Gestione acquisti: cos’è e come farla in azienda

Quando si parla di gestione acquisti, vale il detto che “ogni centesimo risparmiato è un centesimo guadagnato”. Sono proprio le economie potenzialmente ottenibili a spingere le aziende verso l’organizzazione di un processo aziendale acquisti strutturato. Lo scopo è gestire in modo ottimizzato gli approvvigionamenti di beni, semilavorati e servizi necessari per supportare l’attività produttiva e, più in generale, il business dell’azienda in modo efficace, riducendo al minimo i costi.

La gestione acquisti impatta sui risultati di business e sui profitti in diversi modi. Sul cash flow e sulla liquidità di breve periodo anzitutto, perché l’incapacità dell’azienda di pagare i fornitori nei tempi giusti compromette la sua sopravvivenza di lungo periodo. Anche la qualità della produzione dipende direttamente dalla gestione acquisti, perché l’azienda che non è in grado di procurarsi materie prime di qualità a prezzi equi è costretta a ripiegare su una produzione di minor pregio, con i danni che ne conseguono in termini di immagine e contenziosi contrattuali. Senza contare, poi, l’impatto che la gestione acquisti ha sul capitale immobilizzato in scorte: una gestione approssimativa comporta la necessità di cautelarsi accumulando materie prime e semilavorati extra e, così facendo, l’azienda rinuncia alla possibilità di investire il capitale in modo più remunerativo.

Tutti questi aspetti fanno ben comprendere la necessità (e l’urgenza) per l’azienda di organizzare un iter di procurement più efficace ed efficiente, monitorando e perfezionando tutti i processi che lo compongono, dalla definizione dei bisogni di materie prime da impiegare nella produzione fino al pagamento delle fatture, passando attraverso le procedure di inventario, la logistica e i trasporti.

Cos’è la gestione acquisti

La gestione acquisti è un’attività piuttosto complessa che richiede all’azienda la capacità di saper coordinare correttamente le risorse umane dedicate all’area dell’approvvigionamento, ma anche le applicazioni e i software di organizzazione del magazzino e gestione delle risorse aziendali (tipicamente, l’ERP). Spesso nelle PMI questa attività è solo abbozzata, condensata in un semplice foglio Excel che tiene traccia degli ordini indicando la data, la tipologia di merce acquistata, le sue caratteristiche, le condizioni accessorie dell’acquisto – come la data di consegna prevista o le eventuali garanzie extra – e il prezzo pattuito.

Come viene fatta la gestione acquisti tra ciclo attivo e ciclo passivo

La gestione acquisti è idealmente divisibile in due aree: la gestione degli ordini di acquisto e dei fornitori (ciclo passivo) e la gestione degli ordini di vendita e dei clienti (ciclo attivo).

Gestione degli ordini di acquisto

In questo caso, lo scopo di un processo aziendale acquisti strutturato è tracciare tutti gli ordini, dalla loro immissione nel sistema fino alla loro evasione, garantendo una gestione coordinata di tutti i processi e i flussi di dati. La gestione in digitale del ciclo passivo, ovvero di tutte le operazioni che vedono coinvolti a vario titolo i fornitori dell’azienda, permette di ottenere risparmi significativi e migliorare le performance del ciclo produttivo.

Gli elementi del workflow della gestione ordini fornitori possono variare da azienda ad azienda, ma un processo strutturato di gestione degli ordini comprende solitamente queste fasi.

