È stato il Ministero degli Affari Esteri la prima pubblica amministrazione a sperimentare la fatturazione elettronica, già da marzo, «e quindi costituisce un primo caso importante di studio sui vantaggi della normativa», come spiega al nostro sito Maria Pia Giovannini, che si occupa della materia presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.
I vantaggi misurati infatti sono un risparmio di tempo e risorse umane e soprattutto un drastico calo dei tempi di pagamento (come previsto dagli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano): a una media di 18-20 giorni per fattura.
«La nostra amministrazione ha circa 100 persone, di cui dieci si occupano di aspetti amministrativi contabili, e a settembre si è proposta per sperimentare la fattura elettronica. Abbiamo trattato la prima fattura a marzo. Ad oggi sono alcune decine quelle elettroniche gestite e contiamo di arrivare a qualche centinaio a settembre», dice Luigi Ferrari, Direttore centrale per l’Informatica e le Comunicazioni del Ministero degli Affari Esteri.
«A questo scopo, abbiamo collaborato con tutte le aziende con cui intratteniamo rapporti di lavoro. Abbiamo trovato ricettive sia quelle grandi come BT Italia e DHL Italia, sia le più piccole, che hanno percepito il valore aggiunto della fattura. Cioè soprattutto la possibilità di essere pagate in tempi molto rapidi», aggiunge Ferrari.
«Siamo riusciti a pagare le fatture in media in 18-20 giorni. Contro una media di sei mesi per la PA italiana, record negativo che ha già causato procedure di infrazione comunitarie contro il nostro Paese».
«Adesso ritroviamo tutte le fatture su uno stesso applicativo, e possiamo controllare la spesa in modo capillare. Possiamo sapere quali sono gli impegni a cui stiamo facendo fronte, e quindi capire se possiamo investire ulteriori risorse in nuove attività. Possiamo anche monitorare ed eventualmente bloccare alcune fatture in caso di forniture non conformi o errate», spiega Ferrari.
Altri vantaggi: «Ogni ufficio adesso può destinare poche risorse a questo compito. Il tempo di gestione fatture infatti si è ridotto drasticamente: si è circa dimezzato. Le tre persone impegnate in questo ambito nella nostra direzione generale adesso possono essere destinate anche ad altre occupazioni, che sono a maggior valore aggiunto per l’amministrazione. Come le gare e la stipula di contratti: cioè tutto ciò che c’è prima della fattura».
«Rileviamo forti risparmi anche dall’abbandono della carta. Non ci sono più commessi incaricati di aprire le buste e protocollarle, e “camminatori” che le dovevano portare da un ufficio all’altra. Gli effettivi vantaggi però li quantificheremo a inizio 2015».
«Il nostro caso insegna che è importante fare sinergia tra PA per lanciare un’innovazione: noi abbiamo collaborato con l’Agenzia e il MEF, in un gruppo di lavoro – sottolinea Ferrari -. L’altro insegnamento è che è bene costruire una novità su piattaforme esistenti. L’idea vincente, per noi, è stata quella di utilizzare la stessa piattaforma che gestisce la contabilità generale dello Stato, per far viaggiare la fattura elettronica. L’impatto è stato “soft” sulle amministrazioni, di conseguenza: si sono trovati a usare un’applicazione che già conoscevano. La formazione degli utenti è stata semplificata. Ma comunque è stata necessaria. L’importante è spiegare agli utenti che l’innovazione crea disagio solo per qualche giorno, ma poi facilita la vita di tutti».
«Al momento non abbiamo digitalizzato la documentazione a supporto del pagamento della fattura, ma lo faremo entro fine di anno», conclude Ferrari. «Così come siamo stati in grado noi di adattarci rapidamente alla novità, sono fiducioso che anche altri ci riusciranno: il sistema è user friendly ed efficiente».
