Sembra un paradosso che sia proprio il digitale a gestire la carta, eppure è così. I moderni dispositivi di stampa sono concepiti per essere connessi tra loro e collegabili a un software che ne monitora l’effettivo utilizzo e consumo. Questa infrastruttura integrata consente di fare un passo avanti e di entrare nel paradigma di “servitizzazione”, in cui la macchina viene trattata come un servizio di cui si paga solo l’effettivo consumo (“on demand”). La proprietà e la gestione della macchina restano in capo al fornitore esterno, che al cliente fornisce installazione, monitoraggio dell’uso e consumo in automatico, assistenza e manutenzione in regime di “Managed Print Services”, ovvero di servizi di stampa gestita.
Flussi documentali gestiti con il digitale: con i dati alla mano si riducono inefficienze e consumi
Una efficace strategia di digitalizzazione non comporta solo la dematerializzazione dei documenti, ma anche la gestione dei flussi documentali di stampa e il monitoraggio della relativa infrastruttura. Con la digitalizzazione e l’integrazione delle macchine si può infatti intervenire sulle inefficienze dei flussi stessi, con risparmi dei consumi tra il 25 e il 40%, grazie alla raccolta e all’analisi dei dati che arrivano dai sistemi di stampa. Le inefficienze possono riguardare un parco macchine squilibrato rispetto al reale fabbisogno degli utenti, un uso smodato del colore, uno scarso utilizzo del foglio fronte-retro o una cattiva gestione della scorta di consumabili. Adesso grazie alla tecnologia però è possibile tenere monitorati una serie di parametri di funzionamento delle macchine in modo da garantire costi certi e prevedibili in ogni azienda: è questo il caso del servizio di stampa gestita Pagine+ di Brother.
Risparmi sulla stampa: il servizio di Brother
Una delle caratteristiche dei servizi di stampa gestita è il tracciamento dei comportamenti degli utenti che accedono ai dispositivi dai pc con i loro identificativi. Questo sistema permette infatti di confrontare l’uso più o meno produttivo in base a determinati standard e alla profilazione specifica per mansione ed esigenze effettive, e anche di personalizzare le quote massime di stampe consentite per utente. Grazie al software SecurePro, l’offerta di Brother permette di diminuire gli sprechi attraverso una gestione corretta dei consumi. L’applicazione Pull Printing, per esempio, consente l’invio di stampa solo se si è in prossimità del dispositivo, con l’inserimento della password o utilizzando la card NFC, in modo da azzerare i casi di stampe dimenticate nel cassettino della stampante, con vantaggi non solo di privacy ma anche di riduzione degli sprechi. Inoltre, la distribuzione bilanciata del parco macchine in base all’effettiva domanda degli uffici – il cosiddetto Balanced Deployment – riduce ulteriormente i costi di gestione rispetto a sistemi di stampa centralizzati che, per rispondere alle esigenze complessive di tutte le divisioni, in genere sono sovradimensionati. Va detto che, in questo periodo di emergenza sanitaria, la distribuzione del parco macchine in base agli effettivi bisogni per reparto è anche funzionale al distanziamento sociale.
Risparmi su manutenzione e fermi macchina
Grazie alla centralizzazione della gestione delle stampanti aziendali, il loro funzionamento è monitorato in tempo reale e l’assistenza riceve avvisi sul rischio di anomalie che, se non affrontate per tempo, possono portare a errori di stampa o a fermi macchine. Si è calcolato che una su due le chiamate all’ufficio IT riguardano problemi sulle stampanti. Con i servizi di stampa gestita, invece, non solo si possono prevenire errori di stampa senza interrompere all’improvviso le operazioni per fermi macchina e impattare sulla produttività dei dipendenti, ma la manutenzione stessa è a carico del fornitore, alleggerendo così l’ufficio IT da queste incombenze tecniche. Quando poi i problemi sono di ordine elettronico, l’assistenza esterna può intervenire in tempo reale da remoto, senza bisogno di far muovere i propri tecnici, con un risparmio di costi per il cliente stesso. Anche gli aggiornamenti di sistema sono automatici ed è garantita la massima sicurezza rispetto a possibili attacchi informatici. In sostanza con Pagine+, il servizio di stampa gestita di Brother, si paga un canone che comprende l’installazione dei dispositivi multifunzione di stampa, fotocopiatrice e scanner con archiviazione digitale; il rifornimento automatico dei consumabili senza problemi di scorta; l’assistenza tecnica e un numero stimato di copie in base ai carichi medi mensili dei diversi uffici. Alla fine si paga solo in base al reale utilizzo e si riduce fin da subito il TCO (Total Cost of Ownership) in termini di costo per pagina prodotta, con un controllo completo del parco stampanti.
