Le pubbliche amministrazioni locali continuano a lavorare con conservatori non accreditati. Addirittura, si rileva che nel Mepa offrono questi servizi ben 95 conservatori non accreditati, contro i 19 accreditati. La conservazione stessa a volte, ancora avviene non a norma di legge, mettendo a rischio la validità giuridica dei relativi documenti informatici.
Sono problemi che i nuovi obblighi di fattura elettronica rendono più seri ed è per questo che l’Agenzia per l’Italia Digitale è ora passata all’azione. Ha avviato il Forum dei Conservatori e prepara Linee Guida per aiutare le PA, ma anche i privati, a fare le scelte giuste.
Il Forum dei conservatori «si compone di un insieme di iniziative coordinate tra loro da realizzare con il contributo di tutti i soggetti che operano nel settore o che si avvalgono dei servizi erogati da terzi», spiegano dall’Agenzia. Il 9 aprile si è tenuto il primo incontro, con i conservatori accreditati, associazioni di categoria, consulenti del settore. Hanno fatto il piano delle azioni da svolgere. «Questi incontri rientrano in una più ampia iniziativa dell’Agenzia finalizzata a individuare e intervenire sulle criticità ed esigenze che possono essere presenti in questa fase di avvio della conservazione dei documenti informatici e dell’accreditamento dei soggetti pubblici e privati che intendono erogare questo servizio», spiegano dall’Agenzia.
«Alcuni conservatori si sono lamentati del fatto che ancora nei bandi di gara (anche quelli che passano dal Mepa) le PA non operano la necessaria selezione all’interno dell’elenco pubblico dei conservatori accreditati, ma scelgono liberamente per questi servizi, da affidare all’esterno, anche società che non sono accreditate. Questo è grave…», spiega Andrea Lisi, Presidente di Anorc (l’associazione degli operatori della conservazione). «Se nei mesi precedenti si poteva ancora giustificare questo modus operandi, oggi che l’elenco dei conservatori accreditati c’è ed è nutrito, questi comportamenti delle PA non sono più assolutamente accettabili», continua Lisi. «Al Forum, in molti hanno quindi chiesto ad Agid di intervenire nei confronti delle PA, per colmare la mancanza di formazione e consapevolezza in questa materia».
Le Linee Guida sono uno degli strumenti che Agid utilizzerà per risolvere la questione, con un gruppo di lavoro specifico, dove collaborerà con Anorc. É prevista anche una circolare interpretativa di Agid sulle varie questioni tecniche che stanno emergendo in materia di formazione, gestione e conservazione di documenti informatici.
Non solo: Agid farà un giro di vite anche sulle aziende già accreditate. Per loro ha previsto infatti nuovi obblighi. Dovranno redigere un rapporto quadrimestrale, contenente le principali modifiche avvenute al sistema di conservazione e gli interventi di manutenzione. Una seconda parte del rapporto dovrà avere dati di monitoraggio sui sistemi e sui volumi di conservazione realizzati; ma anche l’elenco dei contratti di conservazione attivi (divisi tra PA e privati), il numero dei documenti conservati, il loro peso in GB, il numero dei malfunzionamenti e i tempi medi di risoluzione. Agid avvierà anche ispezioni per verificare che l’azienda ha ancora tutte le caratteristiche organizzative, procedurali e tecnico-informatiche dichiarate in fase di accreditamento.
Già nella prima riunione del Forum sono stati chiariti alcuni punti, finora dibattuti. Per esempio sul ruolo del Responsabile della conservazione. «La sua nomina, obbligatoria per la PA, è stata ritenuta indispensabile da Agid anche per i privati. È stato escluso categoricamente che il ruolo di Responsabile interno della conservazione di un ente possa essere affidato al Responsabile del servizio di conservazione interno al fornitore del servizio (cioè il conservatore)», spiega Lisi.
Ad Agid sono stati chiesti chiarimenti anche su quali sono i soggetti obbligati a rivolgersi a conservatori accreditati nel caso in cui vogliano affidare all’esterno il servizio di conservazione. Agid ha chiarito che è possibile riferirsi allo stesso elenco contenuto nell’Indice PA (IPA) ovvero all’elenco dei soggetti già sottoposti all’obbligo di ricevere la FatturaPA. Insomma, l’Agenzia vuole portare a maturità la conservazione dei documenti informatici nelle pubbliche amministrazioni. Aspetto che finora non è stato gestito con la giusta serietà. E la PA non può più permetterselo, dopo gli ultimi obblighi scattati in fatto di fatturazione elettronica. Sarà una missione comunque complicata ed è per questo che Agid ha scelto di avvalersi della collaborazione degli attori del mercato.
Le pubbliche amministrazioni potranno così dare il buon esempio anche ai privati. Creare un circolo virtuoso che diffonda le buone pratiche del digitale in Italia, dalla pubblica amministrazione alle imprese, ai cittadini. É la filosofia alla base di tante misure previste – fattura elettronica compresa. É anche un progetto Paese di ampio respiro, che passa da tanti piccoli o grandi interventi correttivi: affinché il digitale non sia solo utilizzato ma anche utilizzato bene (solo così potrà dare benefici di sistema). Un principio valido anche per la conservazione dei documenti e adesso Agid l’ha riconosciuto in modo incontrovertibile.
