Da una parte il rispetto delle regole del Public Procurement (Codice degli Appalti), dall’altra le esigenze del business che impongono la continua ricerca di efficacia ed efficienza. Sono i due binari paralleli lungo i quali si sviluppano le strategie e l’innovazione delle aziende operanti nei settori regolamentati, fortemente esposte al contesto competitivo non solo nazionale, ma anche internazionale. Con l’ulteriore complessità di una partecipazione mista. «Una sorta di Yin e Yang che rende il processo di acquisto particolarmente complesso e sfidante», ci spiega Andrea Ghiselli, Direttore Purchasing e Supply Chain di Gruppo SEA, tra i più importanti operatori aeroportuali internazionali, che gestisce gli scali Linate e Malpensa e ha come azionisti il comune di Milano e il Fondo di investimento F2i. Nel 2017 i ricavi sono stati di 697 milioni di euro, in crescita del 6,8%.
Who's Who
Andrea Ghiselli
Direttore Purchasing di Gruppo SEA
«Il business richiede risposte rapide ed efficaci agli stimoli competitivi, mentre l’articolazione delle prescrizioni normative rappresentano paletti e vincoli importanti da rispettare», dice Ghiselli, da due anni in SEA e con una lunga esperienza manageriale maturata in McKinsey e poi in un’importante Utility.
SEA, che dopo aver superato la difficile fase successiva al dehubbing negli ultimi anni ha visto una crescita a due cifre del traffico, è ora impegnata in uno sfidante piano di trasformazione. L’evoluzione non interessa solo le infrastrutture fisiche, ma anche quelle digitali, con una tensione fortissima alla dematerializzazione dei processi che, in questo momento, vede diversi fronti aperti.
In particolare, è in via di implementazione una nuova piattaforma di e-procurement per migliorare il colloquio con i fornitori in fase di gara, che sostituirà l’attuale soluzione, potenziandone reach e funzionalità. Si tratta di un portale fornito in logica SaaS (software as a service) da Jaggaer, società multinazionale specializzata nelle soluzioni Source to Pay che ha già fra i propri clienti anche numerose società aeroportuali.
1500 fornitori coinvolti: dai bus passeggeri alle turbine
La nuova piattaforma online facilita il colloquio con i fornitori in gara in tutte le fasi previste dal codice degli appalti: dall’invito alla raccolta dell’offerta, fino alla fase di individuazione del potenziale aggiudicatario e di comunicazione al contraente.
«È una parte fondamentale del processo d’acquisto, quella più esposta all’esterno – puntualizza il manager – ma anche fortemente integrata con il modo in cui lavoriamo. Gestiamo oltre 1500 fornitori, con gare di importi che superano costantemente le soglie di evidenza europea».
In SEA gli acquisti sono completamente centralizzati. Il team di Procurement, rispettando la segregazione delle responsabilità, è organizzato in diverse categorie di acquisto, con un ambito di attività molto vario: dalla cancelleria fino ai bus interpista, dalla realizzazione di hangar fino al revamping degli impianti di generazione. «Stiamo lavorando sulla nuova Linate, tutti gli appalti relativi sono gestiti con gara. Ma compriamo anche turbine, gruppi frigoriferi, chimica di base e molto altro, in mercato di fornitura che è sempre più internazionale, coerentemente con il business in cui operiamo», spiega Ghiselli.
A maggio 2018 si è infatti conclusa la prima fase del progetto “Nuova Linate” che entro il 2020 consegnerà a Milano un city airport completamente rinnovato. È stata completata la nuova facciata, e sono state ammodernate la zona arrivi e l’area ritiro bagagli.
Il team di Ghiselli, circa 40 persone divise fra i due scali, include i Category manager e uno staff con competenze tecnico-giuridiche, che si occupa degli aspetti formali del processo.
A loro si aggiunge un terzo team dedicato alla logistica, composto da circa 20 persone, che si occupa di material management e order management, gestendo i fabbisogni, i flussi logistici da e per i punti di stoccaggio, oltre alle operation di magazzino. Un’attività questa che si sta evolvendo verso il just in time, con una crescente penetrazione dei sistemi di order management a catalogo elettronico che prevede un’interfaccia diretta del richiedente con il fornitore (a fronte di condizioni negoziate a monte). Insomma, un modello che per alcune categorie di acquisto è in grado di coniugare il governo del processo di acquisto e della spesa con i vantaggi della “democratizzazione” e semplificazione della relazione con il fornitore.
I vantaggi di scegliere un fornitore specializzato
La scelta di una soluzione in cloud e di un fornitore con solide referenze sul mercato permetterà a SEA di cogliere diversi vantaggi.
«Il portale ci permette di avere un rapporto più veloce e immediato con il mondo della fornitura, facilitato anche dall’help desk specializzato messo a disposizione dal fornitore. Avremo accesso a funzionalità che abilitano processi negoziali più veloci e con più fornitori oltre a criteri di aggiudicazione più puntuali ed articolati. Naturalmente ci aspettiamo anche un vantaggio economico, anche se non è questa la variabile determinante che ci ha fatto propendere per la scelta di questa soluzione», dice Ghiselli, che aggiunge: «Ci sono poi i benefici relativi alla compliance al codice degli appalti. Siamo immersi in un contesto regolatorio in continua mutazione, e tutte le volte che il legislatore cambia una norma il portale utilizzato per le gare deve recepire la modifica. La piattaforma in cloud assicura l’aggiornamento sistematico. C’è poi il vantaggio della cross fertilization: mettere a fattor comune le esperienze sviluppate lavorando con diverse stazioni appaltanti permette a Jaggaer di offrire uno strumento più specifico, evoluto e potente, molto più scalabile e semplice da gestire e aggiornare». Infine, aggiunge Ghiselli, «la completa digitalizzazione del processo di acquisto è l’unica soluzione credibile a tendere che consente di rendere compatibili le prescrizioni normative del Public Procurement con le esigenze di business. Quest’ultimo richiede tempi di risposta brevi, un ampio reach ed un approccio sempre più collaborativo ed interattivo».
L’integrazione nel sistema IT esistente
SEA sta ora affrontando l’integrazione della nuova piattaforma all’interno del parco applicativo esistente. «È un lavoro a più mani, in cui ci è di grande aiuto, oltre all’integrabilità della tecnologia Jaggaer, la loro esperienza nella gestione di questi progetti e nella conoscenza dei processi di acquisto, accanto al nostro IT, che ci supporta sul fronte tecnico», conclude il manager.
