Sempre più spesso aziende e PA hanno la necessità di gestire in modo corretto ed efficiente i loro documenti digitali e questo fenomeno è destinato a crescere esponenzialmente, anche grazie all’avvento della fatturazione elettronica (il cui impiego sarà obbligatorio per alcune PA e i loro fornitori già dal prossimo 6 giugno), visto che le fatture elettroniche devono comunque essere trattate come documenti informatici, insieme a tutti gli altri documenti digitali prodotti o ricevuti da un’azienda o da un ente pubblico. Pertanto, sia le aziende, sia le PA devono prepararsi a questi cambiamenti e predisporre un modello organizzativo valido per gestire e conservare a norma i propri documenti informatici, soprattutto al fine di garantire la loro integrità e leggibilità e il loro valore probatorio nel tempo: tali caratteristiche, infatti, non sono immediatamente rintracciabili nel documento digitale.
Per tale motivo, già il Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005), agli art. 43 e ss. impone che la conservazione dei documenti informatici, ove prescritta da una legge o da un regolamento, per esser valida debba essere fatta mediante l’adozione di un idoneo sistema di conservazione presidiato dal Responsabile della conservazione.
In particolare, il sistema di conservazione digitale deve essere predisposto dal Responsabile in modo da soddisfare i requisiti previsti dall’art. 44 del Codice dell’amministrazione digitale, ovvero permettere di identificare con certezza il soggetto che ha formato il documento e l’amministrazione o l’area organizzativa omogenea di riferimento, preservare l’integrità del documento stesso, permettere la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative (inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari) e rispettare le misure di sicurezza previste dagli artt. da 31 a 36 del D.Lgs n. 196/2003 (Codice Privacy) e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.
Anche le nuove Regole tecniche sulla conservazione, emanate con il DPCM 3 dicembre 2013, ribadiscono che a sovraintendere e coordinare il sistema di conservazione di aziende e PA debba esserci obbligatoriamente il Responsabile della conservazione, il quale “definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato”.
Il ruolo del Responsabile della conservazione
Viene quindi ribadita la presenza obbligatoria della figura del Responsabile della conservazione in tutte le amministrazioni e imprese che formino e gestiscano documenti digitali, il quale a sua volta deve operare d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati e, ove obbligatoriamente previsto (nelle sole PA), con il Responsabile della gestione documentale e degli archivi.
In sintesi, possiamo dire che il Responsabile della Conservazione digitale dei documenti è quella figura che a livello internazionale è sussumibile in quella del Digital Preservation Officer (DPO) che rappresenta una figura determinante per ogni ente pubblico, azienda o studio professionale e che gestisce la corretta conservazione del ciclo di vita dei flussi informativi e ne favorisce la “stabilizzazione informatica” nel tempo, anche ai fini di una loro validità giuridica.
Le sue competenze, quindi, sono trasversali e multidisciplinari e vanno dal coordinamento alla supervisione dell’intero processo di conservazione.
Un team per la gestione e la tutela degli archivi elettronici
Il Codice dell’Amministrazione digitale e le nuove Regole tecniche, dunque, per la corretta gestione e la tutela di un archivio elettronico, prevedono obbligatoriamente la presenza di un team composto dal Responsabile della conservazione, dal Responsabile della sicurezza, dal Responsabile del trattamento dei dati e dal Responsabile del protocollo informatico e degli archivi (quest’ultimo nelle sole PA), i quali devono necessariamente operare d’intesa tra loro.
Con specifico riferimento alle aziende, le figure professionali “digitali” obbligatorie sono, dunque:
- il Responsabile della conservazione (tendenzialmente configurabile nella professionalità di un informatico e/o Digital preservation officer con conoscenze anche di informatica giuridica, diritto dell’informatica e basi di archivistica), il quale deve coordinare e presidiare i sistemi informatici deputati alla gestione documentale garantendo la validità giuridica nel tempo dei documenti informatici in essi contenuti;
- il Responsabile per il trattamento dei dati personali (tendenzialmente riconducibile alla figura professionale del Data protection officer o di un consulente giuridico/organizzativo che abbia anche cognizioni di informatica e sicurezza informatica oppure di un esperto di sicurezza informatica con cognizioni di diritto) che deve occuparsi della protezione del dato nei database e negli archivi digitali.
Ovviamente i responsabili della conservazione e del trattamento devono possedere competenze specifiche, frutto di una corretta e mirata formazione, condizione fondamentale per garantire che i processi di conservazione vengano portati avanti in sicurezza e a norma di legge.
Da ultimo, anche la recentissima Circolare n. 65/2014 dell’Agenzia per l’Italia digitale ha stabilito che i Conservatori (ossia i soggetti pubblici e privati a cui un’azienda o una PA affida il sistema di conservazione in outsourcing) che intendono accreditarsi presso AgID devono “utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell’esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti: in particolare della competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e conservazione documenti informatici e che abbia dimestichezza con le procedure di sicurezza appropriate e che si attenga alle norme del CAD e al DPCM 3 dicembre 2013 recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
Gli specifici skill e competenze richieste per i Responsabili della conservazione saranno elencati in un documento per l’accreditamento dei Conservatori che sarà presto pubblicato da AgID.