• Formulazione di Richiesta d’Acquisto (RDA): questo documento contiene la descrizione dei prodotti o delle materie prime da comperare, indica le quantità, i tempi di consegna da rispettare, il budget a disposizione, le specifiche tecniche e gli eventuali fornitori già contattati in passato per l’acquisto di beni simili.
• Gestione preventivi e inoltro dell’ordine: l’analisi dei preventivi permette di selezionare il fornitore che offre le condizioni migliori. Una volta selezionato il preventivo, gli operatori dell’ufficio acquisti procedono all’invio dell’ordine, che dovrà essere confermato dal fornitore.
• Negoziazione e gara telematica: attraverso procedure di acquisto informatizzate è possibile avviare trattative dirette con il fornitore oppure definire a priori i requisiti per la fornitura e gestire tutte le procedure di aggiudicazione di un appalto in modo automatizzato.
• Evasione dell’ordine: il personale del magazzino del fornitore definisce i dettagli della spedizione, genera la fattura, preleva la merce dal magazzino, la imballa e la spedisce.
• Gestione delle scorte (inventario): se integrato con gestionali e ERP, o connesso con un sistema di gestione del magazzino, il sistema di gestione ordini procede anche all’aggiornamento automatico del livello delle giacenze.
• Gestione dello scadenziario e dei documenti di trasporto (DDT): il sistema di gestione acquisti include generalmente uno scadenziario sempre aggiornato dei pagamenti che l’azienda si è impegnata a sostenere nel momento dell’emissione della fattura, con l’indicazione delle modalità previste.
• Registrazione delle fatture passive: immediate o differite.

Gestione degli approvvigionamenti

Una gestione acquisti efficace va ben oltre la creazione di una wish list di materiali o prodotti necessari per sostenere i cicli della produzione. Per ottenere le condizioni migliori negli approvvigionamenti, l’azienda deve essere in grado di presidiare ogni singolo aspetto del purchase management, in modo da assicurare la massima efficacia senza compromessi sulla continuità del business. Scorte di magazzino eccessive immobilizzano capitali che l’azienda potrebbe impiegare alternativamente in modo più conveniente. Giacenze e stock non in linea con i ritmi e le necessità della produzione, invece, generano colli di bottiglia, ritardi e contenziosi. Ecco perché una gestione degli approvvigionamenti ottimizzata deve essere un obiettivo strategico per l’organizzazione. Oggi le tecnologie informatiche permettono di massimizzare l’efficacia e l’efficienza dei processi legati agli approvvigionamenti. L’eProcurement (electronic procurement), ovvero la digitalizzazione della gestione acquisti, ha il vantaggio di garantire all’organizzazione la capacità di accedere a prodotti e servizi perfettamente in linea con le esigenze di business, in termini di quantità e qualità, al miglior prezzo possibile.

I sistemi digitali assicurano un’operatività fluida, unita a quella trasparenza di processo e a quella tracciabilità che sono ormai indispensabili in azienda. Solo attraverso una gestione digitalizzata, infatti, è possibile ridurre tempi e costi di gestione del ciclo Source to Pay (S2P) sia nella componente Source to Contract (S2C), che ne rappresenta l’area più strategica, sia in quella più operativa del Procure to Pay (P2P). Nel primo ambito rientrano le attività legate alla selezione e alla valutazione delle performance dei fornitori oppure al tracking delle negoziazioni. Del secondo, invece, fanno parte la gestione dei cataloghi, l’emissione dell’ordine, la gestione dei documenti di trasporto e il pagamento dei fornitori. Per massimizzare i benefici dell’eProcurement, l’azienda deve puntare a ottimizzare entrambi gli aspetti.

Le 10 regole per migliorare la gestione fornitori

La regola principale nella gestione acquisti è che i beni e servizi dei quali l’azienda ha bisogno devono essere ottenuti al miglior prezzo e alle migliori condizioni possibili. Un buon punto di partenza è implementare una serie di best practice che permetteranno di ottimizzare il purchase management garantendo risparmi anche piuttosto consistenti. Ecco un decalogo per capire da dove iniziare:

