Per aver ragione di credere che in futuro la propria attività andrà bene, ogni organizzazione dovrebbe porre alla base del business una solido reparto di amministrazione, finanza e controllo, capace di fornire una visione completa della liquidità aziendale, gestire con efficienza il cash flow, i rapporti con gli istituti finanziari, regolare la gestione del credito e il saldo puntuale dei pagamenti con i fornitori.
Un tema, quest’ultimo, su cui l’Italia non brilla, con poco più della metà (50,2%) del valore totale delle fatture emesse per operazioni commerciali tra aziende sul mercato interno che risulta insoluto alla scadenza. Il dato emerge dal Barometro Atradius sui comportamenti di pagamento, ed è il valore più elevato rilevato dall’indagine, e ben al di sopra della media dell’Europa occidentale (40,2%).
Ma ci sono anche esempi virtuosi, come InfoCert, che si colloca sul mercato come partner specializzato in servizi di certificazione digitale e gestione documentale in modalità elettronica. Considerando lo standard italiano, oggi l’azienda reputa se stessa un’organizzazione puntuale nei pagamenti e intende ottimizzare ulteriormente l’area finance.
«La puntualità nei pagamenti è fondamentale – sottolinea Maurizio Scotto di Suoccio, CFO della società -. I nostri fornitori diventano i nostri partner, se li paghiamo puntualmente. In questo modo si fa capire loro che l’azienda è sana e sta apprezzando il loro lavoro. Di conseguenza, i fornitori sono incentivati a lavorare bene con noi, l’azienda migliora i propri risultati e si innesca un processo virtuoso. Viceversa, se i pagamenti fossero gestiti male, i fornitori comincerebbero a valutare la qualità del nostro servizio». La stessa cosa, continua il Chief Financial Officer, vale per la gestione del credito: «È facile avere un ordine, difficile è essere pagato». Per questi vari motivi, e data l’attuale velocità del business, il tema della tesoreria aziendale assume oggi un’importanza basilare.
Evoluzione del business e nuove esigenze
Come Certification Authority di primo piano in Italia, InfoCert è passata dall’essere una società focalizzata sulla vendita di prodotti (posta certificata, firma digitale, conservazione digitale) e arroccata al proprio interno, ad azienda orientata alla commercializzazione di soluzioni. E, come tale, dal 2010-2011 ha cominciato ad aprirsi maggiormente verso l’esterno, collaborando con i clienti per analizzare i loro processi e studiare il modo migliore d’integrare le proprie tecnologie per renderli conformi alle normative di gestione digitale.
Negli ultimi anni, spiega Scotto di Suoccio, InfoCert è cresciuta rapidamente: dai 25 milioni di euro del 2012, i ricavi sono passati a 32,4 nel 2013 e a 41,6 milioni di euro nel 2014. Ed ora l’obiettivo dichiarato dalla holding è entrare, entro il 2016, nel segmento STAR del mercato MTA (mercato telematico azionario) di Borsa Italiana. Un segmento dedicato alle imprese che si impegnano a rispettare requisiti d’eccellenza a livello di alta trasparenza con gli investitori e i vari stakeholder, alta liquidità, e corporate governance allineata agli standard internazionali. È analizzando tutti questi nuovi requisiti ed esigenze, che InfoCert si è resa conto che la propria funzione amministrativa, gestita essenzialmente attraverso una moltitudine di file e fogli elettronici (Excel), necessitava di un potenziamento software. «Abbiamo capito che in quest’area c’era da investire, e lo abbiamo fatto». Così sì è cominciato a lavorare per ottimizzare ambiti amministrativi come la sicurezza degli incassi e la sicurezza dei pagamenti.
