Vendor rating, un modello per valutare i fornitori

Solo attraverso criteri di valutazione dei fornitori (Vendor Rating) ben definiti, che spaziano dalla stabilità finanziaria alla puntualità nelle consegne, passando per la sostenibilità ambientale, l’innovazione tecnologica e, non meno importante, il livello di sicurezza, le aziende sono in grado di tessere partnership solide e vantaggiose con i loro partner commerciali.

Una pratica che, oltre a elevare gli standard operativi interni, apporta ulteriori benefici sia alle aziende che ai fornitori stessi, incentivando miglioramenti continui e una trasparenza reciproca nelle pratiche commerciali.

Cos’è il Vendor Rating

Il Vendor Rating, o valutazione dei fornitori, è un processo sistematico adottato dalle aziende per valutare la performance dei loro partner commerciali in base a criteri predeterminati e oggettivi. Questa pratica, fondamentale nel procurement e nella gestione della Supply Chain ma non solo (si pensi all’ambito ICT), ha lo scopo di garantire che i partner commerciali rispondano in modo efficace e affidabile alle esigenze dell’azienda. Implementando un piano efficace di valutazione dei fornitori, le imprese sono in grado di monitorare e migliorare la qualità dei servizi e dei prodotti ricevuti, e mitigare contemporaneamente potenziali rischi legati alla variabilità delle prestazioni dei fornitori, ottimizzando così l’intera catena del valore aziendale.

Il processo di Vendor Rating coinvolge la raccolta e l’analisi di dati provenienti da diverse fonti, come feedback interni, audit di qualità e report di performance. Queste informazioni vengono poi aggregate in un punteggio o rating complessivo che può essere utilizzato per prendere decisioni informate su quali fornitori mantenere, migliorare o sostituire.

È bene considerare che non si tratta di un processo che si svolge una sola volta, ma è piuttosto una valutazione continua che consente alle organizzazioni di monitorare le prestazioni dei fornitori nel tempo. Valutando regolarmente i fornitori, le aziende possono identificare eventuali cambiamenti nelle prestazioni, affrontare proattivamente potenziali problemi e promuovere un miglioramento continuo all’interno della loro catena di fornitura.

Come implementare un piano di valutazione dei fornitori efficace

Il processo di Vendor Rating di solito comprende i seguenti passaggi:

1. Identificazione degli Indicatori Chiave di Prestazione (KPI): Inizialmente, le organizzazioni identificano i KPI che verranno utilizzati per valutare i fornitori, che sono allineati con gli obiettivi e le finalità dell’organizzazione;
2. Raccolta dati: I responsabili acquisti raccolgono dati rilevanti sulle prestazioni dei fornitori, inclusi metriche come la puntualità delle consegne, la qualità del prodotto e l’aderenza alle specifiche. Questo processo di raccolta dati può coinvolgere l’analisi di registri interni, la conduzione di sondaggi o la ricerca di feedback da altri dipartimenti o stakeholder;
3. Valutazione: Sulla base dei dati raccolti, i fornitori vengono valutati utilizzando i criteri predefiniti, come l’assegnazione di punteggi o valutazioni alle loro prestazioni. Il processo di valutazione può includere anche il confronto tra fornitori per identificare i migliori;
4. Analisi dati: I dati raccolti e i risultati della valutazione vengono analizzati per identificare schemi, tendenze e aree di miglioramento;
5. Feedback: Infine, viene fornito feedback ai fornitori, evidenziando i loro punti di forza e le aree che richiedono miglioramento. Questo ultimo step favorisce la collaborazione e aiuta i fornitori a migliorare le loro prestazioni. Consente anche alle organizzazioni di comunicare chiaramente le loro aspettative e lavorare verso relazioni reciprocamente vantaggiose con i vendor.

Perché è importante

Con l’aumento della deverticalizzazione, dove una grande parte del valore prodotto dalle aziende dipende dai fornitori, i vendor assumono un ruolo strategico nella creazione di valore per il cliente. La frammentazione delle catene del valore, le fluttuazioni dei mercati e gli eventi geopolitici rendono il contesto operativo sempre più instabile e imprevedibile, aumentando il rischio di interruzioni.

In questo scenario, è importante che le aziende siano resilienti per assicurare la continuità del processo primario. E poi, bisogna considerare che c’è una crescente necessità di adottare pratiche aziendali sostenibili, guidate da richieste di mercato, normative (Regolamento DORA e NIS2) e clienti, che possono influenzare la reputazione e la conformità legale delle aziende e sottolineano l’importanza di un sistema di valutazione dei fornitori per prevenire tali rischi.

I criteri chiave di valutazione nel Vendor Rating

I parametri più comunemente utilizzati includono la qualità del prodotto o servizio fornito, la puntualità nelle consegne, la capacità di innovazione e la sostenibilità delle pratiche operative.