1. Sviluppare procedure e strategie di acquisto codificate e diffonderne la conoscenza tra le persone chiave dell’organizzazione.
2. Centralizzare per quanto possibile le attività di acquisto, per avere la forza contrattuale sufficiente a spuntare condizioni d’acquisto migliori.
3. Creare un albo di fornitori “privilegiati”, quelli che in passato si sono dimostrati in grado di fornire all’azienda prodotti di alta qualità a prezzi equi e in tempi brevi. Questo elenco dovrà essere aggiornato con costanza.
4. Sviluppare metriche utili a valutare le performance delle attività di gestione acquisti. Questi KPI dovranno includere i risparmi stimati, i miglioramenti ottenibili sul fronte della qualità e dei processi (ad esempio l’implementazione di procedure EDI, Electronic Data Interchange, o di eProcurement), l’ottimizzazione dei flussi logistici…
5. Garantire informazioni sempre perfettamente aggiornate su prezzi e prodotti magari usando sistemi che abilitano una connessione diretta delle piattaforme di gestione acquisti con i cataloghi online dei fornitori.
6. Utilizzare forme d’acquisto come le aste al ribasso (purchase tender), che permettono di confrontare rapidamente preventivi e prezzi di vendor diversi.
7. Usare accordi-tipo per assicurarsi che tutti i fornitori siano conformi agli standard – condizioni di acquisto e prezzi – definiti come ottimali per l’azienda.
8. Ordinare solo quando espressamente richiesto, in base al livello delle giacenze, adottando quindi strategie Just In Time che permettono all’azienda di contenere al minimo il capitale immobilizzato senza incappare nel rischio di finire fuori scorta.
9. Integrare sistemi e processi d’acquisto con la gestione del magazzino e della contabilità, per garantire che tutti i flussi di dati e merci siano perfettamente sincronizzati.
10. Investire in tecnologie digitali per migliorare la gestione di tutto il workflow, eliminando per quanto possibile la carta dai processi e assicurandosi i vantaggi della massima integrazione tra gestione acquisti, gestione degli inventari e ERP.

Il processo di gestione ordini e clienti

La gestione acquisti si caratterizza per un altro aspetto chiave legato al presidio end-to-end del ciclo attivo, ovvero a tutti gli aspetti che riguardano il contatto con il cliente e la gestione ordini. Se si opta per una gestione automatizzata degli ordini di vendita attraverso un OMS (Order Management System), sarà possibile tenere traccia di tutti i flussi informativi e i processi e controllare in ogni momento lo stato di evasione prevenendo ritardi ed errori. Questi sistemi sono generalmente collegati al gestionale o all’ERP attraverso plugin che trasformano gli ordini ricevuti dal front end – un centralino, il sito web, un’app mobile… – in informazioni utili per innescare procedure come la creazione della spedizione, la gestione della logistica e dei trasporti. Il sistema solitamente è strutturato in modo da verificare automaticamente i singoli elementi dell’ordine, come tempi di consegna, disponibilità delle merci a magazzino o prezzo. In questo modo, è possibile sincronizzare al meglio i ritmi della produzione con le reali esigenze del mercato, stabilire tempistiche di evasione veritiere e allertare tempestivamente tutte le divisioni coinvolte nel processo. La filiera potrà essere realmente integrata fornendo feedback rapidi sullo stato di evasione dell’ordine, eliminando ritardi e colli di bottiglia, azzerando o quasi gli imprevisti. La capacità di garantire la massima trasparenza e visibilità sulle diverse fasi del ciclo di gestione degli ordini di vendita permette all’azienda di guadagnare la fiducia del cliente e offrire servizi a valore – come il tracking in tempo reale – che risultano particolarmente apprezzati. La digitalizzazione del ciclo attivo si struttura su diverse attività.

