Se è vero che realizzare una presentazione aziendale efficace da remoto non è certamente una novità, è altrettanto vero che con i blocchi causati dalla pandemia e le regole di distanziamento sociale fare uso di presentazioni aziendali online è diventato quasi una routine. E questo vale per le persone che lavorano sia in aziende che operano su specifici mercati sia quelle che operano in organizzazioni non commerciali ma che hanno comunque l’esigenza di condividere contenuti, come strategie, ricerche, aggiornamenti. Se tuttavia fare una presentazione professionale in grado di coinvolgere il pubblico è già difficile in presenza, da remoto l’impresa può sembrare addirittura impossibile, ma non lo è.
I vantaggi di organizzare una presentazione aziendale online
Prima di vedere alcuni semplici consigli per realizzare una presentazione aziendale da remoto efficace, dirigendoci verso un new normal post pandemia, vale la pena qui ricordare quali sono i principali vantaggi di fare una presentazione online invece che in presenza.
Il primo grande vantaggio sia per chi organizza la presentazione aziendale sia per chi vi assiste è sicuramente il risparmio di tempo. Attraverso la modalità virtuale, infatti, si potrà essere presenti con un semplice click collegandosi dal proprio device, che sia uno smartphone o un pc, ovunque ci si trovi senza effettuare alcun spostamento, breve o finanche intercontinentale.
Gli spostamenti, così come l’organizzazione dell’evento, che coinvolga due o più persone, comporta costi che possono arrivare a essere davvero esosi per i budget delle aziende. Organizzando una presentazione aziendale da remoto è abbastanza intuitivo come i costi vengano totalmente abbattuti.
Oltre a essere facili da realizzare, le presentazioni aziendali online, grazie agli strumenti oggi disponibili per la partecipazione, consentono un livello di interattività maggiore e molto più facile da gestire. Sondaggi, domande, condivisione di materiale, tutto può essere svolto in tempo reale senza interrompere il flusso della presentazione.
Consigli pratici per presentazioni aziendali online di successo
Veniamo dunque ad alcuni semplici consigli pratici che possono però determinare il successo o meno di una presentazione aziendale da remoto.
1. Avere gli strumenti giusti, con le caratteristiche adeguate
Di base ciò che serve per organizzare una presentazione online è un pc dotato di microfono e telecamera e una buona connessione internet. Per quanto riguarda il primo punto, oggi quasi tutti i laptop in commercio sono forniti di microfono e telecamera integrati di qualità tali da poter consentire una buona resa audio/video. Tuttavia, per quanto riguarda il microfono è bene eliminare i rumori di sottofondo che potrebbero interferire con l’ascolto anche utilizzando dei tool specifici per questa funzione (es.: Audacity). Per quanto riguarda l’uso della videocamera è bene seguire questi suggerimenti: preferire possibilmente la luce naturale posizionandosi frontalmente in modo da evitare riflessi fastidiosi; puntare la videocamera all’altezza degli occhi, magari collocando il laptop su qualche libro, e guardare dritto ad essa (non la propria immagine sul video) in modo che si dia la sensazione di guardare direttamente il pubblico. L’aspetto invece più critico resta la connessione. Soprattutto se la presentazione viene realizzata da casa, bisogna verificare con cura che non ci siano altri device contemporaneamente connessi che possono “rubare” rete e creare problemi nella risoluzione audio, che potrebbe diventare “robotico”, e nel video, che potrebbe spesso bloccarsi.
2. Usare una buona grafica
Questo vale soprattutto quando ci si deve interfacciare con un interlocutore esterno, ma in realtà anche se si parla “in casa”. Le grafiche fai da te, a meno che non si sia dei creativi digitali esperti, sarebbe meglio lasciarle da parte. Tuttavia se non c’è né tempo né budget per rivolgersi a un designer specializzato, bisogna ricordare di usare un layout e un design di presentazione pulito e coerente con l’organizzazione che si rappresenta; diversificare il layout delle diapositive giocando tra testo, video, immagini, elenchi puntati, grafici, citazioni e altro; non creare slide troppo cariche di contenuto tali da diventare illeggibili e determinare un calo di attenzione della platea virtuale; eliminare dunque i dettagli per concentrarsi sui concetti chiave.
3. Coinvolgere il pubblico
Coinvolgere una platea virtuale può essere abbastanza faticoso, per creare fiducia e instaurare rapporti la tecnologia viene però in aiuto offrendo la possibilità di organizzare sondaggi e chat in tempo reale dando modo così ai partecipanti di prendere parte attivamente alla presentazione. Chiedere alle persone di condividere il proprio feedback dopo una sezione della presentazione è una buona pratica mutuata dall’ambiente reale a quello virtuale. Per mantenere viva l’attenzione degli interlocutori potrebbe anche essere utile leggere “I nove punti chiave da seguire per tenere alta l’attenzione degli ascoltatori di una platea, secondo il modello Lean Marketing Canvas“.
4. Creare una Call To Action
Una presentazione aziendale da remoto consente di creare svariate tipologie di Call To Action (CTA) utili a consolidare e prolungare il contatto nel tempo, per esempio: la possibilità di scaricare una guida gratuita o un ebook; un sondaggio al termine del quale ricevere un benefit; l’invito ad iscriversi alla community o a seguire i canali social del marchio.
5. Disattivare le notifiche
In ultimo, per evitare di disturbare lo svolgimento della presentazione aziendale, e a volte anche figure imbarazzanti, ricordarsi sempre di disabilitare tutte le notifiche sul proprio monitor.
