L’avanzata del software RPA: ora l’automazione è una priorità per il Finance

I software RPA (Robotic Process Automation) rappresentano oggi un’ampia gamma di soluzioni con cui automatizzare task manuali in svariati ambiti e in diversi settori d’impresa. Tra questi, il Finance, inteso sia come segmento di mercato sia come area aziendale, è probabilmente uno dei contesti, seppure non l’unico, in cui l’utilizzo dei bot sta portando grandi benefici. Lo aveva già evidenziato uno studio di qualche anno fa di McKinsey da cui si ricava che il 42% delle attività finanziarie possono essere automatizzate completamente. Quello che allora lo studio non poteva prevedere era l’impatto che la pandemia ha avuto e che è invece uno dei fattori presi in esame nel più recente report di Forrester in materia. “Soprattutto in tempi di rottura dei processi manuali che richiedono digitalizzazione e automazione per funzionare senza problemi mentre tutti lavorano da casa – si legge nel documento The Forrester Wave: Robotic Process Automation, Q1 2021 – il software RPA deve essere scalabile e quindi adatto e attraente per gli utenti aziendali”. In pratica, l’automazione che i sistemi RPA portano nel Finance se prima poteva essere un’opzione di miglioramento, adesso è diventata una necessità. Tanto più che Forrester sottolinea la tendenza a integrare le tecnologie di automazione adiacenti a quelle RPA con esempi che includono la connessione agli ecosistemi IoT e ad algoritmi di intelligenza artificiale in particolare nel settore bancario e assicurativo.

RPA al servizio di audit, compliance e reporting finanziario

La propensione “naturale” dei servizi finanziari a impiegare soluzioni di Robotic Process Automation è confermata da Mario Caramello, Program Manager di Beta 80 Group, holding ICT italiana che propone nella sua offerta anche tecnologie di automazione dei processi: «Ci sono funzioni nel Finance – dice Caramello – con una forte vocazione all’automazione, come ad esempio l’audit e la parte di compliance. Soprattutto quest’ultima risulta molto onerosa e non è un caso se anche tra i piccoli istituti di credito sia cresciuto l’interesse a introdurre delle automazioni con lo scopo di generare valore risparmiando sul tempo e sulle persone necessari a effettuare determinati controlli».

Gartner ha calcolato che implementando sistemi RPA nei processi di reporting finanziario si potrebbero risparmiare fino a 25 mila ore di rielaborazione causate da errori umani, pari a un costo di 878 mila dollari per un’organizzazione con 40 dipendenti a tempo pieno nell’ufficio contabilità. A detta della società di analisi statunitense, che basa la sua ricerca su un sondaggio condotto intervistando 150 profili dell’area Finance, “i leader contabili che abbracciano completamente la RPA vanno oltre le metriche semplicistiche e vedono la tecnologia come una spinta alla loro proposta di valore per i dipendenti. La maggior parte dei dipendenti accoglierà con favore l’opportunità di evitare noiose rielaborazioni a favore delle attività più strategiche che solo un umano può fare”.

Garantire servizi evoluti e vincere la concorrenza nel Finance

Se questo è vero in generale per i dipartimenti aziendali di Amministrazione Finanza & Controllo, lo è ancor di più per banche, istituzioni finanziarie e compagnie di assicurazione. Queste tipologie di organizzazioni sono costrette a evolversi continuamente anzitutto per fornire servizi sempre più evoluti in linea con le aspettative dei clienti, in secondo luogo per far fronte alla concorrenza dei competitor che operano esclusivamente online. Per entrambe le ragioni, è essenziale aumentare l’efficienza, ottimizzare le risorse e ridurre i costi. Obiettivi che in assenza di strumenti di automazione come quelli garantiti dalle tecnologie RPA è impossibile riuscire a conseguire. Questo non significa che la Robotic Process Automation possa risolvere tutti i problemi, ma semplicemente che serve a rispondere a un fabbisogno basilare: mettere in grado un software robot di ripetere quello che altrimenti sarebbe costretto a fare un operatore umano. «Se riuscissimo ad aggiungere un po’ di intelligenza supplementare, – aggiunge Caramello – l’RPA potrebbe migliorare ulteriormente. Per fare un esempio, automatizzare un’azione dopo l’arrivo di una mail, come scaricare gli allegati e inviare una risposta di cortesia, è un primo livello di automazione. Riuscire anche a interpretare il contenuto grazie all’intelligenza artificiale vuol dire elevare il livello di automazione. In questo caso si tratta di un magnificatore delle capacità del robot software e di un aumento della sua capacità operativa».

Dall’onboarding alla gestione massima dei clienti consumer

Automazione e “intelligenza” oggi costituiscono un binomio perfetto per molte delle attività che gli istituti di credito offrono alla loro clientela e assicurano, allo stesso tempo, quei requisiti imprescindibile di compliance dettati dalla normativa. Sia nell’evenienza di apertura di un nuovo conto corrente o di concessione di un prestito ipotecario, i compiti inerenti e di routine sono davvero tanti. Alcuni di questi non si limitano alla fase di customer onboarding, ma continuano durante tutta la gestione del cliente. Nel primo caso, basti pensare all’esigenza di adeguata verifica della clientela (KYC, Know Your Customer) che all’inizio del rapporto implica raccolta, registrazione e invio dei dati alle autorità competenti. Nel secondo, si possono ricordare i vincoli di registrazione e segnalazione delle transazioni che superano determinate soglie (CTR, Currency Transaction Reporting) o, ancora, l’obbligo di dover generare rapporti per comunicare operazioni sospette di riciclaggio (SAR, Suspicious Activity Report). Procedure che, insieme a tante altre, sono caratterizzate da un controllo puntuale e dall’incrocio di una notevole mole di dati. «Nel mondo del Finance – dice in conclusione Mario Caramello – la gestione massiva di clienti consumer necessita di RPA abbinata all’intelligenza artificiale sia per migliorare le operation sia per una maggiore soddisfazione della clientela». I tempi di risposta per l’apertura di un conto corrente o per la deliberazione di un mutuo, in un panorama in cui le differenze di costo sono spesso marginali, sono diventati ormai il vero elemento distintivo.