• Gestione preventivi: un sistema di gestione acquisti efficace permette all’azienda di generare preventivi sempre consistenti, che assicurano la giusta marginalità garantendo anche un controllo più puntuale dei costi.
• Gestione ordini: questa fase si realizza in diversi momenti come la creazione dell’ordine, l’approvazione, l’invio al magazzino, la consegna al cliente e la fatturazione.
• Generazione DDT (Documento di Trasporto): il DDT è un file Word o Excel che contiene l’indicazione della data della consegna, delle generalità di venditore e acquirente e la descrizione della merce trasportata. Da qualche anno, questo documento ha sostituito la vecchia bolla di accompagnamento.
• Gestione della logistica in uscita e del magazzino: i sistemi di gestione acquisti più sofisticati prevedono la possibilità di predisporre tutto il flusso documentale legato al magazzino e alla movimentazione delle merci a livello di singole referenze, lotti o commesse, garantendo anche l’aggiornamento automatico delle giacenze.
• Emissione e gestione fatture: potrà trattarsi di fatture immediate, fatture differite, note di credito/debito, fatture pro forma, fatture semplificate o autofatture.
• Integrazione con il CRM: la gestione del ciclo attivo deve essere integrata con le anagrafiche clienti, l’analisi e la pianificazione delle attività di vendita, la gestione delle promozioni e tutte le altre attività che permettono di consolidare, anzi, meglio, ampliare il rapporto di fiducia con il cliente.
• Gestione degli incassi: i sistemi di gestione acquisti, ordini e clienti solitamente includono l’aggiornamento automatico delle scadenze, dei solleciti e delle Ri.Ba.

L’aiuto di un software gestione acquisti: quale scegliere

L’offerta di soluzioni di gestione acquisti è ampia e variegata. Comprende software gratuiti e open source, che permettono alle PMI e alle micro imprese di iniziare a presidiare in modo più marcato questo aspetto strategico. Accanto a questi strumenti free ci sono, però, anche moduli ad hoc delle più comuni piattaforme ERP e gestionali, che prendono in carico i vari aspetti della gestione acquisti che impattano sul flusso documentale. Nelle aziende che hanno una funzione acquisti particolarmente ampia, con problematiche complesse, una buona scelta può essere quella di optare per un software di eProcurement in grado di digitalizzare tutto il flusso dati relativo agli approvvigionamenti, automatizzando buona parte delle attività legate alla tracciabilità degli ordini.

eProcurement, cosa significa digitalizzare la gestione acquisti e perché conviene

Nell’ambito dei processi d’acquisto, l’eProcurement è forse il passaggio digitale che assicura la maggior efficienza (e i migliori risparmi) all’intera Supply Chain migliorando di diversi ordini di grandezza i requisiti di tracciabilità e trasparenza. Ma cosa significa eProcurement? La parola è la contrazione di electronic-procurement, ovvero approvvigionamento elettronico (o, in senso più ampio) approvvigionamento digitale. Con questo termine si intende dunque la l’elaborazione digitale dei flussi, delle procedure e delle informazioni che riguardano la gestione dei fornitori e dei processi d’acquisto. Una “buona abitudine” che va nella direzione di eliminare progressivamente la gestione cartacea di listini, moduli d’ordine, fatture e documenti di trasporto, sostituita dall’uso di piattaforme software sviluppate ad hoc. Queste applicazioni rappresentano un ausilio indispensabile per i responsabili degli uffici acquisti in molte attività chiave come la selezione e valutazione dei fornitori, il monitoraggio di tutti i processi, la sincronizzazione dei tempi e dei flussi di approvvigionamento con le necessità di produzione, la copertura di tutti gli aspetti legali (gestione documenti di trasporto e fatture) e altre.
I vantaggi dell’eProcurement sono piuttosto evidenti da subito:

• Riduzione dei tempi di approvvigionamento, grazie al riassortimento automatico e agli automatismi nelle procedure di gestione ordini.
• Riduzione dei costi, grazie alla possibilità di ottimizzare il magazzino contenendo al minimo gli oneri relativi, giocando sul perfetto sincronismo tra flussi di merci in ingresso e bisogni della produzione.
• Riduzione dei contenziosi, grazie all’abolizione delle procedure di data entry manuale, noiose e spesso foriere di errori.
• Aumento della trasparenza, grazie alla possibilità di monitorare in modo puntuale ed end-to-end tutto il processo di approvvigionamento.
• Semplificazione delle attività: grazie agli automatismi e agli allarmi (per esempio rispetto al mancato rispetto dei tempi di consegna previsti) che tutte le piattaforme di eProcurement contemplano.

L’integrazione con i sistemi di gestione della logistica, gli ERP e i software di pianificazione della produzione (MES) permette di allineare al meglio le esigenze della fabbrica con l’opportunità di contenere i costi di approvvigionamento.