Auricchio, storica azienda alimentare italiana, ha deciso di adottare delle soluzioni di Gestione Elettronica Documentale e Conservazione Sostitutiva delle Fatture Attive e dei principali Libri e Registri contabili.
L’azienda – attiva sull’intero territorio nazionale con 5 stabilimenti, oltre 350 dipendenti e un fatturato annuo intorno ai 123 milioni di euro – ha sentito l’esigenza di dematerializzare parte dei propri documenti per ridurre le tempistiche di processo, ricercare e avere accesso alle informazioni con maggiore facilità, e migliorare il monitoraggio e il controllo dei processi grazie a una maggiore trasparenza. A questi aspetti si aggiungono anche i risparmi “diretti” come la riduzione del consumo di materiali e il recupero degli spazi allocati agli archivi cartacei.
I documenti archiviati sono ora disponibili – secondo differenti profilazioni – a tutto il personale, e la possibilità di creare cartelle online associando, per esempio, le fatture emesse con i relativi Ordini e Documenti di Trasporto semplifica l’accesso alle informazioni e rappresenta un valido supporto anche nella gestione dei contenziosi.
Per quanto riguarda le circa 10.000 Fatture Passive di acquisto, invece, l’azienda ha optato per il mantenimento degli archivi fiscali cartacei, pur caricandone i documenti nel sistema di gestione elettronica documentale, previa acquisizione mediante scansione del documento ricevuto dai fornitori.
Consapevole dei vantaggi offerti dalla digitalizzazione dei processi, Auricchio si è posta l’obiettivo di estendere in futuro lo scambio in formato elettronico strutturato anche per i documenti a supporto del processo di consegna. Per quanto riguarda, invece, la fase di approvvigionamento, già oggi i processi a supporto della raccolta del latte sono totalmente digitalizzati. Infatti gli opratori che si occupano di questa attività si recano presso gli allevatori dotati di terminali mobili su cui si registrano le informazioni (identificativo dell’allevatore, quantità prelevata, orario di prelievo, identificativo del trasportatore ecc.) che sono scaricate direttamente a sistema all’arrivo del mezzo presso gli stabilimenti dell’azienda permettendo di associarle univocamente ai dati prodotti in stabilimento (esiti delle analisi su conformità batteriologica, temperatura di stoccaggio ecc.).
Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul Quaderno del Fare 2014, scaricabile gratuitamente sul sito osservatori.net
