TopMedia Social NED per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale, la piattaforma di nuova generazione progettata da Top Consult con criteri “rivoluzionari”, è ora in fase di installazione presso i primi clienti in Italia e in Europa. Il nuovo sistema, che realizza il Social Business, ha cambiato radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti: uno dei suoi punti di forza più innovativi è il Groupware, cioè le soluzioni collaborative per i gruppi di lavoro.
Queste soluzioni creano un social network aziendale, sicuro e protetto, facilmente accessibile da tutti i client, centrato sulla collaborazione e la condivisione fra persone eterogenee di settori diversi, interni e anche esterni all’azienda. I vari utenti operano all’interno di un ambiente comune, dove possono contribuire alla stesura di un documento, condividere file, esprimere nella bacheca pareri e valutazioni, e dove sono “tracciati” le diverse operazioni e i vari commenti di tutti i partecipanti al gruppo.
Le nuove funzionalità di Groupware consentono di eliminare dalle caselle e-mail tutti i messaggi con file allegati e quelli contenenti link inviati agli utenti per farli interagire con i workflow aziendali. Svincolano inoltre l’operatività degli utenti dalle rigide regole imposte dalla gestione documentale e trasformano l’attuale comunicazione via e-mail legata ai processi aziendali e ai documenti in un insieme di notifiche semplici, immediate e meno invasive.
Oggi la collaborazione è la sfida principale di tutte le aziende. Bisogna integrare l’organizzazione tradizionale, che rimane necessaria per definire responsabilità, obiettivi e piani, con le nuove forme organizzative della rete collaborativa emergente, indispensabili quando si richiedono azioni non previste dai processi, dai ruoli o dalle mansioni definite. C’è un crescente interesse ad usare le tecnologie social al proprio interno, per connettere le persone più efficacemente, risolvere i problemi in modo collaborativo, mettere meglio a frutto l’”intelligenza” e l’energia collettive, favorire le nuove idee e i cambiamenti organizzativi.
I vantaggi concreti del nuovo modo di lavorare sono stati calcolati nel white paper Top Consult-ICT4Executive “Dalla Gestione Documentale al Social Business”: l’eliminazione delle e-mail con tecnologie social aumenta ad esempio la produttività degli utenti del 20-25% e questa a sua volta aumenta il fatturato aziendale anche del 2%.
