La spesa pubblica italiana è una montagna da 800 miliardi di euro l’anno.
Di questi, ben 135 miliardi sono relativi ad acquisti di beni e servizi effettuati da enti sanitari (50%), comuni (19%), PA centrale (17%) e a seguire regioni, province e altri enti locali e previdenziali (14%).
“Su questo fronte – spiega Paolo Catti, responsabile dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano – un ruolo primario di controllo e contenimento spetta alle soluzioni di eProcurement per la digitalizzazione dei processi di acquisto”.
Non è una novità, del resto. Un’adozione consistente dell’eProcurement a supporto dei processi di acquisto della pubblica amministrazione (ma non solo) porta a vantaggi tangibili di risparmio dei costi, a cui si aggiungono altri benefici più intangibili quali ad esempio: maggiore garanzia di trasparenza nelle relazioni verso le imprese fornitrici; crescente attenzione verso la sostenibilità ambientale e il Green Public Procurement; revisione dei processi interni in un’ottica di maggior efficienza.
“In base alle analisi dell’Osservatorio Agenda Digitale – continua Catti – nell’ipotesi di gestire il 30% degli acquisti della PA tramite tool di eProcurement, si potrebbero generare benefici pari a circa 7 miliardi di euro all’anno”.
In particolare, 5 miliardi di risparmi arriverebbero dalla negoziazione sui prezzi di acquisto; 2 miliardi di risparmi derivano invece da una migliore “produttività del lavoro” nei processi di acquisto (corrispondenti alla riduzione di circa 100 milioni di ore-persona), nell’ipotesi che il 30% dei processi di acquisto sia anche completamente “digitalizzato” (dalla negoziazione al pagamento).
Giusto per dare un’idea dei valori in gioco, il risparmio ottenibile è di gran lunga superiore al gettito dell’IMU per l’abitazione principale (circa 4,4 miliardi di euro) di cui tanto si è discusso.
“Per raggiungere questi benefici è importante un approccio organizzativo consapevole”, continua Catti. Che faccia propri alcuni chiari principi:
- Chiarezza di obiettivi con cui si avvia il progetto
- Forte commitment del vertice di chi gestisce gli acquisti
- Attenzione al change management, come testimoniato dalle diverse esperienze di successo
- Ampia spinta proveniente dalla formazione indirizzata a chi usa gli strumenti e a chi governa i processi di acquisto
Secondo gli analisi dell’Osservatorio Agenda Digitale, l’adozione consapevole dell’eProcurement trascina anche l’introduzione di altri tool, indispensabili per gestire nel tempo la spesa pubblica di ciascun Ente, per esempio gli strumenti di:
- Spend analysis, utili a monitorare i fabbisogni effettivi di uno o più enti
- Contract management, per monitorare le maggiori spese dopo l’aggiudicazione delle gare a causa di variazioni di progetto
- Supporto all’emissione di ordini, che rendono possibile il monitoraggio real time degli acquisti, utili alla revisione critica della spesa, anche in chiave futura.
