Adottare rapidamente nuove modalità operative: è questa la sfida che ha dovuto affrontare Gastaldi International per far fronte alla necessità di passare dal lavoro in presenza al lavoro da remoto.
“Alla base di tutte le nostre attività – racconta William Fielding, Managing Director di Gastaldi International – ci sono le informazioni che vengono raccolte sul campo e che vanno poi trattate e gestite. Le tecnologie sono ovviamente fondamentali sia nella fase di gestione che in quella successiva di analisi e di statistica. Per riuscire a rispondere rapidamente ai clienti e a fronteggiare nuovi contesti che si presentano, non è possibile prescindere dall’innovazione IT. Quando è iniziata la pandemia sono nate esigenze legate al remote working e abbiamo dovuto definire in tempi brevi nuovi flussi di lavoro”.
In particolare, l’azienda – che fa parte del Gruppo Gastaldi e che fornisce servizi e consulenza in ambito gestione sinistri alle compagnie di assicurazioni e di riassicurazioni specializzate nel ramo trasporti e corpi navali – aveva la necessità di trovare un software di gestione documentale più avanzato di quello già in uso, in grado di consentire un regolare flusso di lavoro. Come ha sottolineato William Fielding, l’azienda era, infatti, insoddisfatta del suo sistema documentale e “la situazione di emergenza ha funto da catalizzatore per il cambiamento”. Confrontandosi con Ricoh, che era già fornitore di Gastaldi per i sistemi di stampa, l’azienda ha deciso di adottare la piattaforma DocuWare che si è poi rivelata la scelta giusta anche grazie al fatto di essere basata sul cloud.
Gastaldi International e le potenzialità di una piattaforma per la gestione documentale in Cloud
DocuWare ha consentito all’azienda una gestione completa dei processi documentali, dei workflow e dell’archiviazione, ponendosi come un repository di tutte le informazioni sui cui si basa il business di Gastaldi International: si integra infatti direttamente con il database utilizzato per i sinistri. Svariati sono i vantaggi riscontrati dall’azienda: più efficienza dei processi; possibilità di creare flussi di lavoro, workflow e profilazioni che velocizzano l’accesso, la gestione e l’approvazione dei documenti all’interno dell’azienda; migliore collaborazione tra i vari reparti; riduzione dei volumi cartacei; sicurezza delle informazioni e compliance normativa; riduzione dei carichi di lavoro per il reparto IT.
“Nessuno ha nostalgia del passato e del vecchio modo di fare le cose”, conclude William Fielding. “Infatti, tutti hanno capito che, grazie a questa soluzione, possono risparmiare tempo e gestire le attività in modo più rapido ed efficiente. Credo che presto saranno gli stessi utenti a suggerire nuovi possibili workflow da implementare all’interno della soluzione”.
