Organizzare e svolgere Consigli d’Amministrazione (CDA), Comitati e altre riunioni strategiche per la continuità operativa di aziende ed enti pubblici e privati richiede un’attenzione particolare agli aspetti legati alla sicurezza. Ciò non riguarda unicamente l’attività volta a respingere e prevenire i tentativi di violazione, ma anche dettagli che possono apparire a un occhio superficiale non rilevanti, quando in realtà rappresentano potenziali vulnerabilità da sanare.
È importante quindi acquisire consapevolezza su questo fronte e diffonderla anche tra i propri collaboratori e, in generale, tra chi materialmente si occupa delle fasi preparatorie del CDA, come per esempio predisporre i documenti da validare, avvisare i consiglieri d’amministrazione e gli altri interessati, gestire le operazioni legate alla conclusione della seduta. In questo contesto, la tecnologia, attraverso piattaforme in cloud come AWDoc di AWTech, offre un aiuto concreto per evitare di commettere errori che possono avere serie conseguenze per il proprio business.
Organizzare un CDA, gli aspetti di sicurezza da non trascurare
Preparare i documenti da discutere, avvisare i consiglieri della convocazione dell’assemblea, gestire validazioni e presenze: le fasi preparatorie necessarie per organizzare un CDA spesso sono realizzate facendo ricorso a tecnologie molto diverse tra loro. Per esempio, può essere necessario utilizzare software di videoscrittura, account di posta elettronica personali, spazi virtuali di condivisione del materiale che possono essere raggiunti anche da utenti esterni. Insomma, il flusso organizzativo nasconde insidie che possono compromettere la segretezza e l’integrità di documenti e informazioni sensibili come quelli gestiti durante un Consiglio d’Amministrazione.
Oltretutto, un fattore da non trascurare è che le persone coinvolte nelle riunioni, che appartengono tutte al management e alle segreterie generali, spesso delegano l’accesso alle risorse informatiche ai loro collaboratori, con rischi legati alla reale impossibilità di determinare in modo univoco le responsabilità. Va considerata anche la fase di svolgimento del Consiglio, che può tenersi da remoto o in forma ibrida. I documenti in queste occasioni sono visibili spesso anche a persone che non appartengono all’organizzazione e questo pone ulteriori problematiche. Allo stesso modo ci vuole attenzione quando si adotta la condivisione video e audio della riunione. Nelle fasi conclusive delle sedute di CDA viene approvato il verbale delle riunioni precedenti, con il problema di garantire il valore legale del processo di approvazione. Tutti aspetti che andrebbero considerati nella loro interezza, sia nelle fasi di costruzione del processo che di gestione della riunione.
Organizzare un CDA in sicurezza, come gestire le quattro fasi cruciali con AWDoc
Strumenti come AWDoc, piattaforma in cloud per l’organizzazione documentale, consentono la gestione di ogni fase del processo in un unico ambiente di lavoro e permettono di superare questi fronti critici. Sono quattro in particolare le fasi clou in cui valorizzare gli aspetti legati alla sicurezza. Vediamo quali.
1. Predisposizione ed editing documenti
AWDoc consente nelle fasi preliminari dell’organizzazione del CDA di realizzare cartelle in formato editabile da specifiche persone incaricate, che possono renderle disponibili ai potenziali revisori, cioè i top manager o i CEO. Tuttavia, non è detto che queste figure spesso molto impegnate gradiscano dover leggere e correggere documenti utilizzando gli strumenti integrati nei programmi di editing (come, ad esempio, il formato “revisione” di MS-Word), che possono risultare di difficile utilizzo. La piattaforma AWDoc permette di gestire i documenti in formato PDF all’interno dell’applicazione, senza quindi mai distribuirli all’esterno, ma consentendo di leggerli tramite un visualizzatore interno alla piattaforma stessa. I documenti non escono mai dal controllo applicativo, ma sono distribuiti all’interno della piattaforma inserendo una filigrana in modo automatico, che riporta il riferimento personalizzato al destinatario del documento. Questo meccanismo consente di poter distribuire in modo sicuro un unico documento a chiunque debba leggerlo. Attraverso i propri dispositivi poi si ha la possibilità di commentare a mano libera direttamente sul documento, per poi inviarlo revisionato ai collaboratori.
2. Preparazione della riunione e notifica ai consiglieri
Quando questo processo preliminare è concluso, si passa alla fase di consolidamento e strutturazione della riunione. La segreteria a questo punto realizza nella piattaforma una cartella per il Consiglio, contenente sottocartelle relative ai punti dell’ordine del giorno. AWDoc permette di inserire una descrizione per ogni cartella, con un abstract del documento contenuto. Poi tramite apposita funzione, si possono inviare notifiche automatiche per contattare tutti i destinatari che riceveranno via e-mail l’elenco dei documenti e le loro descrizioni, ma non i documenti stessi: per fruirne bisognerà accedere alla piattaforma. Inoltre, poiché è frequente che all’avvicinarsi della data della riunione i documenti vengano aggiornati, la notifica tiene traccia delle modifiche in quanto la piattaforma individua automaticamente i documenti editati.
3. Certezza dell’identità
Molto spesso i processi organizzativi per la gestione di un CDA prevedono che si abbia contezza del fatto che i documenti siano stati effettivamente consegnati. Inviando un documento via e-mail non si ha la certezza che possa essere stato letto davvero dal destinatario. AWDoc risolve automaticamente questo problema perché l’accesso tramite le credenziali fornite identifica in modo univoco le persone. Ogni azione è tracciata nativamente nei log della piattaforma che non necessitano, per essere analizzati, di complessi tecnicismi, ma sono semplicemente consultabili dai responsabili del CDA ed esportabili in linguaggio naturale. In questo modo si vede quale consigliere ha avuto accesso ai documenti, a che ora e da che indirizzo IP. Questo aspetto risponde anche al problema di avere uno strumento univoco e certo per identificare chi partecipa da remoto alla riunione, rispettando la normativa e accertando l’identità di chi partecipa al voto. Inoltre, si possono anche far firmare digitalmente attestati di partecipazione, garantendo in questo modo il massimo livello possibile di certificazione.
Qualora i processi di governance dell’organizzazione lo richiedano, AWDoc consente anche di attivare l’identificazione a due fattori o di integrare il sistema di “directory service” dell’organizzazione per uniformare la gestione delle credenziali di accesso ai sistemi aziendali.
4. Svolgimento del CDA
Gestite tutte queste fasi, giunge il momento di svolgere il CDA. I documenti devono essere visibili e disponibili a tutti, con la possibilità di svolgere anche la discussione in videoconferenza. Con AWDoc non sarà necessario inviare un link ai partecipanti per accedere, ma lo si potrà fare semplicemente accedendo alla cartella della riunione, nella quale si vedrà il documento al centro dell’incontro, il quale potrà essere sfogliato in modo sincronizzato per tutti i partecipanti. Non sarà necessario proiettare lo schermo del relatore ed integrare l’utilizzo di applicazioni diverse, valorizzando la sicurezza dei contenuti.