Vediamo, nel dettaglio, ciascun KPI:

1. Qualità:
   • Conformità: Verifica se i prodotti o servizi rispettano le specifiche tecniche richieste;
   • Tasso di difettosità: Analizza la percentuale di prodotti difettosi rispetto al totale consegnato;
   • Feedback dei clienti: Raccoglie opinioni e recensioni sugli standard qualitativi percepiti.
2. Tempi di consegna:
   • Puntualità: Misura la frequenza con cui le consegne avvengono entro le date concordate;
   • Affidabilità: Considera la consistenza delle consegne puntuali nel tempo;
   • Gestione delle urgenze: Valuta la capacità di gestire richieste di consegna accelerata.
3. Costo:
   • Comparazione di mercato: Confronta i prezzi offerti con quelli di altri fornitori nel settore;
   • Trasparenza dei prezzi: Verifica la chiarezza delle voci di costo e dei termini economici;
   • Condizioni di pagamento: Analizza flessibilità e vantaggi delle condizioni di pagamento offerte.
4. Flessibilità e capacità di risposta:
   • Adattabilità: Misura la capacità di rispondere a cambiamenti nelle quantità o nelle specifiche;
   • Velocità di risposta: Valuta il tempo impiegato per rispondere alle richieste o ai problemi;
   • Capacità di personalizzazione: Considera la disponibilità a personalizzare prodotti o servizi.
5. Supporto e servizio clienti:
   • Disponibilità: Valuta l’accessibilità del supporto attraverso vari canali (telefono, e-mail, ecc.);
   • Efficacia nella risoluzione dei problemi: Misura la capacità di risolvere prontamente i problemi;
   • Proattività: Analizza l’attitudine a prevenire problemi e a migliorare continuamente il servizio.
6. Innovazione:
   • Investimento in ricerca e sviluppo: Verifica l’impegno del fornitore nell’innovazione;
   • Nuove proposte: Considera la frequenza e la qualità delle nuove idee o soluzioni proposte;
   • Collaborazione su progetti innovativi: Valuta la disponibilità a collaborare su iniziative di innovazione.
7. Conformità normativa e ambientale:
   • Certificazioni: Verifica il possesso di certificazioni legali e ambientali;
   • Politiche di sostenibilità: Analizza l’impegno verso pratiche sostenibili ed ecologiche;
   • Rispetto delle normative: Assicura la conformità a tutte le normative applicabili.
8. Gestione delle relazioni:
   • Comunicazione: Valuta la chiarezza, la frequenza e l’efficacia della comunicazione;
   • Collaborazione: Misura la capacità di lavorare insieme in modo efficiente e produttivo;
   • Fiducia e trasparenza: Considera il livello di fiducia reciproca e la trasparenza nelle transazioni.

Un approccio equilibrato e multifocale nella scelta dei criteri permette di ottenere una visione complessiva del valore che ogni fornitore apporta alla catena di approvvigionamento, facilitando decisioni più informate e strategiche.

Benefici del Vendor Rating per le aziende (ma anche per i fornitori)

I vantaggi di implementare un piano strutturato e continuo di valutazione dei fornitori sono abbastanza chiari; tra questi rientra, senza dubbio, una maggiore trasparenza nelle operazioni di Supply Chain e una riduzione dei costi, degli sprechi e degli stock inutilizzati grazie a una miglior selezione dei fornitori. Inoltre, il processo contribuisce a stabilire relazioni più solide e durature con i fornitori, basate su prestazioni misurabili e miglioramenti continui. Aspetti che, tutti insieme, contribuiscono a migliore gestione del rischio aziendale, proteggendo l’azienda da interruzioni impreviste e variabilità nella qualità dei materiali o servizi ricevuti.

Anche gli stessi fornitori traggono significativi benefici dal processo di Vendor Rating. Essere sottoposti a valutazioni regolari offre loro l’opportunità di ricevere feedback costruttivi sulle proprie prestazioni, identificando aree di miglioramento che possono incrementare la competitività sul mercato. Inoltre, una buona valutazione può tradursi in relazioni commerciali più stabili e redditizie con i clienti principali.

Questo aspetto è particolarmente rilevante in mercati altamente competitivi dove differenziarsi attraverso elevati standard qualitativi diventa un elemento chiave per il successo commerciale. D’altra parte, risultati negativi nel Vendor Rating possono avere ripercussioni sia sul piano contrattuale sia su quello gestionale, ad esempio con la sospensione temporanea dall’albo fornitori. Per questo, è importante comunicare con trasparenza i criteri di valutazione ai fornitori, poiché solo in questo modo si stimolerà un miglioramento delle prestazioni e si aumenterà la competitività dell’intero sistema.

Il nodo del costo di adozione

I costi di un sistema di Vendor Rating efficiente sono legati a due elementi. Da un lato, c’è il costo del personale dedicato e della sua formazione, principalmente nell’ambito della Direzione Acquisti. Dall’altro, c’è il costo della creazione, manutenzione ed eventuale implementazione dei sistemi informativi a supporto del Vendor Rating, che permettono la raccolta dei dati sulle performance, l’elaborazione di questi dati, l’emissione della reportistica e l’attuazione di provvedimenti conseguenti al monitoraggio. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, i vantaggi ottenuti dalle aziende nel migliorare le prestazioni dei propri fornitori superano i costi di adozione e gestione.