L’Azienda Ospedaliero Universitaria Meyer di Firenze, specializzata nella cura dei bambini dalla nascita all’adolescenza, conta 1.090 dipendenti, 170 posti letto di ricovero ordinario, 56 di Day Hospital, 7 sale operatorie. L’Ospedale nell’anno 2012 ha realizzato 3.980 ricoveri ordinari chirurgici e 2.300 casi di Day Surgery e rappresenta un centro di riferimento nazionale per numerose specialità sia mediche che chirurgiche.
L’Azienda, a partire dal 2007 ha sviluppato, in collaborazione con Oslo, un sistema di Business Intelligence per il reporting direzionale, grazie alla creazione di un Datawarehouse (DWH). Il progetto, promosso dalla Direzione Aziendale, ha l’obiettivo di utilizzare i dati sanitari e amministrativi per la governance aziendale, per monitorare i costi e migliorare l’efficienza (anche nel lungo periodo), introducendo così meccanismi di governo economico e sanitario.
Una reportistica completa e aggiornata
Il progetto ha visto nel corso del 2008 l’implementazione nel DWH della contabilità analitica, nel 2009 l’acquisizione dei dati sanitari inerenti i ricoveri e la specialistica ambulatoriale e nel 2010 l’inserimento del sistema di analisi dei costi e delle attività. Il DWH è attualmente integrato con tutti gli applicativi aziendali (CUP, RIS/PACS, LIS, ecc.), consentendo quindi di ottenere una reportistica completa e aggiornata, a partire dai dati presenti in Azienda. Attualmente il sistema consente il monitoraggio mensile delle schede di budget elaborate con il DWH e fornisce una pubblicazione mensile della reportistica. Tra le altre funzionalità esso permette di analizzare i dati a livello Dipartimentale (Centri di Responsabilità di I livello), delle singole strutture complesse e semplici dipartimentali (Centri di Responsabilità di II livello) generando una reportistica il più possibile standardizzata e rendendo disponibili dati certi e certificati.
Gli utenti che utilizzano il sistema afferiscono alla Direzione Strategica Aziendale, alle Direzioni di Dipartimento, alla Direzione Infermieristica, alla Direzione Tecnica Sanitaria e ai Centri di Responsabilità di II livello. L’accesso al DWH avviene anche attraverso un portale web che consente la profilazione dei vari utenti o gruppi di utenti in modo da consentire l’accesso del singolo utilizzatore a un insieme di informazioni ben definite e stabilite dalla Direzione Strategica Aziendale.
Gli indicatori
I principali indicatori del sistema di reporting riguardano le aree:
• attività: numero di ricoveri, numero di accessi al Pronto Soccorso, tempi di attesa al Pronto Soccorso, numero di prestazioni eseguite, ecc.;
• qualità: peso medio dei DRG medici e di quelli chirurgici, percentuale di attrazione extra-regiona- le per ricoveri ordinari e in day hospital, trend del volume di attività di tipo chirurgico, percentuale di attrazione extraregionale per i DRG ad alta complessità, ecc.;
• consumi: farmaci, dispositivi medici, materiale protesici, materiale economale, ecc.;
• Risorse Umane: numero di FTE (Full Time Equivalent) distinti per personale medico, infermieri stico, tecnico, amministrativo, ecc.
Con l’obiettivo di controllare i costi e il consumo dei prodotti, l’Azienda ha istituito una task force per il controllo degli approvvigionamenti, che analizza mensilmente gli scostamenti dei consumi effettivi rispetto ai dati a budget e monitora le giacenze dei prodotti presenti in reparto, al fine di tenere traccia del consumo dei singoli prodotti, con un’analisi che arriva a considerare per tutti i beni il singolo prodotto e, per i farmaci, anche il principio attivo contenuto in essi.
I vantaggi ottenuti
Tra i benefici conseguiti a seguito dell’introduzione della task force e dall’utilizzo del sistema di reporting direzionale, vi è la riduzione dei consumi interni di prodotti, con un calo nel 2012 del 5,10% (pari a oltre 700.000 euro) del consumo di farmaci rispetto al 2011. Inoltre, l’implementazione del sistema ha comportato una riduzione delle giacenze pari a 820.000 euro nel 2011 e 470.000 euro nel 2012 un valore complessivo di 1,3 milioni di euro.
Oltre a consentire un maggior controllo dei costi, il sistema ha consentito di creare una cultura aziendale tale da considerare il DWH l’unica fonte informativa aziendale dalla quale reperire i dati ufficiali e aggiornati a tutti i livelli di analisi. Infatti, l’introduzione del sistema non ha visto alcun tipo di resistenza da parte degli utenti fruitori, che hanno visto questo sistema come un utile strumento di raccolta, analisi e reporting multilivello, strutturato secondo una stessa metodica informativa .
