Attenzione a sottovalutare l’impatto del procurement indiretto sulla profittabilità aziendale. Secondo il white paper “Acquisti indiretti: sei sfide generate dalla mancanza di trasparenza. Suggerimenti per vincerle” pubblicato da Jaggaer, senza un sistema di controllo i piccoli acquisti sono soggetti a molteplici inefficienze che finiscono con l’impattare sull’utile. Il report evidenzia come una soluzione Procure to Pay (P2P), che integra e automatizza l’intero ciclo passivo, crei flussi di lavoro standard fra i dipartimenti acquisti e contabilità, assicuri più trasparenza e controllo nella gestione degli acquisti indiretti, misuri le performance dei fornitori, eviti rischi e sprechi di denaro e migliori l’interazione fra gli stakeholder. La trasparenza dei dati è anche la base per usare in modo vantaggioso tecnologie avanzate come intelligenza artificiale e analytics. Ecco le sei sfide evidenziate nel white paper e la risposta del P2P.
Procurement indiretto: gli acquisti “fuori contratto”
Noti anche come “spesa Maverick” e facilitati dalle opzioni di e-commerce, gli acquisti “fuori contratto” rendono difficile monitorare i costi e impossibile prendere decisioni strategiche basate sui fatti. Una soluzione P2P permette di superare le inefficienze grazie a un’interfaccia intuitiva simile all’esperienza dell’e-shopping e ai contratti pre-negoziati. I clienti interni possono rintracciare facilmente i propri ordini, perché tutti i dati di cui hanno bisogno sono sul sistema, e il sistema cattura tutte le informazioni necessarie all’ufficio acquisti.
Aggregazione dei fabbisogni e controllo del rischio
La mancanza di trasparenza può significare per le aziende perdita dei vantaggi legati ai contratti esistenti, col rischio di rinegoziazioni a condizioni peggiorative. Nel procurement indiretto, una soluzione P2P aiuta ad assicurare che tutti gli acquisti di una determinata categoria siano aggregati e inviati solo a fornitori elencati nel catalogo. Le informazioni raccolte dall’ufficio acquisti possono servire come leva negoziale.
Al tempo stesso, il P2P permette di valutare se è opportuno mitigare i rischi del fornitore unico. Una sana concorrenza potrebbe risultare vantaggiosa nel prezzo, oltre che utile per avere un backup nel caso il fornitore non sia più in grado, a un certo punto, di soddisfare tutti i fabbisogni.
Conformità ai regolamenti e auditing
Una soluzione Procure to Pay monitora automaticamente la conformità con procedure concordate e standardizzate. Un compratore può generare gli ordini dal contratto tramite un’interfaccia simile a un catalogo, che contiene solo i fornitori selezionati, e che soddisfano gli standard di conformità; i controlli di compliance scattano automaticamente.
Inoltre queste soluzioni integrate rendono anche più facile rispondere alle richieste di informazioni da auditor interni ed esterni. Tutte le informazioni associate a una determinata fattura sono disponibili premendo un pulsante: non è necessario stampare documenti o perdere tempo a cercare ricevute e contratti in sistemi o archivi differenti.
Analytics e AI per ottimizzare gli acquisti
La trasparenza dei dati è anche il requisito preliminare per sfruttare a proprio vantaggio le tecnologie più avanzate come intelligenza artificiale e analytics. Ad esempio, grazie alla visibilità su dati di spesa, performance dei fornitori e compliance contrattuale, un’azienda può utilizzare gli analytics per valutare scenari di fornitura alternativi, con approccio “what if”, comparando strategie mono o multi-fornitore e altri aspetti.
Con un sistema P2P integrato, la spesa si gestisce facilmente dalla tastiera e, grazie a reportistica e analisi basati sulle tecnologie digitali, si ottengono tutte le informazioni necessarie per misurare, affinare e migliorare la strategia di acquisti indiretti.
