Come noto, con “ciclo dell’ordine” ci si riferisce all’insieme delle diverse interazioni che caratterizzano una transazione tra partner di business: un cliente e un fornitore.
Di fatto, un ciclo dell’ordine prevede lo scambio di molteplici informazioni e documenti, finalizzati a supportare una relazione commerciale, siano essi a livello logistico-commerciale che amministrativo-finanziario.
Digitalizzare il ciclo dell’ordine significa quindi dematerializzare i documenti che lo compongono e passare a una gestione elettronica integrata dell’intero flusso informativo che si snoda attraverso le fasi di Ordine, Consegna, Fatturazione e Pagamento.
Sui vantaggi che comporta la digitalizzazione ci siamo spesi più volte, ma come stanno affrontando le imprese italiane questo percorso?
Le 4 strade verso la digitalizzazione del Ciclo dell’Ordine
Secondo le analisi dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, le imprese stanno percorrendo sostanzialmente 4 strade. La principale differenza sta nel grado di copertura del processo che si intende garantire.
1. Scambio unilaterale degli ordini
Nei progetti di scambio unilaterale degli ordini sono coinvolti entrambi i partner commerciali, tipicamente attraverso la funzione vendite per il fornitore e la funzione acquisti per il cliente.
Le attività impattate sono la fase di emissione degli ordini lato cliente e le fasi di ricezione e processamento degli stessi ordini lato fornitore.
Con questo approccio si prevede che l’azienda cliente invii – per scelta unilaterale o per “imposizione” – gli ordini ai propri fornitori in modalità elettronica. Inoltre si assume che l’azienda cliente non riceva a sua volta documenti strutturati dai propri fornitori.
L’impatto organizzativo per l’azienda cliente è tutto sommato limitato nel caso in cui debba adattarsi ad uno standard che le viene imposto, un po’ più significativo nel caso in cui sia essa stessa a proporre ai fornitori lo standard di riferimento.
Questa soluzione è di indubbio interesse per il fornitore che ha la possibilità di gestire direttamente gli ordini in formato elettronico. Dal canto suo, il cliente ha la certezza di aver trasmesso i propri ordini e almeno l’informazione che il fornitore li ha ricevuti.
2. Scambio unilaterale delle fatture
Nello scambio unilaterale delle fatture, caso duale del precedente, il fornitore invia al proprio cliente – anche qui, per scelta unilaterale o per “imposizione” – le fatture in modalità elettronica.
È spesso previsto, per compliance fiscale, che, oltre alla trasmissione elettronica, possa esistere un processo parallelo di trasmissione via posta tradizionale delle fatture.
Come nel caso precedente, l’azienda fornitrice non riceve a sua volta altri documenti elettronici da parte del cliente.
Il fornitore, in questo frangente evidentemente meno avvantaggiato nella relazione – in quanto deve produrre un documento, spesso in formati strutturati richiesti dal cliente – può avere dalla sua la certezza che il documento fattura è stato effettivamente recapitato al cliente.
3. Integrazione del ciclo ordine-fattura
Con questo approccio gli scambi documentali legati al ciclo logistico-commerciale (emissione e ricezione di ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto, avvisi di spedizione, fatture) sono sostituiti da scambi di documenti elettronici strutturati.
Lo scambio di più documenti e la reingegnerizzazione delle attività, sia interne che di interfaccia, con il coinvolgimento di più funzioni – dagli acquisti/vendite, alla logistica, all’amministrazione – comportano impatti organizzativi elevati.
Alcune figure aziendali devono cambiare il proprio modo di lavorare – si pensi ai venditori o agli agenti di vendita – ed è necessaria una forte interazione con i propri partner commerciali nella scelta degli standard di comunicazione e di processo.
I vantaggi derivanti dall’adozione di questo paradigma sono legati alla riduzione dei tempi per acquisizione ed elaborazione dei dati, alla riduzione dei tempi necessari per le verifiche e le riconciliazioni e soprattutto alla riduzione delle non conformità.
4. Completa integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine
E’ questo l’approccio che permette di ottenere tutti i vantaggi della gestione integrata e completamente elettronica del ciclo dell’ordine, che arriva fino all’integrazione con la fase di pagamento.
Questo approccio prevede l’adozione congiunta di sistemi per l’integrazione completa del ciclo e delle soluzioni per la dematerializzazione previste a norma di legge.
L’intero flusso documentale viene gestito e trasferito, quindi, unicamente in formato digitale, strutturato e direttamente elaborabile dai sistemi informativi aziendali.
Anche gli archivi delle fatture – sia passive che attive – sono elettronici, secondo i principi della conservazione sostitutiva a norma di legge.
È questo l’approccio che richiede il massimo sforzo di ridisegno dei processi interni e il massimo grado di collaborazione con i propri partner di filiera, con i quali occorre condividere gli standard di comunicazione e di processo.
