Nell’industria manifatturiera le aziende spesso devono fare i conti con le catene di approvvigionamento globali, distribuite su diversi paesi e continenti. Questo, nella stragrande maggiornaza dei casi, vuol dire dover affrontare sfide e rischi che riguardano l’interscambio elettronico di dati (EDI – Electronic Data Interchange) e la fatturazione elettronica.
I beni possono subire, infatti, numerosi blocchi e passaggi intermedi, su differenti tipologie di trasporti, prima di raggiungere la loro meta finale. Ecco perché è di cruciale importanza gestire l’intero processo in maniera efficiente, dalla spedizione di un ordine al suo trasporto, alla consegna e alla trasmissione delle notifiche che lo riguardano. Avere dei flussi EDI armonizzati è un utile alleato e aiuta a ridurre gli errori e i costi. Ma cosa a devono prestare attenzione le aziende manifatturiere quando vogliono implementare l’EDI e scegliere un provider giusto?
Diversità tecnologica tra partner
A causa delle differenze tra i contesti nazionali e industriali e rispetto al numero di partner che insistono sulla catena di approvvigionamento, si possono presentare scenari IT molto diversi. Quindi, per mettere in piedi un sistema EDI e di fatturazione elettronica coinvolgendo tutti i business partner, è necessario che il provider scelto supporti una vasta gamma di formati e protocolli, a garanzia dell’interoperabilità. Anche nel caso in cui le aziende utilizzino ancora documenti cartacei questi devono essere integrati nella procedura elettronica di gestione dei dati, utilizzando i servizi di scannerizzazione e la tecnologia OCR (optical character recognition). Per garantire un flusso uniforme e la massima automatizzazione, è necessario che la trasmissione dei dati tra l’organizzazione e i sistemi IT dei partner avvenga facilmente e in maniera fluida; affinché accada il provider deve avere la capacità di creare degli standard e delle integrazioni ad hoc.
Integrità dei dati: spedire prodotti in tutto il mondo
Quando ci si riferisce alle catene di approvvigionamento globali dell’industria manifatturiera, un elemento di attenzione è assicurare l’integrità dei dati durante tutto il processo. I materiali spesso devono fare fermate intermedie per essere trasferiti sui nuovi mezzi di trasporto o essere smembrati e spediti in diverse sedi, partendo da un centro di smistamento. Per garantire che tutti i prodotti raggiungano la destinazione giusta in tempo e per evitare ritardi, tutto deve essere etichettato in maniera giusta.
Uno dei modi per raggiungere facilemente questo obbiettivo è affidarsi ai sistemi EDI per la trasformazione automatica di documenti: i sistemi “PO-Flip” convertono automaticamente un ordine d’acquisto in una fattura utilizzando i tool presenti nelle piattaforme di eProcurement o fatturazione elettronica. Di conseguenza, le bolle di consegna, le etichette, ecc, possono essere prodotte sulla base dei documenti e dei moduli precedentemente compilati. Questo processo consente di ridurre gli errori imputabili al fattore umano e i tempi di esecuzione.
Connettere i business a livello globale
Gestire le catene di approvvigionamento globali significa coordinare gruppi di persone a livello mondiale. Affidarsi a una piattaforma EDI per connettere un grande numero di partner, dislocati in diversi paesi, aiuta in tal senso perché comporta uno sforzo minimo in termini di pianificazione e interazione, anche grazie al supporto dei provider. Per contattare tutti i partner e discutere le specifiche tecniche è necessario, infatti, poter contare su un service desk disponibile a tutte le ore, per compensare le differenze dei diversi fusi orari, e capace di gestire la comunicazione in lingue diverse. In questo modo il processo di on-boarding diventa più fluido, e agevola la gestione degli errori che possono creare ritardo lungo il ciclo di spedizione degli ordini. Inoltre, affinchè il processo sia coordinato in modo efficiente è fondamentale poter contare su un team di project management con esperienza in questo tipo di sfide globali, per pianificare le azioni e monitorare opportunamente il progresso.
Diversità legale: diversi paesi, diverse regole
I requisiti di fatturazione elettronica dipendono dai regolamenti legislativi dei diversi paesi. Con l’avvento delle verifiche fiscali real-time, sempre di più i paesi cominciano a creare leggi e strumenti tecnologici che consentono alle autorità di controllare automaticamente ogni fattura e i documenti relativi. Gli approcci individuali possono differenziarsi molto, e presentano quindi un certo grado di complessità nella gestione delle specifiche legali dell’EDI e della fatturazione elettronica a livello globale. Queste richieste possono interessare i formati da utilizzare; il posizionamento dei data center, standard e obbligatori; le piattaforme ufficiali da utilizzare obbligatoriamente per l’elaborazione dei documenti, o anche schemi di intere infrastrutture. Tutto questo fa comprendere perché è vitale avere un provider affidabile, capace di garantire una conformità giuridica globale e di adattarsi ai cambiamenti legislativi in maniera puntuale per evitare di incorrere in penalità.
Quando si affronta il tema della standardizzazione geografica, non bisogna dimenticarsi che esistono delle associazioni che creano gli standard per contesti industriali specifici, in determinati paesi. Per esempio, l’Associazione Automobilistica Tedesca (VdA) fornisce un manuale che include una serie di standard per la fatturazione della loro industria.
Per concludere, questi sono solo alcuni fattori da tenere sotto controllo per una corretta implementazione di un sistema di interscambio elettronico di dati nell’industria manifatturiera, ricordandosi il ruolo primario degli EDI provider come Comarch, che oggi conta più di 130mila utenti attivi in più di 50 paesi nei cinque continenti. Fornito di 15 data center in tutto il mondo, Comarch garantisce una conformità legale globale e offre le soluzioni dedicate, basate sia su standard che sulle esigenze individuali.