Nel 2014, per la gestione e il recupero dei crediti, InfoCert ha scelto di implementare la soluzione Formula Credit Management (FCM), avvalendosi della consulenza informatica del system integrator. «FCM andrà completamente a regime quest’anno – precisa Scotto di Suoccio -. Permette in sostanza di eseguire il processo del recupero crediti in modalità completamente dematerializzata». Ciò significa ad esempio, spiega, poter eseguire l’invio via PEC dei solleciti in formato PDF, firmati digitalmente con tecnologia InfoCert, che diventano sottoponibili a terzi con ricevute di ritorno. Non è più quindi necessario utilizzare le tradizionali raccomandate. «Da quando è partito, FCM è un progetto che sta dando buonissimi risultati» commenta il manager.
Sempre lo scorso anno, appunto per ottemperare ai requisiti necessari per l’ingresso in Borsa, è nata l’esigenza di implementare una soluzione che permettesse di gestire in maniera più efficiente (e non via Excel) la liquidità, i processi di tesoreria e la firma digitale dei bonifici, necessaria a garantire la sicurezza dei pagamenti. Così si è deciso di integrare nei sistemi di InfoCert, e in particolare nel data center della sede di Padova, la soluzione Sage XRT Treasury. A marzo 2014, le funzionalità di tesoreria, analisi dei saldi e del cash flow sono andate subito a regime. «La necessità di un sistema come Sage XRT Treasury era impellente, in vista della quotazione della holding: senza questo software, gli auditor ci avrebbero fatto un po’ di problemi». E ciò perché non si sarebbe potuto raggiungere il livello di governance e trasparenza dei dati necessario nei confronti di tutti gli stakeholder.
Benefici di gestione
L’introduzione di Sage XRT Treasury ha portato vantaggi innegabili dal punto di vista dell’utilizzo, dice il manager. «La possibilità di avere quotidianamente online i saldi di tutte le banche, i dati previsionali a breve termine relativi ai medesimi, l’analisi del cash flow giornaliero sono funzioni che prima ottenevamo, con notevole perdita di tempo, in maniera artigianale tramite i file Excel». Ora, premendo un tasto, la mattina il sistema recupera i dati della tal banca, esegue l’elaborazione e restituisce immediatamente la reportistica. Scotto di Suoccio fa un bilancio: gestendo completamente tesoreria e finanza, ossia tutto il movimento del denaro, Sage XRT Treasury ha permesso a InfoCert di smettere di ’vivere alla giornata’. Ora si possono ridurre i tempi di lavoro, fare attività previsionali per programmare i flussi di cassa futuri e valutare la capacità di investimenti; ma anche conferire maggior certezza ai dati che, una volta inviati in automatico alla holding, migliorano la trasparenza verso gli enti e gli osservatori esterni.
E il prossimo passo?
«Entro quest’anno, sarà quello di implementare le funzionalità automatiche per la riconcilizione bancaria, seguite da quelle per la firma digitale dei bonifici da inviare direttamente in banca» risponde. Il vantaggio, notevole, è di recuperare i dati molto più velocemente, e questo per noi è fondamentale. Si consideri che InfoCert realizza un terzo del proprio fatturato attraverso il sito di e-commerce, e ciò significa dover gestire circa 600 mila fatture all’anno sul sito stesso». Queste sono relative a 600 mila micropagamenti, poiché la spesa media dei prodotti e servizi comprati, come caselle di posta certificata e certificati digitali, si aggira attorno ai 20-25 euro. «Abbiamo bonifici che non si riconciliano, pagamenti con carta di credito che non vanno a buon fine». Dunque riuscire a introdurre a questo livello la riconciliazione automatica, per il 98-99% delle transazioni, può fare davvero la differenza. Ad oggi, per le funzionalità di riconciliazione, l’azienda utilizza ancora uno strumento software da essa sviluppato, che in sostanza amministra offline, a livello interno, le operazioni e poi trasferisce i dati al sistema gestionale. La peculiarità della funzione che verrà implementata con Sage XRT Treasury è invece che la riconciliazione tra i dati delle transazioni sul sito di e-commerce e quelli esterni provenienti dalla banca potrà essere eseguita subito in maniera automatica.
