Tra poche settimane in Italia partirà un “circolo virtuoso” storico in favore della digitalizzazione dei processi nelle aziende pubbliche e private. Dal 6 giugno infatti le PA centrali saranno obbligate ad accettare solo fatture elettroniche dai propri fornitori, che dovranno inviarle via PEC e archiviarle in formato elettronico. E nel giugno 2015 l’obbligo si estenderà anche alle PA locali.
L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano stima risparmi potenziali annui di un miliardo di euro per la PA e 1,6 miliardi per i fornitori, ma intanto tutte le aziende sono chiamate a dotarsi di sistemi sia per la fatturazione elettronica, sia per la gestione dei processi complementari, tra cui la conservazione a norma.
Una proposta mirata in questo senso viene da Ifin Sistemi, che da oltre 30 anni si occupa di gestione documentale, e che ha recentemente presentato la Business Gateway Suite, composta dalle soluzioni Invoice Channel – che gestisce l’intero processo di fatturazione elettronica verso la PA in ottemperanza ai requisiti di legge – e Legal Archive, per una conservazione dei documenti digitali conforme agli standard OAIS. Invoice Channel è un insieme di applicazioni web che coprono l’intero processo di fatturazione elettronica verso la PA, spiega Giovanni Maria Martingano, Amministratore di Ifin Sistemi: le sue funzionalità principali sono Predisposizione della Fattura e verifica, Apposizione della Firma digitale, Dialogo con il Sistema d’Interscambio – l’infrastruttura per ricevere le fatture, validarle e inviarle alle PA interessate, gestita da Sogei –, Inoltro al sistema di conservazione, e Consultazione via web. «In particolare nei 15 giorni previsti dalla norma per la verifica della fattura da parte della PA, Invoice Channel monitora in continuo l’iter d’accettazione, notificando via email all’utente ogni modifica: è una soluzione “a impatto zero” sui sistemi informativi aziendali, con interfacce per i principali sistemi ERP e gestionali, in grado di gestire anche le fatturazioni verso altre aziende private».
Oltre a queste caratteristiche, Ifin Sistemi punta a distinguersi sul mercato grazie a due punti di forza. Uno è il fatto di proporre anche la conservazione a norma: «Legal Archive è il naturale completamento di Invoice Channel: può conservare a norma qualsiasi tipo di documento digitale, ed è conforme alle regole tecniche più recenti, con cui l’Agenzia per l’Italia Digitale a dicembre 2013 ha imposto l’adeguamento agli standard OAIS, Dublin Core e UNI SINCRO, per l’intelligibilità dei documenti nel tempo e l’interoperabilità fra servizi di conservazione».
L’altro sono i servizi di formazione e consulenza a corollario del software, «per esempio studi di fattibilità con analisi dei processi documentali, supporto normativo e archivistico, formazione al responsabile della conservazione, e così via. Per noi non si può prescindere dagli aspetti normativi e archivistici in un sistema di conservazione digitale: i nostri consulenti siedono in tutti i principali tavoli tecnici in questi ambiti».
