«Al nostro interno il software ERP lo chiamiamo “sistema di comunicazione”, perché questa è la sua principale prerogativa: da una parte costituisce un “linguaggio comune” con lo stabilimento che abbiamo in Cina, un Paese lontano 10mila chilometri dalla nostra sede e profondamente diverso per lingua, cultura e modo di lavorare; e dall’altra in un’azienda di ingegneria come la nostra è fondamentale digitalizzare le informazioni di prodotto e le conoscenze tecniche e per avere processi più efficienti e veloci, e per non dipendere dalle singole persone».
Così Gianpiero Grisetti, Direttore Organizzazione e IT di Parcol, sintetizza i benefici del sistema ERP che l’azienda ha iniziato a utilizzare nell’aprile 2010, al culmine di una profonda trasformazione strategica. Fondata esattamente 60 anni fa a Canegrate (Milano), dove ha tuttora il quartier generale, Parcol è una classica piccola-media impresa manifatturiera italiana, che con 30 milioni di fatturato e poco meno di 300 dipendenti (di cui 90 in Cina, ma c’è anche una filiale commerciale in Svizzera), è tra i leader mondiali nella progettazione e produzione di valvole di regolazione, prodotti di sofisticata tecnologia che servono a dosare il flusso dei fluidi in grandi impianti civili (produzione di energia, oil & gas, ecc.).
Il 2006 è stato l’anno cruciale per l’azienda: la proprietà è passata dagli eredi dei due fondatori al management, ed è iniziata l’internazionalizzazione, con le prime attività d’approvvigionamento e vendita in Cina, che nel tempo hanno portato Parcol a costruire nel Paese asiatico uno stabilimento (inaugurato nell’ottobre 2010 a Yixing) e ad aprire filiali commerciali a Pechino e Shanghai. «La Cina è una grandissima opportunità perché stanno sorgendo aree industriali in tutto il Paese, e sono tantissimi gli impianti in costruzione che sono potenziali utilizzatori di prodotti come i nostri – ci spiega Grisetti -. Abbiamo progettato delle valvole ad hoc per essere competitivi in quel mercato, ma condurre un’attività produttiva là comporta grandi problemi legati alla lingua e all’alto turnover, e questa è stata una delle motivazioni principali che ci hanno portato ad adottare un sistema ERP».
«Il modulo di gestione delle commesse è vitale»
La software selection è iniziata nell’aprile 2009 e si è conclusa prima dell’estate, poi a settembre è iniziata la conversione dei dati e la digitalizzazione dei documenti, a gennaio è partita con la parte finance, e in aprile 2010 è andato “live” l’intero sistema. «Ci abbiamo messo davvero poco, considerando la necessità delle traduzioni in cinese, le personalizzazioni e il gran lavoro per digitalizzare la documentazione storica di prodotto, con progetti e informazioni che risalivano fino al 1956 – precisa Grisetti –. Come tecnologia ERP, abbiamo adottato Dynamics Nav di Microsoft, soprattutto per la completezza e flessibilità delle funzioni di gestione delle commesse del modulo Engineering».
Grandissima parte dell’attività di Parcol infatti si basa su prodotti speciali: una commessa dura 6-10 mesi. «Si parte da zero, da un’esigenza del cliente che attraverso un lavoro di ricerca, progettazione, ingegnerizzazione e produzione si concretizza in valvole che prima non esistevano: in uno scenario così complesso la gestione della commessa, e in particolare del conto lavoro e dei terzisti, è vitale». L’obiettivo era di passare in pochi mesi da un’azienda completamente gestita su carta a una “senza carta”, digitalizzando nel sistema ERP processi e documenti.
Tutto è partito da una profonda analisi di tutto il ciclo dall’acquisizione dell’ordine alla manutenzione. «Il messaggio che arriva dal mercato è che dobbiamo ridurre i tempi della commessa, per cui siamo intervenuti in vari punti per snellire i processi: in produzione per esempio abbiamo adottato i principi del Lean Manufacturing, e l’ERP è stato personalizzato con molte integrazioni con i sistemi di office, CAD, PDM». Molte informazioni, compresi disegni e manuali di prodotto, in precedenza gestite su carta, ora sono disponibili nell’ERP in qualsiasi punto del processo in cui servano, dalla definizione di un’offerta commerciale all’assistenza post-vendita.
«Inoltre è importante gestire la commessa dando scadenze settimanali a tutta l’azienda, in modo da avere tutti lo stesso ritmo, e in questo l’ERP ci aiuta con strumenti che permettono di prevedere le attività ufficio per ufficio: ci siamo inventati delle “Job Structure”, elenchi di macroattività comuni per tutti i nostri prodotti, dall’acquisto dei materiali alla progettazione, produzione e consegna, definendo per ciascuna modalità e tempi di svolgimento».
Video e immagini per supportare le procedure
Questa “standardizzazione” di procedure e documenti entro l’ERP, continua Grisetti, è stata fondamentale per rendere omogenea la produzione in Cina con quella in Italia. «In queste situazioni un sistema informativo che “comunica” il modo di operare dell’azienda è decisivo: grazie all’ERP il nostro direttore di produzione qui ha un’idea precisa di costi e tempi di lavorazione di una commessa portata avanti a Yixing». Per la Cina sono state ovviamente necessarie piccole personalizzazioni, «per esempio la configurazione dei prodotti è supportata da una procedura basata su un piccolo sistema che “autoapprende”, e che se la frase è già nel database la traduce direttamente in cinese, mentre se non c’è si blocca e richiede la traduzione. In questo modo nel tempo si crea un glossario interno aziendale, con qualche centinaio di parole e frasi, quelle essenziali per la nostra attività».
Tutte le procedure sono supportate dove è possibile da informazioni “universali” come video e immagini. «Un’altra piccola personalizzazione, sempre nell’ottica di far arrivare l’informazione giusta al posto e momento giusto, riguarda le fotocamere. A volte le nostre valvole rimangono nei magazzini dei clienti per mesi prima di essere montate nei loro impianti, e più volte abbiamo ricevuto contestazioni di difetti su pezzi che nei nostri collaudi risultavano perfettamente funzionanti. Quindi ci siamo imposti di fotografare ogni componente prima del montaggio della valvola. Abbiamo montato delle fotocamere wifi su supporti fissi, sui quali si posiziona il componente, e dalla riga della commessa nel sistema c’è il link diretto per scattare la foto, che arricchisce così la documentazione di prodotto».
I progetti futuri, conclude Grisetti, riguardano l’estensione del “sistema di comunicazione” a fornitori e clienti, e l’adozione di un sistema CRM. «L’ERP per noi è stata la chiave di volta: è stato fondamentale per supportare la trasformazione, e ha cambiato profondamente la cultura aziendale».
