In ICT4Professional e ICT4Executive abbiamo già avuto modo di trattare i benefici della dematerializzazione e i vantaggi che derivano dalla Conservazione sostitutiva, anche in termini di maggiori fonti di business e di ricavi.
Eppure, sono ancora molti i professionisti che alla Conservazione Sostitutiva credono poco. Un po’ per paura, un po’ per pigrizia, un po’ per false credenze, sono molte le obiezioni sollevate da commercialisti e non solo riguardo l’uso della dematerializzazione nello studio.
Di seguito elenchiamo le più diffuse (con le relative risposte) frutto di un’analisi dell’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano.
Obiezione: Fare la Conservazione Sostitutiva delle copie dei dichiarativi dell’incaricato alla trasmissione è troppo onerosa, perché prima bisogna raccogliere la firma del cliente e, poi, scansionare la dichiarazione da conservare
Risposta: La risoluzione n° 354/E del 8/8/2008, ha chiarito che con riguardo alle copie delle dichiarazioni conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato alla trasmissione, possono “anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”. Il che significa che La Conservazione Sostitutiva delle copie delle dichiarazioni dell’incaricato NON richiede la firma del contribuente.
Non è ancora sicuro che i commercialisti possano effettuare la Conservazione Sostitutiva
Già dal 2004 è possibile impiegare negli studi professionali la Conservazione Sostitutiva sia di documenti analogici che informatici. Con la pubblicazione del DMEF del 23 gennaio 2004 e le disposizioni contenute nel CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) è possibile conservare in solo formato digitale qualsiasi tipo di documento fiscale e amministrativo, a esclusione dei documenti e delle scritture del settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo.
La normativa è ancora troppo complessa
La normativa potrebbe sembrare complessa perché tratta anche di alcuni aspetti tecnici, come la firma digitale e la marca temporale, che sono argomento non attigui a quelli normalmente trattati dagli studi professionali. Tuttavia la normativa non è certo più complessa di altri dispositivi di legge, che regolano altri temi di natura civilistico-fiscale. Tra l’altro, oggi la normativa è da ritenersi stabile, tanto da non necessitare di ulteriori approfondimenti normativi. A chi, invece, non avesse tempo o intenzione di approfondire la normativa si ricorda che è sempre possibile conservare in modalità sostituiva i documenti utilizzando servizi di full-outsourcing di società specializzate, evitando, così, di rinunciare a dare una risposta alla clientela.
Se conservo documenti e scritture contabili solo in formato digitale, non posso più tornare alla carta in caso di loro utilizzo
Se viene effettuata la Conservazione Sostitutiva di documenti e scritture contabili in solo formato digitale, è sempre possibile stamparli e utilizzarli in formato cartaceo, poiché hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale, a meno che la loro conformità non sia espressamente disconosciuta.
La Conservazione Sostitutiva rende i processi estremamente rigidi
Contrariamente a ciò che si pensa, la normativa è estremamente flessibile, perché consente di adottare la Conservazione Sostitutiva senza modificare o alterare i processi esistenti negli studi professionali. Ciò che, invece, viene modificato, è il tempo dedicato dallo Studio nella conservazione delle scritture contabili: infatti, a parità di documenti da conservare, mentre la stampa cartacea di centinaia di scritture contabili potrebbe richiedere diversi giorni, con la Conservazione Sostitutiva basterebbero pochi minuti.
Non faccio Conservazione Sostitutiva perché dovrei tenere un manuale per ogni cliente
Considerato che quasi tutti gli aspetti dei processi di Conservazione Sostitutiva svolti dal professionista sono gli stessi per tutti i clienti dello studio (il Responsabile della Conservazione rimane il medesimo; così come il software impiegato, il supporto di conservazione, il luogo di conservazione e via dicendo), è ammissibile impiegare il “Manuale della Conservazione Sostitutiva” dello studio, valido per tutti i clienti. Va ricordato, però, che in caso di restituzione al cliente delle scritture contabili conservate in solo formato digitale, dovrà essere consegnato anche il citato manuale
Con la Conservazione Sostitutiva cambia totalmente la tempistica di conservazione
La tempistica di conservazione non cambia; le scritture contabili, siano esse stampate su carta, che conservate in digitale, dovranno essere conservate entro i tre mesi successivi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, IRAP e IVA.
