Gestione del magazzino: strumenti e applicazioni per andare oltre l’automazione dei flussi e adottare un approccio smart

pComplice il boom delle vendite online registrato durante la pandemia, esplosione che non sembra arrestarsi nemmeno adesso che si va verso un new normal, la gestione del magazzino sta acquisendo un ruolo sempre più strategico.

Ed è proprio lo spopolare dell’e-commerce che, insieme alla crescente carenza di manodopera e alle innovazioni tecnologiche, sta spingendo la gestione del magazzino verso l’automazione inglobando nella propria attività tecnologie quali per esempio: smart glasses, picking robot, management system platform. A rivelarlo è lo studio del McKinsey Global Institute dal titolo “Automation in logistics: big opportunity, bigger uncertainty“.

Per quanto dunque saldamente ancorato al mondo materiale, fisico, anche il tema della gestione del magazzino può trarre enorme beneficio dalle soluzioni digitali e da un approccio smart. Questo vale per ciascuna delle fasi e delle responsabilità che si alternano lungo la catena logistica. Vediamo in che modo.

Come gestire il magazzino

Il principio fondante della gestione del magazzino e delle scorte è, come detto, quello dell’efficienza. Ogni elemento, ogni risorsa, ogni gesto necessita di un coordinamento studiato in funzione di precisi KPI e obiettivi di business.
Il focus si sposta quindi dalle dinamiche interne del magazzino, per assumere una visione più vasta rispetto alla quale la logistica, come altre funzioni strategiche, è comunque un di cui. Questo significa che a ogni azione compiuta in magazzino deve corrispondere una traccia precisa da correlare al registro della documentazione di accompagnamento delle merci. Solo in questo modo diventa possibile studiare i movimenti all’interno del magazzino per sistematizzarli in modo che rispondano a criteri di efficienza che riguardano l’intera organizzazione.

Documento di trasporto (DDT): cos’è, a cosa serve e come redigerlo

Sempre più importante e al centro delle attività di pianificazione della gestione logistica, il Documento di Trasporto (DDT) è la carta d’identità delle merci che transitano dal magazzino. Il DDT comprende infatti una serie di informazioni che qualificano sia i beni e i servizi ceduti o ricevuti, sia gli attori che hanno un ruolo nella transazione.

Nello specifico, per compilarlo correttamente occorre inserire: le generalità complete di Partita IVA del cedente e del cessionario, numero e data del documento, descrizione dei beni o dei servizi al centro del contratto, quantità dei beni o servizi ceduti, riferimento di chi si fa carico del trasporto, ivi inclusa la possibilità di rivolgersi a una terza parte come un vettore esterno.

Bisogna ricordarsi che il Documento di Trasporto va emesso prima della consegna al cliente o dell’affidamento dei beni al vettore, con la possibilità di trasmetterlo via fax o posta elettronica al destinatario entro il giorno stesso dell’invio della merce.

Gestione digitale del DDT

Oggi è possibile gestire il Documento di Trasporto in digitale: in questo senario, fornitore e cliente si accordano per attivare un “dialogo “ in formato elettronico strutturato che procede parallelo al flusso fisico delle merci (con relativo DDT). Le informazioni necessarie e imprescindibili da includere nel documento rimangono le stesse, è differente il modo di trasmetterlo e conservarlo.

Nel caso di Documento di Trasporto trasmesso in via telematica/elettronica è possibile procedere a una Conservazione Digitale del DDT stesso attenendosi alle prescrizioni contenute nelle normative vigenti (Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014) e alle regole tecniche riportate nel DPCM del 3 dicembre 2013 ulteriormente chiarite e precisate dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.18/E del 24 giungo 2014.

Vuoi approfondire il tema? Clicca sull’immagine per saperne di più sui WMS

Ruolo e compiti del magazziniere

Come in qualsiasi altro processo aziendale, anche al centro delle attività di magazzino ci sono le persone. Sono le loro decisioni, la loro capacità di valutare le situazioni, la conoscenza stessa degli spazi, l’esperienza maturata nel controllo dell’inventario a fare dei magazzinieri il fulcro di qualsiasi piano di ottimizzazione della ricezione e dello stoccaggio della merce.

A monte, però, deve esserci una rigida suddivisione dei task: una buona organizzazione del personale è imprescindibile quando si parla di una funzione che richiede la massima precisione.

I compiti del magazziniere sono in effetti diversi, ma tutti estremamente delicati. Occuparsi di ricevere la merce in arrivo, verificando la rispondenza con la documentazione accompagnatoria e controllandone le condizioni di integrità. Spostare la merce dalla zona di ricezione all’area di stoccaggio secondo i criteri stabiliti con il management.

Compilare e aggiornare l’inventario e in base a questo stabilire di volta in volta i limiti di scorta minima. Redigere e controllare i DDT in uscita e in entrata; infine, organizzare la spedizione delle merci e assicurarsi che vengano prese accuratamente in carico dai partner. Per questo, ogni ruolo e gesto va pianificato con la massima attenzione e precisione.

Come gestire e garantire la sicurezza del magazzino

D’altra parte, quando si parla di logistica, precisione è sinonimo di sicurezza. La possibilità di controllare nel dettaglio qualsiasi movimentazione e di tener traccia del tipo di merci in entrata e in uscita, nonché l’iter lungo tutta la catena logistica è essenziale per comprendere quali dispositivi e piani attivare per preservare la sicurezza di persone, cose e macchinari all’interno del magazzino.

