Anche i sistemi IT più efficienti, studiati nei minimi dettagli, a lungo andare presentano punti deboli, spesso a causa semplicemente di una crescita che è andata oltre i limiti per i quali erano stati concepiti inizialmente. Quando poi entra in gioco uno scenario espanso da locale a internazionale, un salto di qualità anche a livello di architettura diventa una priorità, come dimostra il caso di Gewiss, la multinazionale bergamasca (nella foto la sede a Cenate Sotto) specializzata in soluzioni per la domotica, l’energia e l’illuminazione.
«Quando sono arrivato in Gewiss, due anni fa, ho trovato un’azienda molto strutturata, con un gestionale centralizzato ed efficiente, ma processi interni soprattutto su carta – spiega Davide Orabona, direttore sistemi informativi corporate dell’azienda -. Era già tutto preciso e pervasivo, ma ho voluto individuare i punti deboli di un sistema produttivo dove alla possibilità di contare regolarmente su risorse per migliorare si contrapponevano procedure d’ufficio portate avanti da sempre secondo la logica dell’abitudine».
Per una realtà impegnata nel settore delle forniture elettriche con un catalogo di oltre 20.000 prodotti mirati a soddisfare esigenze in ambito residenziale, industriale e terziario e arrivata a essere presente in ottanta Paesi, una situazione sempre più a rischio di un calo di efficienza. Prima di procedere a rivoluzioni e relativi investimenti, la scelta è però ricaduta sulla possibilità di sfruttare meglio quanto già a disposizione. «Serviva maggiore velocità e semplicità, così abbiamo scelto di valorizzare il software esistente – prosegue Orabona -. Avevamo a disposizione l’intera offerta Microsoft in ambito Office ma non era utilizzata al meglio, così abbiamo esteso la collaborazione, scommettendo sulla possibilità di cambiare il modo di lavorare, introdurre la mobility e migliorare efficienza e velocità d’azione».
Nelle abitudini Gewiss è quindi entrato anche SharePoint al fine di investire prima di tutto su collaborazione e comunicazione. «Ho scelto di seguire una logica “top down” se così si può dire – riprende Orabona -. Sono partito cercando di coinvolgere il direttore sulla possibilità di cambiare i processi grazie alle nuove tecnologie. Sono stato ascoltato, hanno iniziato a seguirmi e i primi risultati non si sono fatti attendere. In cambiamenti di questa portata, coinvolgere proprietà e direzione è fondamentale».
Dopo aver preso coscienza delle oggettive difficoltà nel partire dal basso per cambiare abitudini radicate da anni, la scelta vincente è stata quindi quella di puntare direttamente ai vertici aziendali, mettendo sul tavolo i benefici raggiungibili a breve in termini di business. «I riscontri sull’attività dei venditori sono stati immediati: non vanno più in giro con notebook e un paio di telefoni che alla fine hanno poca voglia di usare, ma trovano tutto in un tablet collegato ai nostri sistemi sul quale è installato Windows 8 che permette di accedere ai documenti, interagire tra loro e tenersi aggiornati a vicenda e con la sede».
Compattare la dotazione del personale viaggiante è stata anche una prima fonte di riduzione dei costi, garantendo al tempo stesso una maggiore produttività. «Un tablet si accende e si spegne in un attimo, è facile da usare e permette di essere operativo anche fuori dall’ufficio. È stato adottato molto velocemente e si rivela altrettanto utile anche per l’assistenza tecnica».
I riscontri a breve termine hanno tenuto alto l’interesse verso la portata delle nuove tecnologie IT. Il desiderio di andare oltre infatti, non si è fatto attendere. «Stiamo valutando nuove opportunità – conclude Orabona -. In particolare, guardiamo al Cloud Computing con Microsoft Office 365 per sviluppare la presenza a livello mondiale attraverso nuovi uffici commerciali. Significa poter aprire una rappresentanza all’estero contando su poche persone. In genere, governare per intero un processo di questo tipo da una sede centrale lontana non è facile, ma appoggiandosi al Cloud la cosa diventa possibile».
