Cosa succede quando un Comune decide di dotarsi di un sistema di gestione documentale e di processi per gestire le fatture elettroniche e automatizzare il processo di pagamento? Semplice! Diventa un Comune virtuoso e digitale, che rispetta i tempi dei pagamenti dei suoi fornitori e migliora il lavoro dei suoi dipendenti risparmiando tempo, denaro e risorse.
Nel 2013 il Comune di Guidonia Montecelio, in provincia di Roma, ha deciso di adottare la soluzione di document e process management ARXivar, proposto dal Business Partner Interthree. La ragioneria del Comune si trovava infatti ad affrontare quotidianamente una procedura manuale del processo di autorizzazione al pagamento e di liquidazione di centinaia di fatture, che comportava, tra gli altri problemi, la perdita dei documenti, ritardi dovuti al passaggio di carta tra gli uffici competenti – protocollo, segreteria, ragioneria –, tempi lunghi per la ricerca negli archivi cartacei, per l’apposizione della firma, per la richiesta di autorizzazione alla liquidazione e la redazione della relativa determina di liquidazione cartacea.
Il progetto ha previsto l’introduzione di ARXivar sia per l’ambito della gestione documentale (dematerializzazione e archiviazione digitale delle fatture passive) sia per la gestione della procedura di approvazione al pagamento tramite workflow digitali.
Fino al 31 marzo 2015 le fatture cartacee sono state digitalizzate tramite scannerizzazione, e archiviate in ARXivar. Poi, con l’entrata in vigore dell’obbligo di Fattura Elettronica, e la definitiva scomparsa delle fatture cartacee, le fatture in XMLPA sono automaticamente archiviate in ARXivar dall’ERP del Comune e da lì inserite in un processo di workflow che coinvolge tutti gli utenti che dovranno validare, firmare o autorizzare il pagamento della fattura.
«Dal 2013 al 2015 i benefici pratici della gestione digitale delle fatture cartacee sono stati enormi – spiega Claudio Vigasio, Presidente di Able Tech, la società che sviluppa la soluzione ARXivar -. Le fatture non vengono più perse o accantonate, il workflow guida gli utenti nella corretta gestione del processo ricordando loro cosa fare e in che tempi, e invia, inoltre degli avvisi nel caso in cui il processo si blocchi». Il processo virtuoso avviato ai tempi delle fatture cartacee è stato esteso ora anche alla gestione delle fatture elettroniche, che al pari della vecchia carta, una volta archiviata in ARXivar, avvia lo stesso processo di gestione tramite workflow.
Oltre a risparmi in termini di tempo e risorse, il progetto ha permesso di rispettare le tempistiche di pagamento delle fatture fornitore e la “cronologia” del pagamento, avere report aggiornati sulle fatture fornitori in fase di approvazione e migliorare la gestione del flusso di cassa per i pagamenti. Un vero esempio di efficienza digitale.
