Il processo di acquisto all’interno di un’impresa è solitamente scandito da una serie di fasi fondamentali.
- Analisi dei fabbisogni. In questa fase si classificano le varie voci di spesa e si individuano le specifiche esigenze di approvvigionamento dell’impresa
- Perlustrazione del mercato. Si identificano i potenziali fornitori per ogni singola categoria merceologica
- Qualificazione dei fornitori. I fornitori candidati vengono valutati sulla base di parametri definiti
- Richiesta di offerta. L’acquirente formula una RdO alla cerchia di fornitori scelti, relativi a precisi fabbisogni per ricevere offerte il più possibile omogenee.
- Negoziazione e assegnazione. L’acquirente negozia l’offerta con i vari fornitori e assegna poi la fornitura/appalto al fornitore con i migliori requisiti
- Backoffice. Dopo l’assegnazione dell’appalto seguono le varie operazioni di autorizzazione ed emissioni dell’ordine il ciclo logistico e quello amministrativo-contabile
Tutte le fasi precedentemente descritte possono oggi essere gestite con il supporto di applicazioni e strumenti software specifici (eSpend Management, eSourcing, eProcurement), che rispondono non sono alla necessità di strutturare meglio il processo complessivo ma di rispondere alle esigenze di tracciabilità e trasparenza sulle scelte di approvvigionamento. Vediamo i principali strumenti:
Strumenti di analisi e reportistica
I tool più evoluti sono in grado di raccogliere grandi quantità di dati (anche se disomogenei, ovvero “così come sono disponibili” alla fonte) per poi elaborarli, strutturarli e farne la base per processi decisionali consapevoli.. L’analisi della spesa (dalla definizione dei fabbisogni fino alla consuntivazione) rappresenta uno dei principali ambiti di applicazione di questi strumenti.
Strumenti di vendor management
Questi tool hanno l’obiettivo di consentire la condivisione e la capitalizzazione delle informazioni relative ai fornitori, attuali o potenziali, all’interno di una azienda. Solitamente possono raccogliere direttamente le informazioni dai fornitori per facilitare i processi di classificazione, di pre-qualifica e qualifica oltre a consentire ai committenti il monitoraggio di indicatori economico-gestionali (qualità e prezzi dei prodotti, stabilità finanziaria, capacità produttiva e via dicendo).
Strumenti di richiesta di offerta
Servono a supportare, semplificare e automatizzare la formulazione, redazione e invio a molteplici fornitori delle richieste di preventivi, permettendo una comunicazione bi-direzionale buyer-seller efficiente e strutturata. Le offerte ricevute sono ordinate dal sistema in funzione dei parametri di valutazione scelti dall’acquirente (tipicamente prezzo e variabili tecnico/qualitative).
Strumenti di negoziazione
Comprendono essenzialmente due categorie di tool: gli strumenti di asta elettronica, che consentono a diversi fornitori di negoziare in maniera competitiva e di inviare in tempo reale offerte e controfferte fino alla chiusura dell’asta; I sistemi di gara elettronica, che simulano in modalità virtuale il tradizionale procedimento di gara con offerta in busta chiusa (o sequenza di offerte tecnica ed economica).
Strumenti di workflow management
Hanno il compito di guidare il buyer nella gestione di tutto il ciclo di lavoro necessario (ad esempio iter di preparazione bozze, validazione e approvazione di documenti, verifiche di requisiti e via dicendo) per completare uno specifico progetto di procurement.
Strumenti di knowledge sharing
Gli strumenti di gestione e condivisione del know-how aziendale (attraverso motori di indicizzazione e ricerca semantica su repository centralizzati) permettono di ottimizzare l’organizzazione delle informazioni, assicurando inoltre il tracciamento di flussi di acquisizione e modifica di contenuti e dati.
Strumenti di Contract management
I software di gestione dei contratti rispondono a esigenze tipiche del processo di acquisto, come la necessità di tenere traccia di tutta l’evoluzione di una trattativa commerciale: chi ha partecipato alla gara, come è stato gestito il processo di aggiudicazione, a quali condizioni, a quali prezzi.
