L’11 febbraio entrano in vigore le Regole tecniche per il documento informatico, pubblicate l’11 gennaio in Gazzetta Ufficiale, e le amministrazioni pubbliche hanno 18 mesi di tempo per adeguarsi.
Si colma così una lacuna normativa e si mette al posto giusto un tassello all’interno del grande piano con cui lo Stato sta mirando a eliminare la carta dalle Pa, già nel 2015. L’importanza delle nuove regole va compresa insomma nel contesto in cui arrivano.
Un arrivo tardivo, per altro: sono un Dcpm pronto in bozza dal 2011 e previsto già da un decreto del 2005. Il titolo descrittivo è infatti “regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005″.
Ci sono voluti dieci anni ma adesso il Governo, per mano dell’Agenzia per l’Italia Digitale, ha deciso di avviare la resa dei conti con la carta. Una volta per tutte.
Cosa stabiliscono le regole
In particolare, le regole trattano della formazione dei documenti, del trasferimento dei documenti al sistema di conservazione e della sicurezza dei sistemi informatici. Il documento informatico può dirsi immodificabile “se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione”.
Le regole dicono poi quali sono le operazioni necessarie per garantire i requisiti di integrità e di immodificabilità, a seconda delle diverse modalità attraverso cui è stato formato il relativo documento (art. 3). Per esempio, se si usano software per fare il documento, bisogna sottoscriverlo con “firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata, dalla validazione temporale e dalla trasmissione del documento a soggetti terzi avvalendosi della posta elettronica certificata con la ricevuta completa”.
Opinioni positive
Gli addetti ai lavori hanno accolto generalmente con favore questa novità. «Ora è chiaro a tutti che il documento informatico non è solo un .pdf o l’immagine digitale di un documento cartaceo acquisita con lo scanner, anche i flussi informativi giuridicamente rilevanti, qualora opportunamente resi statici e immodificabili», ha commentato Andrea Lisi, Presidente di Anorc (Associazione nazionale operatori e responsabili della conservazione).
Già dal 2011 molte amministrazioni si sono sforzate di gestire i documenti informatici con le regole presenti nella bozza di decreto; poiché queste non erano definitive, però, sono state inevitabili alcune divergenze e una limitata uniformità di adozione. Le regole tecniche segnano insomma la fine della fase di incertezza e difformità.
Per Anorc, si entra in una fase in cui per lo Stato i documenti sono definiti giuridicamente rilevanti a condizione che siano garantiti da adeguati sistemi di conservazione digitale. È una svolta di paradigma: adesso è il digitale, con le sue regole, a dettare la validità giuridica di un documento.
Beninteso, questo è per ora un principio scritto nella norma. Si apre la fase della sua attuazione piena, perché diventi realtà in tutte le pubbliche amministrazioni. «Mi sembra una strada ormai inevitabile, quella intrapresa tra fine 2014 e inizi 2015: entro quest’anno sparirà la carta dalle amministrazioni», prevede Ernesto Belisario, avvocato tra i massimi esperti del settore. «Quei 18 mesi, per le regole tecniche, indicano solo il termine massimo di adozione. In realtà penso che il target per lo switch off è già quest’anno», dice alla nostra testata.
«Il motivo è che le regole vanno contestualizzate: attuano il Cad, che già fissa obblighi per il digitale contro la carta. L’articolo 40 già chiede alle amministrazione di fare gli atti solo con strumenti informatici. E in questo contesto ci sono anche altre cose: l’obbligo a pagare solo fatture elettroniche e che dal 31 marzo vale anche per gli enti locali. Il Dcpm di dicembre 2013, pubblicato il 12 marzo 2014, che obbliga a rivedere il protocollo informatico entro ottobre 2015. Per non parlare del piano di informatizzazione dei servizi da pubblicare entro febbraio, sul quale l’Agenzia ha compiti ispettivi e anche sanzionatori».
«Insomma ci siamo: tutto marcia nella direzione giusta per avere una Pa davvero digitale», aggiunge Belisario.
