Le tecnologie IT continuano a evolvere molto velocemente, e nelle aziende l’insieme delle procedure per acquistarle (IT Procurement) può diventare facilmente inefficiente se le sue procedure non vengono aggiornate regolarmente.
Gartner ha recentemente approfondito questo tema, in un momento in cui alla naturale rapida obsolescenza delle tecnologie s’affiancano tendenze di forte impatto come l’IT Consumerization e il Cloud Computing, che cambiano i modelli stessi di erogazione e vendita da parte dei vendor IT, e quindi di procurement da parte delle aziende.
Gartner precisa di aver ricevuto negli ultimi 24 mesi oltre 9.000 richieste di consigli e consulenze in ambito IT Procurement dai suoi clienti: “Una governance poco accurata dei processi di IT Procurement provoca problemi di efficienza a tutta la funzione Procurement aziendale”, spiega la società in un report.
Un’azienda gestita bene è in grado di riconoscere i segnali di una governance poco accurata dei processi di acquisto, e di ripristinarne l’efficienza con appropriate misure, come l’aggiornamento delle policy, la modifica dei processi problematici, e il regolare controllo della conformità (compliance) dei processi rispetto alle policy. Secondo Gartner l’insufficienza della governance dell’IT Procurement si manifesta attraverso 17 segnali, che ricadono appunto in tre categorie: policy, processi e compliance.
Attenti a policy, processi e controlli
Nel primo ambito i segnali sono sette: ambiguità delle policy, non-definizione degli owner delle procedure d’acquisto, errata definizione del processo (che non coinvolge nell’ordine più corretto gli enti e le persone che hanno a che fare con gli acquisti), errato coordinamento con le altre policy aziendali, mancanza di procedure per chi non rispetta le policy fissate, inadeguatezza delle soglie di spesa sopra le quali si deve indire una gara, eccessiva burocrazia per i piccoli acquisti.
Nel secondo ambito, quello dei processi di procurement, altri otto tipi di segnali secondo Gartner devono allarmare i responsabili dell’IT Procurement: insufficiente tracciamento delle negoziazioni con gli IT Vendor (chi è stato coinvolto nei vari incontri, cosa è stato deciso, ecc.), coinvolgimento della funzione IT nullo o limitato alla parte amministrativa di definizione del contratto (dopo che l’accordo con il vendor è stato concluso da una business unit), scarsa conoscenza delle policy di procurement aziendali da parte dei dipendenti coinvolti, mancanza di supervisione di appositi comitati dei contratti IT più significativi, scarsa informatizzazione dei processi di IT Procurement (troppe attività manuali e non tracciate), poca corrispondenza tra policy sulla carta e processi reali, scarsa collaborazione e comunicazione tra le varie funzioni e business unit.
Infine i due ultimi segnali di criticità si riferiscono al controllo dei processi, e sono l’inesistenza di periodici processi di audit, e la scarsa comunicazione delle policy di procurement a funzioni e business unit, che sono così portate ad aggirare sia le policy che la necessaria supervisione da parte dell’IT.
Qualche consiglio per intervenire
Ma cosa può fare un IT Procurement manager che rileva uno o più di questi segnali? Gartner raccomanda una serie di passi in ciascuno dei tre ambiti – policy, processi, controlli -, ma suggerisce anche alcuni accorgimenti più generali per risolvere i problemi di inefficienza dell’IT Procurement, e per evitare che si ripresentino.
In pratica, l’indicazione è di creare un team interfunzionale che individui e riveda le policy che impattano negativamente sull’IT Procurement; istituire una periodica revisione delle policy basata sull’evoluzione tecnologica e sulle esigenze di business, e procedure sistematiche di audit; e infine definire dei flussi di informazione adeguati per tenere sempre aggiornati sulle policy tutti gli attori interni e i vendor IT di riferimento.