A proposito di piani, a meno che non si disponga di una divisione espressamente dedicata alla sicurezza, conviene coinvolgere società specializzate per lasciarsi guidare verso le soluzioni che meglio soddisfano le specifiche esigenze aziendali. Bisogna poi ricordarsi che le minacce e i rischi si evolvono con i sistemi logistici, con i software di gestione documentale e con la stessa fisionomia del magazzino.

È quindi necessario organizzare con regolarità corsi di formazione che aggiornino il personale sia rispetto alle norme di sicurezza, sia sul piano della corretta operatività man mano che vengono introdotti nuovi elementi e nuove procedure.

Il ruolo della tecnologia e del software per la gestione del magazzino

Rendere più efficienti e sicure le operazioni logistiche fuori e dentro il magazzino significa fare leva sulla tecnologia digitale e sui software. Si potrebbe parlare di Internet of Things e di automazione spinta nella gestione delle macchine e dei processi. Ma anche solo introdurre software gestionali che dematerializzino gran parte delle operazioni di acquisizione dati e aiutino a snellire la disbriga delle pratiche permetterebbe a qualsiasi organizzazione di fare un enorme salto di qualità.

Dalle attività di data entry relative a DDT e inventario, fino alla reportistica in tempo reale sulla movimentazione delle merci – con alert puntuali sul raggiungimento delle scorte minime o di beni immobilizzati per troppo tempo – passando per il controllo delle performance rispetto agli obiettivi di produttività. I software per la gestione del magazzino offrono oggi la facoltà di avere da un lato un quadro sempre aggiornato sugli stock di merce disponibili e sulla loro posizione nel deposito, e dall’altro una stima sull’esaurimento delle scorte pianificando in automatico i riordini.

In riferimento ai software gestionali per il magazzino, Gartner ha definito l’ERP ’postmoderno’ come una strategia tecnologica che automatizza e connette le funzionalità di business amministrative e quelle operative. Ad esempio, area finance, risorse umane, acquisti, produzione e distribuzione – applicando diversi livelli d’integrazione.

In questo modo, si estendono i benefici dell’adozione dell’ERP oltre le funzioni amministrative, integrandolo con le aree operative, come la gestione degli ordini, la produzione, la logistica e la Supply Chain, in modo da ottimizzare l’efficienza operativa.

Come funziona la tecnologia alla base di una soluzione di gestione magazzino?

I sistemi di gestione del magazzino integrano l’uso di dispositivi mobili in abbinamento alla scansione/rilevamento di codici a barre e all’identificazione in radiofrequenza (RFID) per costituire una base transazionale ed efficientare tutti i flussi di lavoro, garantendo la tracciabilità e l’aggiornamento in tempo reale delle informazioni che riguardano la consegna di prodotti.

Quali sono le principali funzionalità dei sistemi di gestione del magazzino?

Tutte le soluzioni contemplate all’interno di un sistema di gestione del magazzino offrono funzionalità di base. Feature quali la gestione della ricezione, dello stoccaggio, l’individuazione e gestione delle scorte e dell’inventario, la pianificazione delle consegne, l’allocazione degli ordini, il picking (prelievo), il rifornimento, la spedizione, gli imballaggi, la gestione dei turni di lavoro degli operatori, la movimentazione automatica dei materiali (MHE).

Alcune piattaforme mettono a disposizione dell’utente feature estese alla gestione delle piazzole di carico/scarico, allo slotting (ottimizzazione del posizionamento in magazzino degli articoli, per incrementare le prestazioni dei processi di prelievo), al picking vocale, all’integrazione dei servizi di outsourcing logistico (3PL, Third Party Logistic).

Quanti tipi di fornitori sono disponibili nel mercato dei sistemi di gestione del magazzino?

Il mercato dei sistemi di gestione del magazzino, detti anche WMS (Warehouse Management System), si suddivide in cinque tipologie di provider:

• Fornitori di mega-suite: offrono ampi portafogli di applicazioni che coprono la maggior parte delle categorie di applicazioni.
• Provider di suite per la gestione della catena di fornitura (SCM): mettono a disposizione delle aziende un sistema olistico di gestione del magazzino e due o più applicazioni basate principalmente sulla gestione della Supply Chain.
• Operatori specializzati neelle suite WMS: ISV, ovvero fornitori indipendenti di software che offrono suite di soluzioni olistiche per la gestione del magazzino e della logistica.
• Provider di componenti WMS indipendenti: offrono componenti autonomi da integrare alle suite WMS per gestire in maniera puntuale specifiche aree o settori come il material handling oppure la logistica nel pharma.
• Fornitori di apparecchiature per la movimentazione dei materiali/automazione: focalizzati principalmente sul supporto degli aspetti elettromeccanici dei magazzini automatizzati su larga scala.

In che modo le offerte di soluzioni di gestione del magazzino differiscono l’una dall’altra

Le offerte di soluzioni di Warehouse Management System si distinguono principalmente per caratteristiche quali usabilità, adattabilità, supporto decisionale, scalabilità e costi lungo tutto il ciclo di vita dell’applicazione, o della piattaforma.

L’attenzione all’ampiezza e alla profondità delle offerte WMS rimane rilevante per le operazioni più sofisticate, mentre altri fattori come la semplicità d’uso, l’usabilità e i costi sono i fattori più importanti in ambienti meno complessi.

Articolo originariamente pubblicato il 09 Ago 2021