3A Latte Arborea – cooperativa sarda che opera nel settore lattiero-caseario – ha digitalizzato i workflow autorizzativi per le Richieste di Acquisto (RDA) e adottato una soluzione di gestione elettronica documentale e conservazione sostitutiva.
Per la cooperativa – che oggi si avvale della collaborazione di 255 soci, tra produttori e proprietari di aziende agricole, e che distribuisce ogni giorno circa 550.000 litri di latte – era importante da un lato migliorare la gestione degli iter approvativi legati al processo di acquisto e pagamento, e dall’altro ridurre le criticità legata alla riconciliazione tra le fatture e gli altri documenti del ciclo dell’ordine.
Il progetto, dopo una fase iniziale di test, è diventato operativo a tutti gli effetti nel corso del 2013. Oggi, quindi, il processo interno prevede che previa approvazione dal responsabile di reparto, la RDA in formato PDF passi al vaglio dell’ufficio acquisti. Se si tratta di una RDA destinata a un nuovo fornitore (non certificato) o per uno specifico acquisto mai effettuato in precedenza, vengono attivati due ulteriori livelli di approvazione: da parte del responsabile che ha autorizzato la RDA e da parte del responsabile di stabilimento (o del Direttore Generale). In caso affermativo, viene generato l’Ordine di Acquisto, che è inviato automaticamente al fornitore (tipicamente via fax o via mail).
Per la riconciliazione al momento dell’entrata merci a magazzino, si confrontano con la RDA e l’Ordine presente a sistema i Documenti di Trasporto (DDT) corrispondenti a ciascun ordine, ricevuti in formato PDF. Lo stesso avviene per le Fatture Passive. In questo modo, con la logica del “faldone virtuale” è possibile effettuare una riconciliazione “quasi automatica”.
Questo sistema di gestione dei workflow consente, inoltre, di monitorare il tempo di pagamento delle Fatture Passive: se, per esempio, sono trascorsi 50 giorni (sui 70 previsti a contratto), senza che una fattura sia stata approvata, il sistema genera in automatico una mail di sollecito destinata all’approvatore. Le fatture approvate, invece, vengono poi inviate, insieme a tutta la documentazione di contesto, all’ufficio amministrativo che provvede al pagamento.
Ogni documento generato lungo l’iter viene archiviato in un sistema di gestione elettronica documentale e portato in conservazione sostitutiva; inoltre, a ogni passaggio, ciascun approvatore appone la propria firma elettronica su ciascun documento.
Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul sito osservatori.net
