come non generano particolari difficoltà né l’attività di manutenzione del sistema, che può essere gestita in totale autonomia, né tanto meno la formazione dell’utente finale.
