Dietro alle innovazioni più discusse e dirompenti, con i big data e Internet of things in prima fila, già da qualche tempo stanno crescendo opportunità altrettanto rivoluzionarie e pervasive a livello aziendale, i cui risultati sono però già apprezzabili. Sono infatti già diversi anni che i Managed Printing Service hanno fatto la propria comparsa nel settore delle imprese con la prospettiva di ridurne i costi e migliorare l’efficienza di tutto quanto ruota intorno ai processi di stampa.
Photizo Group prevede che il mercato Mps raggiungerà, nel giro di poco più di un anno, poco meno di 130 miliardi di dollari. Un mercato con caratteristiche non molto distanti da quelle inquadrate su scala più ampia per Internet of things. Entrambi infatti, sono finalizzati a seguire e tenere traccia degli oggetti in cui ogni dispositivo è connesso, comunicando dati che possono essere gestiti a livello centrale per attività di analisi.
Nel caso dei servizi di stampa, una prima evoluzione è già alle porte. Si inizia infatti a parlare di servizi documentali gestiti (Mds, Managed Document Services), per andare oltre i risultati già apprezzabili di migliore efficienza nei processi di stampa e riduzione dei costi di stampa, e arrivare a gestire la relazione tra oggetti (stampanti) e utenti, flussi di lavoro e relativi documenti.
Al riguardo, Jeff Segarra, senior director of product management della divisione Imaging di Nuance Communications ha individuato cinque fattori cruciali per realizzare una strategia di successo. Prima di tutto, azzerare in toto le inefficienze nell’azienda. Le tecnologie in questione permettono di identificare la capacità in eccesso dei dispositivi e individuare le inefficienze nei processi documentali. Attualmente in media, i carichi di lavoro vengono gestiti solo da 80 stampanti su 100. Diventa quindi naturale pensare di eliminarne 20.
Inoltre, le attuali funzionalità di gestione delle stampe consentono di abbinare vantaggi all’utilizzo singolo del dispositivo con l’opportunità di applicare regole specifiche, come per esempio stampare alcuni tipi di documenti esclusivamente in formato fronte/retro o impedire l’invio di alcuni documenti digitalizzati via e-mail a destinatari esterni all’azienda. Applicare strategie di Internet of Things significa in questo caso poter intervenire sul consumo e sui comportamenti per ridurre tempi, materiali e interventi da parte degli operatori.
Un aspetto come sempre cruciale è la sicurezza. I multifunzione utilizzati nei servizi Mps sono diventati veri e propri dispositivi in grado di inviare documenti all’esterno dell’azienda, o gestendo la distribuzione dei documenti digitalizzati all’interno dell’organizzazione. Un esubero nel numero di apparati da controllare rischia di creare problemi di sicurezza. È essenziale quindi valutare i punti di connessione e le potenziali lacune legate al riguardo. Questo è possibile facendo sì che dispositivi, utenti e documenti abbiano una propria identità, utile per l’opportuna attività di verifica e controllo.
Le soluzioni attorno a cui ruotano i Mps acquisiscono i dati dai dispositivi e dai processi e analizzano le informazioni per individuare le tendenze e gli eventuali miglioramenti. Il software progettato come un hub centralizzato in un server interno o nel cloud, è concettualmente simile a sensori che raccolgono e movimentano dati. Individuare una piattaforma applicativa che sia in grado di integrare e gestire i dati, favorisce quindi una collaborazione più proficua e permette di utilizzare strumenti di reportistica a scopo di analisi.
In definitiva, nonostante i sistemi Mps considerino tutti i dispositivi nel loro insieme, la transizione alle tecnologie MDS permette di ottenere un maggiore livello di granularità da un punto di vista documentale. Non è da sottovalutare il fatto che l’intelligenza integrata nei dispositivi e nelle soluzioni software offerte da Internet of things possa migliorare semplicità e velocità di elaborazione per ogni singolo utente.
Proprio come nel caso dei sistemi Mps, che non si limitano a creare connessione tra utenti e stampanti e a raccogliere dati, le tecnologie Internet of things vanno ben oltre la connessione tra gli oggetti e della raccolta dei dati. Per trasformare tutto questo in vantaggi, è importante pensare di ottimizzare le connessioni e capire in che modo le attività associate si relazionino sia da un punto di vista fisico sia digitale, in modo da poter creare nuovi modelli più efficienti.
