Nell’era della trasformazione digitale la gestione dei contenuti aziendali (Enterprise Content Management o ECM) richiede soluzioni moderne ed innovative che semplificano il lavoro in azienda, spezzano i silos dipartimentali favorendo la collaborazione e guidano verso decisioni più efficaci e veloci con strumenti di workflow e sistemi di monitoraggio. La società di ricerche Gartner si è spinta fino a superare la dizione “Enterprise Content Management” per sostituirla con “Content Services Platforms”, ma, al di là delle sigle, l’attenzione di fornitori e clienti è in misura crescente rivolta a un superamento dei prodotti di ECM monolitici per andare verso un’offerta basata sull’integrazione fluida dei processi che generano e conservano le informazioni digitali.
Enterprise Content Management, cinque mosse per semplificare il lavoro in azienda
È in questa ottica che Siav, azienda di riferimento per il mercato italiano della gestione dei processi documentali e conservazione digitale e sostitutiva, ha fatto evolvere la piattaforma Archiflow. Si tratta di una soluzione integrata che combina, in modo semplice per l’utente ma altrettanto efficace, funzionalità di Enterprise Document Management e Business Process Management al fine di soddisfare le esigenze delle imprese impegnate nell’innovazione dei processi digitali: fatturazione elettronica, gestione delle PEC e delle comunicazioni, organizzazione dei processi approvativi e collaborazione con clienti e fornitori tramite portali dedicati.
Cinque le macro aree su cui Archiflow agisce: riduzione del numero delle email, centralizzazione dell’accesso alle informazioni aziendali, gestione dei processi, condivisione della conoscenza, abbattimento dei silos. La semplificazione del lavoro in azienda diventa un fondamentale sostegno alla competitività.
1 Ridurre il numero delle email
Ridurre il numero di email è un primo fondamentale passo per snellire il lavoro. La posta elettronica e la Posta Elettronica Certificata moltiplicano conversazioni, referenti in copia, repliche e informazioni raccolte e scambiate in tempi diversi col rischio di perdere tempo e dati preziosi necessari per prendere decisioni. Organizzare e gestire tutti i documenti è la naturale evoluzione di questo processo di semplificazione. Tutti i processi “core” di un’organizzazione necessitano sempre di documenti per il loro svolgimento: la ricezione di una fattura passiva, l’approvazione di un ordine o di una richiesta di acquisto, un reclamo via PEC, sono esempi di processi che trovano nel documento l’elemento centrale. I sistemi di sola archiviazione elettronica non bastano: occorre gestire l’intero ciclo di vita del flusso documentale. Archiflow è esattamente questo: una soluzione integrata per gestire i documenti nella fase “attiva” della loro vita, dalla loro creazione alla consultazione, modifica o firma.
2 Centralizzare e potenziare l’accesso al patrimonio informativo aziendale
Con Archiflow i documenti comunque prodotti, con strumenti di produttività individuale (come Microsoft Office), con strumenti gestionali (ERP), trasmessi con modalità tradizionali o tramite strumenti ICT (posta elettronica, PEC, ecc.) possono essere archiviati e classificati digitalmente, consultati, riprodotti, smistati, spediti, protetti e conservati a norma. Gli utenti e il controllo degli accessi vengono gestiti in modo sicuro attraverso una componente integrata di Identity & Access Management. È una piattaforma strutturata, che rispettando gli opportuni livelli di sicurezza e visibilità richiesti dal GDPR (General Data Protection Regulation) favorisce l’accesso all’intero patrimonio informativo aziendale, semplificando e velocizzando le attività grazie alla ricerca per indici e per contenuti.
3 Rendere flessibili i processi
Archiflow consente la gestione dei processi documentali e delle attività, con moduli dedicati preconfigurati o tramite workflow personalizzati che danno la possibilità di automatizzare i processi operativi, in parte o in toto. Per esempio, con il modulo Invoice Manager di Archiflow è possibile ottenere la gestione unificata delle fatture elettroniche B2B, anche in modalità multicanale: Invoice Manager gestisce l’invio e la ricezione a norma delle Fatture Elettroniche tramite SdI e dalla stessa console documentale consente di gestire gli altri canali e formati, automatizzando invio, ricezione e monitoraggio per esempio delle fatture estere.
La soluzione Siav supporta, inoltre, tutte le fasi del processo Procure-to-Pay (dall’approvvigionamento di merci e servizi fino alla ricezione delle fatture, al pagamento dei fornitori e alla conservazione digitale a norma), grazie all’integrazione nativa con il sistema SAP. La piattaforma è pensata per la gestione elettronica di tutti i documenti, cartacei o digitali, e dei processi nei diversi uffici coinvolti, anche esterni al sistema ERP e anche da app mobile.
Particolarmente utile può essere la funzionalità Task On Demand mediante la quale ogni utente abilitato può dinamicamente assegnare, ad altri utenti o uffici, specifiche attività legate alla scheda documentale, prevedendo una data di scadenza e un livello di priorità. I Task on Demand si gestiscono dalla scrivania virtuale personalizzabile in base al desiderata del singolo utente (Interactive Dashboard) e possono essere concatenati per costruire un piccolo processo documentale (Social Workflow).
4 Condividere la conoscenza mantenendo la riservatezza
Condividere la conoscenza è un altro elemento chiave in un’organizzazione che vuole avere visibilità su dati e processi documentali e capacità di decidere in tempi veloci. L’efficienza che si ottiene col data sharing deve tuttavia coniugarsi con le esigenze della riservatezza e della compliance normativa. Archiflow garantisce un accesso sicuro ai dati, ai documenti e ai processi, con un controllo puntuale nel rispetto della privacy ed in particolare delle informazioni sensibili o strategiche, consentendo di assegnare diritti diversi di accesso e condivisione sul singolo documento a a singole persone, gruppi o dipartimenti.
5 Rompere i silos in azienda
Per favorire connessioni dinamiche e spezzare i silos in azienda Archiflow mette a disposizione funzionalità di gestione dei processi e dei documenti che risultano perfettamente integrate tra loro e si presentano agli utenti con un’interfaccia unificata: dati, documenti ed annotazioni sono fruibili da canali molteplici, dal citato Interactive Dashboard al browser fino alla versione mobile per smartphone e tablet. Viene anche garantita l’integrazione con tutti gli strumenti di lavoro esistenti (ERP, Office Automation, posta elettronica, ecc.) e – non meno importante – abilitato un modo di lavorare “fluido”, in cui la partecipazione alla vita dell’ecosistema aziendale è attiva con una visione always-on in cui gli accessi a dati e sistemi possono avvenire sempre, ovunque e con qualunque dispositivo.
Questa semplificazione e ottimizzazione del lavoro e dei flussi, con cui le informazioni arrivano a chi le usa e prende decisioni strategiche, è la base per estrarre valore dalla crescente mole di dati digitali generati da fonti disparate e mettere i contenuti al servizio del business. Le organizzazioni si trasformano in imprese connesse, intelligenti e competitive.
