Dussmann Service Italia fa parte di Dussmann Group, società internazionale di servizi che conta 61.000 dipendenti in 20 Paesi. Da oltre 40 anni la società è specialista nell’erogazione di servizi integrati di pulizia e sanificazione, ristorazione e facility management per la sanità, le scuole, l’industria e le forze armate. In Italia Dussmann Service ha sede centrale in provincia di Bergamo, conta 13.000 dipendenti, 5 filiali e un fatturato 2013 che ha superato i 320 milioni di euro.
Gli enti pubblici costituiscono per la società la stragrande maggioranza dei clienti. Nel 2014 scatta quindi una sfida molto importante, la fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti della PA, e il 6 giugno è stata la prima impegnativa scadenza per le fatture elettroniche emesse alla PA centrale. Per gestire il nuovo processo viene impiegato il sistema documentale TopMedia, già presente in azienda per la gestione elettronica dei cicli attivo e passivo e dei documenti del personale e utilizzato in particolare con successo per la creazione, spedizione e controllo delle fatture clienti (circa 28.000 all’anno).
«Top Consult era già pronta in anticipo per la fatturazione elettronica – afferma Pietro Sola, Responsabile dei Progetti Documentali nei Sistemi Informativi Dussmann Service – mediante un’apposita soluzione semplice e completa che acquisisce le fatture XML create dal sistema gestionale e usa il modulo FEPA Distiller per la gestione delle risposte del Sistema di Interscambio–SDI. Dopo aver reso il sistema gestionale capace di generare le fatture nel formato XML richiesto dalle normative PA, siamo potuti partire in modo semplice e veloce: il sistema documentale integrato con il gestionale funziona regolarmente, segue le normative ed è ormai pienamente rodato. Rispettata senza problemi la prima scadenza di legge, ora possiamo affrontare con fiducia la seconda fase del progetto, quella della fatturazione elettronica obbligatoria verso la PA locale, in scadenza nel marzo 2015».
Con la soluzione Top Consult per la fatturazione elettronica PA, le fatture create in XML dal gestionale vengono archiviate in TopMedia, mediante processi automatici sono firmate digitalmente e inviate via PEC mediante il modulo QMail Sender. FEPA Distiller rende intellegibile il percorso della fattura all’interno di SDI e consente di consultare mediante tutti i client TopMedia le risposte e i dati di correttezza ottenuti da SDI, mettendoli a disposizione della contabilità aziendale. Fatture elettroniche e PEC scambiate sono poi poste in conservazione digitale a norma, come richiesto dalle normative per i documenti informatici. La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è stata affidata in outsourcing a Top Consult: i documenti firmati in Dussmann vengono spediti alla server farm di Top Consult, che provvede a conservarli in modo sostitutivo, a seguire i cambiamenti delle normative, a perseguire la certezza del dato e a preservarla nel tempo.
In Dussmann Service Italia sono complessivamente archiviati nel sistema documentale e disponibili in linea oltre 2 milioni di documenti amministrativi e del personale. Quest’ultimo è un fattore critico per la dimensione della forza lavoro e un’attività basata su molti contratti di appalto e team di lavoro distaccati presso i clienti: le due applicazioni principali nel campo del personale sono il Libro Unico del Lavoro (LUL) e il Fascicolo Elettronico del Dipendente. Archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva hanno introdotto in azienda consistenti dosi di efficienza nei processi di gestione, che diventano più veloci e controllati, e hanno eliminato gli spazi e i costi dello stoccaggio della carta.
«In campo amministrativo – aggiunge Oscar Pappalardo, Responsabile Amministrativo di Dussmann Service – nel 2015 verrà effettuata anche la conservazione digitale a norma di tutti i registri, i libri contabili, il libro giornale: è una vera montagna di carta destinata così a sparire. Ormai in azienda la gestione documentale ha assunto un ruolo chiave, sottolineato ancor più dall’avvio della fatturazione elettronica, nella gestione di tutti i processi amministrativi: la carta, a cui eravamo abituati negli anni scorsi, sta lasciando il passo a una realtà molto diversa, più efficiente e produttiva».
