Semplificare la gestione dei documenti di trasporto (DdT) e ridurre gli errori di processo: è questo l’obiettivo di chi adotta la tecnologia proposta dal Gruppo Tadi, la società friulana che distribuisce in Italia i prodotti per ufficio a marchio Triumph Adler.
Per legge i Documenti di Trasporto devono accompagnare le merci certificandone il loro trasferimento: si tratta di strumenti indispensabili nel business di un trasportatore.
Per ogni spedizione il numero di fogli da stampare, far firmare ai vettori e gestire con i diversi interlocutori e funzioni amministrative che seguono il flusso di gestione documentale (tra cui fatturazione e archiviazione), è variabile, in alcuni casi si parla anche di entità consistenti: nasce da qui l’esigenza degli spedizionieri di amministrare la gestione di questi documenti in modo automatico.
I documenti di trasporto normalmente hanno un barcode con cui sono tracciate le informazioni principali (il cliente, la spedizione, le specifiche di consegna o ritiro). Un operatore raccoglie i documenti, li ordina e inserisce uno per volta su una fotocopiatrice multifunzione che li scannerizza per depositarli in una cartella di transito, ed essere infine spostati in archivio. Il processo di gestione si conclude con l’inoltro via mail al cliente del documento di avvenuta consegna.
La fototocopiatrice multifunzione TADI, grazie alla soluzione TA Easy Folder Triumph-Adler, svolge automaticamente tutti questi passaggi, con un clic, sia per i documenti con barcode sia per quelli che ne sono sprovvisti. Cliccando sulla icona della soluzione sulla stampante multifunzione TADI, l’operatore archivia i documenti di trasporto semplicemente ponendoli sullo scanner per la lettura.
TA Easy Folder crea in automatico delle cartelle di rete, in cui sono archiviate le pratiche in pdf, che vengono organizzate in base alle informazioni presenti sul codice a barre sul documento. Contestualmente, la macchina invia sempre in automatico per email la copia del documento al destinatario della merce. Il sistema di fatturazione potrà poi facilmente recuperare il documento nella cartella dedicata, cercandolo per nome file o anche per contenuto.
Tadi: una soluzione, diversi benefici
Con la soluzione TA Easy Folder si evitano le criticità legate: alla scannerizzazione, che richiede tempo per ordinare e creare pile di documenti cartacei da porre sull’alimentatore della stampante multifunzione; all’utilizzo di cartelle di transito, che comporta l’impiego di molto tempo per spostare i documenti nelle cartelle di destinazione per la loro archiviazione; all’inserimento di nominativi stranieri, da cui possono scaturire errori nella creazione delle cartelle e/o nella associazione dei documenti ai gestionali; a un flusso documentale non costante, che può causare l’accumulo di documenti di difficile gestione.
