La necessità di attestare una data ed ora erga omnes non è richiesta solo per il rispetto della disciplina civilistica sulle prove documentali prevista dall’art. 2704 del Codice Civile nei processi di business digitalizzati, ma anche più semplicemente per validare temporalmente le nuove comunicazioni digitali, i flussi informatici, i log generati da un Log Management System o i registri cronologici di dati.
Le procedure digitalizzate per attestare una validazione temporale sono procedure semplici, sicure, efficaci ed efficienti. Permettono di generare risparmi rilevanti sia tangibili che intangibili (riduzione dei costi e tempi di trattamento del cartaceo, annullamento costi di francobolli e timbro, ottimizzazione dei processi, riduzione degli errori, contributo rilevante alla green economy, maggiore sicurezza trasparenza e valore legale rispetto all’ambito cartaceo).
Il legislatore prevede ai sensi dell’art. 20, comma 3, del Codice dell’Amministrazione Digitale che “la data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.”
Le regole tecniche sulla validazione temporale sono definite nel DPCM 22 febbraio 2013. L’art. 41 delle predette regole tecniche statuisce i possibili riferimenti temporali opponibili ai terzi, quali:
1. i riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati mediante marche temporali;
2. i riferimenti temporali apposti sul giornale di controllo da un certificatore accreditato secondo la scala di tempo UTC (IEN) con una differenza non superiore ad un minuto primo;
3. il riferimento temporale contenuto nel protocollo informatico;
4. il riferimento temporale ottenuto con la conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;
5. il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di posta elettronica certificata (PEC);
6. l’utilizzo della marcatura postale elettronica ai sensi dell’art. 14, comma 1, punto 1.4 della Convenzione postale universale.
A cura del Centro di Competenza Dematerializzazione Doxee
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