La Conservazione Sostitutiva non ci interessa perché facciamo solo consulenza
Alcuni professionisti che svolgono solo attività di consulenza, pur avendo pochi documenti e scritture contabili, hanno deciso di adottare la Conservazione Sostitutiva per il solo fatto che “il miglior modo per imparare è fare”. Quando qualche loro Cliente richiederà supporto nell’implementare la Conservazione Sostituiva in azienda, non si troveranno impreparati.
Non facciamo Conservazione Sostitutiva perché a volte siamo in ritardo con la gestione normale dell’attività, quindi il supporto di carta non ha una data certa di produzione del documento. Con la marca temporale sei invece obbligato a fare operazioni nei tempi stabiliti per legge
Premesso che andrebbe verificata la struttura organizzativa dello studio, dato che una simile situazione, se cronica, ha delle carenze che potrebbero anche generare delle criticità in futuro, va evidenziato che è sempre possibile effettuare la Conservazione Sostitutiva anche di un documento analogico. In questo caso, data appunto la presenza del documento cartaceo, non vi sono vincoli temporali ed è possibile farla in qualsiasi momento.
Sono pochi i documenti e le scritture contabili che possono essere conservati in solo formato digitale
In realtà sono oltre 80 i documenti contabili che posProviamo a contare quante sono le pagine che in un anno per tutti i clienti dello studio bisogna stampare e archiviare. Consideriamo, poi, i metri quadrati da mettere a disposizione, che ogni anno aumentano. Valutiamo il tempo assorbito dalla ricerca dei documenti negli archivi cartacei, dalla necessità di avere, comunque, una doppia archiviazione, una cartacea e una elettronica sul server dello studio. Sicuri che i documenti cartacei siano più semplici da gestire?
Se faccio Conservazione Sostitutiva è più facile essere sottoposti a controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate
Ecco la risposta di Mario Carmelo Piancaldini, Responsabile Ufficio Imprese Minori e Lavoratori Autonomi, Coordinatore del Forum Nazionale sulla Fatturazione Elettronica – Direzione Centrale Accertamento Agenzia delle Entrate: “I processi di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva potranno consentire la riduzione o la semplificazione di una serie di adempimenti burocratici, che oggi gravano – anche in termini di costi … Questo non implicherà in alcun modo un aumento della probabilità di essere soggetti a controlli … quanto piuttosto una maggiore efficienza abbinata a una minore invasività (tempi e presenza di verificatori …) nelle attività di controllo condotte dall’Amministrazione”.
I tempi per rientrare dall’investimento sono troppo lunghi
I benefici che potenzialmente derivano dall’adozione di un qualsiasi progetto di dematerializzazione sono tali da ripagare i costi di realizzazione in un intervallo temporale che oscilla tra i 12 (nella maggior parte dei casi) e i 18 mesi
La Dematerializzazione interessa solo agli studi di medie e grandi dimensioni. Per i piccoli non è conveniente
La dimensione dello studio non è la variabile necessariamente più efficace per comprendere se può essere o meno opportuno avviare progetti di dematerializzazione. Occorre soffermarsi anche sulla complessità amministrativa che lo studio gestisce, misurabile in termini di tipologia e numero di documenti, a loro volta quantificati in pagine, che vengono “lavorati” dallo Studio, senza trascurare il tempo dedicato allo svolgimento delle singole attività, ripartite tra il personale che le cura direttamente. In altre parole, il problema è più di natura culturale.
