Al giorno d’oggi sarebbe difficile trovare un telespettatore che sosterrebbe che guardare uno show in definizione standard è meglio che in alta definizione. Allo stesso modo sarebbe difficile scoprire che un executive che si occupa di procurement sia convinto che un processo manuale di approvvigionamento (basato ad esempio su Excel, Word, o email) sia meglio di uno basato sull’e-sourcing.
Secondo un recente post di Jeff Gilkerson, manager presso The Hackett Group, è quasi universalmente accettato che l’e-sourcing sia più efficiente, migliori la qualità e la standardizzazione dei processi di approvvigionamento, e generi in generale migliori performance.
Eppure l’utilizzo e l’adozione di questa gamma di strumenti è ancora in ritardo. Da un lato è certamente un dato positivo che oggi circa il 70 per cento delle grandi organizzazioni si sia dotato già di questi strumenti. Ma dall’altro nasce spontanea la domanda: «Perché il restante 30 per cento delle organizzazioni non ha strumenti di e-sourcing quando i benefici sono ampiamente noti e accettati, la tecnologia è stata testata per decenni, e i software possono essere ottenuti con un investimento relativamente basso?».
E il quadro diventa ancora peggiore se si guarda all’effettiva adozione e utilizzo dell’e-sourcing in quel 70 per cento di organizzazioni che già li hanno. Molte di queste organizzazioni hanno introdotto internamente questi strumenti, nel senso che sono stati acquistati e che sono pronti per essere utilizzati. Ciò purtroppo però non significa che siano integrati nel processo di approvvigionamento, che il personale sia adeguatamente addestrato, o che gli strumenti siano utilizzati regolarmente e sistematicamente per i progetti di ricerca e per le analisi. In pratica gli strumenti non esprimono pienamente il loro potenziale in termini di utilizzo e di benefici che ne potrebbero derivare. La maggior parte dei fornitori degli strumenti di e-sourcing insistono sul fatto che sono facili e veloci da implementare. Tuttavia, la realizzazione di un progetto di questo tipo non si ferma al mero risultato di far sì che la tecnologia funzioni.
La paura del cambiamento è l’ostacolo principale
I fattori che ne limitano l’adozione vanno oltre lo strumento tecnologico tout court, e fanno capo a una serie di questioni organizzative, legate anche al personale:
Il cambiamento è difficile: «Se ci si vuole fare dei nemici basta provare a cambiare qualcosa», ha detto una volta il presidente degli USA Woodrow Wilson. Anche se si sa che è per il meglio, il cambiamento è difficile. Passare da un processo di sourcing manuale a un processo di e-sourcing sicuramente richiede un cambiamento di approccio da parte degli utenti.
Il cambiamento è necessario: come tutti i cambiamenti, anche il passaggio a uno strumento di e-sourcing richiede impegno e lavoro. Gli utenti devono imparare a fare le cose che hanno fatto per anni in modo diverso, e spiegare ai riporti diretti, ai fornitori e agli interlocutori con cui hanno a che fare quotidianamente il perché stiano modificando il processo a cui sono abituati. Inoltre, molte delle cose che rendono gli strumenti di e-sourcing efficienti (ad esempio i modelli e gli auto-scoring) devono essere costruite o configurate. Questo lavoro deve essere fatto in anticipo prima che gli utenti inizino a rendersi conto dei vantaggi che gli strumenti di e-sourcing forniscono. Non si tratta solo di acquisire la tecnologia, si tratta di una vera e propria integrazione di essa nel processo, e questo richiede un lavoro e il cambiamento.
Il processo non è standardizzato: gli strumenti di e-sourcing forniscono una grande risorsa per migliorare la coerenza nell’intero processo di approvvigionamento. Tuttavia, per raggiungere l’obiettivo è necessario avere di base un processo di acquisto consolidato e seguito da tutta l’organizzazione. Questo elemento potrebbe stupire ma in realtà molte aziende non hanno un processo di approvvigionamento standard, e anche nelle organizzazioni in cui è presente uno standard scritto, capita spesso che nella quotidianità non sia seguito in modo coerente.
L’e-sourcing offre una maggiore visibilità: uno strumento e un programma robusti di e-sourcing offrono al management una maggiore visibilità sullo stato, il progresso, e i risultati dei processi di approvvigionamento. Se da un lato questo aspetto viene visto molto positivamente dal management, dall’altro per coloro che utilizzano direttamente gli strumenti potrebbe non essere altrettanto.
e-sourcing, istruzioni per l’uso
Per risolvere queste criticità, gli executive che si occupano del procurement dovrebbero perseguire i seguenti obiettivi:
Standardizzare il processo di approvvigionamento: assicurarsi che ci sia solo un processo di sourcing per l’organizzazione e che sia seguito regolarmente e in tutta l’organizzazione. La progettazione di un progetto di e-sourcing basato su un processo incoerente porterà inevitabilmente a confusione e alla sua adozione parziale.
Garantire un’adeguata formazione: anche se gli strumenti di e-sourcing sono diventati molto più facili da usare, per la maggior parte degli utenti comportano comunque un cambiamento. Una formazione completa dovrebbe comprendere:
- Funzionalità di base: innanzitutto bisogna capire “come” utilizzare lo strumento. In genere questo aspetto è curato con la formazione in aula (di persona o in videoconferenza) e si concentra su come utilizzare tecnicamente lo strumento.
- Best Practices: sempre in aula sono raccontati i casi di successo e le best practice in ambito e-sourcing.
- Hands on: L’ultimo pezzo della formazione dovrebbe essere un vero e proprio testing, con dei progetti pilota.
Sviluppare una documentazione completa: una documentazione ampia farà in modo che quando gli utenti avranno domande dopo la formazione iniziale e la fase pilota potranno trovare facilmente le risposte e completare i loro progetti. La documentazione deve essere ampiamente disponibile e concentrarsi sia sugli aspetti funzionali – ad esempio “come utilizzare lo strumento”-, sia sui processi di business.
Monitorare i risultati: Per garantire il successo di un progetto di e-sourcing, è necessario tenerlo monitorato, approntare un reporting dei risultati (ad esempio in termini di risparmio) e aggiornare la funzione procurement in merito al livello di utilizzo e all’adozione dello strumento.
